高校電子文件管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校電子文件管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，有效發(fā)揮電子文件在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各單位在履行職能活動(dòng)中形成的電子文件管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則學(xué)校設(shè)立統(tǒng)一的電子文件管理機(jī)構(gòu)，對(duì)全校電子文件進(jìn)行集中管理，確保管理標(biāo)準(zhǔn)和要求的一致性。2.全程管理原則對(duì)電子文件從形成、辦理、歸檔到保管、利用等全過程進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子文件管理流程的連貫性和有效性。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則遵循國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定電子文件管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保電子文件管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.安全保密原則采取有效的安全保密措施，保障電子文件信息的安全，防止電子文件的丟失、篡改、泄露等情況發(fā)生。二、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)學(xué)校成立電子文件管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括學(xué)校辦公室、信息化建設(shè)管理部門、檔案管理部門及各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠學(xué)校辦公室，負(fù)責(zé)日常協(xié)調(diào)工作。（二）職責(zé)分工1.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校電子文件管理工作，制定相關(guān)管理制度和工作流程。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門、各單位電子文件的形成、辦理和歸檔工作。負(fù)責(zé)學(xué)校重要電子文件的審核和管理。2.信息化建設(shè)管理部門負(fù)責(zé)學(xué)校電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。提供電子文件管理所需的技術(shù)支持和培訓(xùn)，指導(dǎo)各部門、各單位合理利用信息技術(shù)手段進(jìn)行電子文件管理。負(fù)責(zé)電子文件存儲(chǔ)設(shè)備的管理和維護(hù)，確保電子文件存儲(chǔ)的安全性和可靠性。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定電子文件歸檔范圍和保管期限表，指導(dǎo)各部門、各單位做好電子文件的歸檔工作。接收、整理、保管全校歸檔電子文件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提供電子檔案的查閱利用服務(wù)。對(duì)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行監(jiān)督檢查。4.各部門、各單位負(fù)責(zé)本部門、本單位電子文件的形成、辦理和歸檔工作，指定專人負(fù)責(zé)電子文件管理，并接受學(xué)校相關(guān)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。按照學(xué)校電子文件管理要求，做好電子文件的分類、整理、存儲(chǔ)等工作，確保電子文件的規(guī)范管理。定期向?qū)W校檔案管理部門移交歸檔電子文件，并配合做好相關(guān)工作。三、電子文件的形成與辦理（一）電子文件的形成1.各部門、各單位在履行職能活動(dòng)中，應(yīng)當(dāng)按照國家和學(xué)校有關(guān)規(guī)定，及時(shí)形成電子文件。電子文件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合法律法規(guī)和學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度的要求。2.電子文件應(yīng)當(dāng)采用通用的、標(biāo)準(zhǔn)的文件格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保其長期可讀性和可用性。推薦使用的文件格式包括但不限于PDF、DOCX、XLSX、PPTX等。3.電子文件的形成過程應(yīng)當(dāng)進(jìn)行記錄，包括文件的創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間、作者、版本號(hào)等信息，以便于對(duì)電子文件的來源和歷史沿革進(jìn)行追溯。（二）電子文件的辦理1.電子文件的辦理流程應(yīng)當(dāng)符合學(xué)校相關(guān)業(yè)務(wù)流程的規(guī)定，確保文件的流轉(zhuǎn)順暢、高效。辦理過程中應(yīng)當(dāng)明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，確保電子文件得到及時(shí)處理。2.電子文件在辦理過程中，如需進(jìn)行修改、審批等操作，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，并保留修改痕跡和審批記錄。修改后的電子文件應(yīng)當(dāng)進(jìn)行版本控制，確保不同版本的文件能夠清晰區(qū)分。3.電子文件辦理完成后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行整理和分類，以便于后續(xù)的歸檔和管理。四、電子文件的歸檔（一）歸檔范圍學(xué)校各部門、各單位應(yīng)當(dāng)按照學(xué)校檔案管理部門制定的電子文件歸檔范圍，及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行歸檔。歸檔范圍應(yīng)當(dāng)涵蓋教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中形成的重要文件、資料、數(shù)據(jù)等。（二）歸檔時(shí)間1.一般情況下，電子文件應(yīng)當(dāng)在辦理完畢后的次年6月底前完成歸檔。對(duì)于重要緊急的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸檔。2.對(duì)于跨年度的項(xiàng)目文件，應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目結(jié)束后的次年6月底前完成歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔電子文件應(yīng)當(dāng)齊全完整，與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。如有修改，應(yīng)當(dāng)同時(shí)歸檔紙質(zhì)文件的修改稿和電子文件的修改記錄。2.歸檔電子文件應(yīng)當(dāng)按照學(xué)校檔案管理部門制定的分類方案進(jìn)行分類整理，確保分類清晰、便于查找。3.歸檔電子文件應(yīng)當(dāng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和封裝，確保其長期可讀性和可用性。封裝后的電子文件應(yīng)當(dāng)包含文件內(nèi)容、元數(shù)據(jù)、背景信息等，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式進(jìn)行存儲(chǔ)。4.歸檔電子文件應(yīng)當(dāng)編制歸檔目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括文件編號(hào)、文件名、文件類型、文件大小、創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間、作者、版本號(hào)等信息。歸檔目錄應(yīng)當(dāng)與電子文件一同存儲(chǔ)，并確保目錄信息的準(zhǔn)確性和完整性。（四）歸檔程序1.各部門、各單位的電子文件管理人員按照歸檔要求對(duì)電子文件進(jìn)行整理和分類后，填寫《電子文件歸檔移交清單》，一式兩份，一份留存本部門，一份隨電子文件一并移交學(xué)校檔案管理部門。2.學(xué)校檔案管理部門收到移交的電子文件后，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文件的完整性、準(zhǔn)確性、可用性等進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或修正。3.經(jīng)檢查合格的電子文件，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行接收，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)。同時(shí)，將《電子文件歸檔移交清單》存檔，作為電子文件歸檔的憑證。五、電子文件的保管（一）存儲(chǔ)方式1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)當(dāng)具備冗余備份功能，確保電子文件的安全性和可靠性。2.推薦采用磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行電子文件存儲(chǔ)，并定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。3.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行異地備份存儲(chǔ)，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮游募G失。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.電子文件存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)當(dāng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)當(dāng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.應(yīng)當(dāng)采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等措施，確保電子文件存儲(chǔ)環(huán)境的安全。（三）保管期限1.電子文件的保管期限應(yīng)當(dāng)按照學(xué)校檔案管理部門制定的保管期限表執(zhí)行。保管期限分為永久、定期兩種，定期保管期限一般分為30年、10年。2.對(duì)于保管期限已滿的電子文件，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)當(dāng)由學(xué)校檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（四）日常管理1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立電子文件保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄電子文件的歸檔時(shí)間、保管期限、存儲(chǔ)位置等信息，便于對(duì)電子文件進(jìn)行管理和查詢。2.定期對(duì)電子文件進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子文件的可讀性和可用性。如發(fā)現(xiàn)電子文件存在損壞、丟失等情況，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和恢復(fù)。3.加強(qiáng)對(duì)電子文件存儲(chǔ)設(shè)備的管理，定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行清理和整理，刪除無用的電子文件，釋放存儲(chǔ)空間。六、電子文件的利用（一）利用原則1.電子文件的利用應(yīng)當(dāng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保電子文件的安全和保密。2.利用電子文件應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、復(fù)制、下載電子文件。（二）利用方式1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提供電子檔案的在線查閱利用服務(wù)。利用者可以通過學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)訪問電子檔案數(shù)據(jù)庫，按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行查閱和下載。2.對(duì)于因工作需要確需復(fù)制電子文件的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的電子文件應(yīng)當(dāng)與原件一致，并注明復(fù)制時(shí)間、復(fù)制人等信息。3.利用電子文件應(yīng)當(dāng)遵守國家和學(xué)校有關(guān)保密規(guī)定，不得將電子文件用于非法目的或泄露給無關(guān)人員。（三）利用記錄1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立電子文件利用記錄制度，詳細(xì)記錄利用者的姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、利用目的等信息。2.利用記錄應(yīng)當(dāng)長期保存，以便于對(duì)電子文件的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和審計(jì)監(jiān)督。七、電子文件的安全與保密（一）安全管理1.學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立健全電子文件安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)電子文件管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等的安全防護(hù)，防止電子文件受到病毒、黑客攻擊、自然災(zāi)害等威脅。2.定期對(duì)電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)用戶的權(quán)限管理，確保用戶只能訪問其授權(quán)范圍內(nèi)的電子文件。3.建立電子文件備份與恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，并進(jìn)行恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等情況下能夠及時(shí)恢復(fù)電子文件。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國家和學(xué)校有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)電子文件的保密管理。對(duì)涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的電子文件，應(yīng)當(dāng)采取嚴(yán)格的保密措施。2.對(duì)電子文件管理系統(tǒng)設(shè)置不同的訪問權(quán)限，根據(jù)用戶的工作需要和保密級(jí)別，授予相應(yīng)的訪問權(quán)限。對(duì)涉及敏感信息的電子文件，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限制訪問范圍，并進(jìn)行加密存儲(chǔ)。3.加強(qiáng)對(duì)電子文件管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和技能。簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，防止電子文件信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制學(xué)校電子文件管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)全校電子文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期組織開展電子文件管理工作專項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.電子文件管理制度的執(zhí)行情況，包括電子文件的形成、辦理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.電子文件管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性、功能完整性等方面是否滿足工作需要。3.電子文件的質(zhì)量情況，包括電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性等方面是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。4.電子文件管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心，包括是否熟悉電子文件管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，是否認(rèn)真履行工作職責(zé)等。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門、單位限期整改。整改完成后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。2.對(duì)違反電子文件管理制度的行為，應(yīng)當(dāng)按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.學(xué)校應(yīng)當(dāng)定期組織電子文件管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高電子文件管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括電子文件管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作技能等方面。2.鼓勵(lì)電子文件管理人員參加相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高