規范軟件資產管理制度?一、總則（一）目的為加強公司軟件資產管理，規范軟件資產的采購、使用、維護、處置等行為，保障公司軟件資產的安全、完整和有效利用，降低軟件采購成本，提高公司信息化水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分公司、子公司的軟件資產管理活動。（三）定義1.軟件資產：指公司擁有或控制的計算機軟件，包括操作系統、辦公軟件、數據庫管理系統、中間件、行業應用軟件、工具軟件等，以及上述軟件的許可證、介質、文檔等相關資料。2.采購：指通過購買、租賃、授權使用等方式獲取軟件資產的行為。3.使用：指在公司內部環境中安裝、運行、操作軟件資產的行為。4.維護：指對軟件資產進行更新、升級、故障排除、安全防護等活動，以確保軟件資產的正常運行和功能完整。5.處置：指對不再使用或已失去使用價值的軟件資產進行報廢、轉讓、捐贈等處理的行為。（四）管理原則1.統一管理原則：公司軟件資產管理工作由公司人事總監統一領導，設立專門的軟件資產管理崗位或指定專人負責具體管理工作，實行集中統一管理。2.規范流程原則：明確軟件資產從采購到處置全過程的管理流程，確保各項管理活動有章可循、規范有序。3.合理配置原則：根據公司業務需求和實際情況，合理配置軟件資產，提高軟件資產的使用效率，避免資源浪費。4.安全保密原則：加強軟件資產的安全防護和保密管理，防止軟件資產的泄露、損壞和非法使用，確保公司信息安全。二、軟件資產采購管理（一）需求評估1.各部門根據業務需求，填寫軟件資產采購申請表，詳細說明采購軟件的名稱、功能、用途、預計使用人數、使用期限等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對采購申請進行審核，評估其必要性和合理性，簽署審核意見后提交至軟件資產管理部門。3.軟件資產管理部門收到采購申請后，組織相關人員進行需求評估，結合公司現有軟件資產情況，判斷是否需要采購新的軟件資產。對于涉及重大投資或復雜業務需求的軟件采購，應組織專家進行論證。（二）選型采購1.經需求評估確定需要采購軟件資產后，軟件資產管理部門負責組織開展軟件選型工作。選型過程中，應收集多家供應商的產品資料，進行綜合比較和分析，包括軟件功能、性能、價格、售后服務等方面。2.根據選型結果，軟件資產管理部門擬定軟件采購方案，明確采購軟件的名稱、版本、數量、采購方式（購買、租賃、授權使用等）、預算金額等內容，并提交至公司分管領導審批。3.公司分管領導審批通過后，軟件資產管理部門負責按照公司采購管理制度的相關規定，組織實施采購活動。對于通過招標方式采購的軟件資產，應嚴格按照招標程序進行操作，確保采購過程的公平、公正、公開。（三）采購合同管理1.采購軟件資產時，必須簽訂正式的采購合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括軟件的功能、版本、數量、價格、交付時間、售后服務內容、保密條款等條款。2.軟件資產管理部門負責對采購合同進行審核，確保合同條款符合公司要求和法律法規規定。審核通過后，提交至公司法務部門進行合法性審查。3.公司法務部門對采購合同進行合法性審查，提出審查意見。軟件資產管理部門根據審查意見對合同進行修改完善，確保合同合法有效。4.采購合同簽訂后，軟件資產管理部門應將合同副本存檔，并跟蹤合同執行情況，及時協調解決合同履行過程中出現的問題。（四）軟件驗收1.軟件資產到貨后，軟件資產管理部門應組織相關人員進行驗收。驗收內容包括軟件的功能、性能、數量、介質、文檔等是否與采購合同一致。2.驗收人員應按照合同要求和相關標準進行驗收，并填寫軟件資產驗收報告。驗收報告應包括軟件名稱、版本、數量、驗收日期、驗收結論等內容。3.對于驗收合格的軟件資產，軟件資產管理部門應及時辦理入庫手續，并按照公司資產管理制度進行登記入賬。對于驗收不合格的軟件資產，應及時與供應商協商解決，要求供應商更換或退款等。三、軟件資產使用管理（一）安裝使用1.軟件資產管理部門負責按照公司軟件資產配置標準和實際需求，為各部門分配軟件資產的使用權限和安裝許可。各部門應嚴格按照分配的權限和許可安裝使用軟件資產，不得擅自擴大安裝范圍或超許可使用。2.員工使用軟件資產時，應遵守軟件的使用許可協議和公司相關規定，不得將軟件用于非公司業務目的或私自轉讓、出借他人使用。3.對于需要安裝在個人辦公電腦上的軟件資產，員工應在安裝前向軟件資產管理部門提出申請，經批準后方可安裝。安裝完成后，應及時將安裝情況反饋給軟件資產管理部門。（二）日常維護1.軟件資產管理部門負責制定軟件資產維護計劃，定期對公司軟件資產進行維護和檢查，確保軟件資產的正常運行。維護內容包括軟件更新、升級、故障排除、安全防護等。2.各部門應配合軟件資產管理部門做好軟件資產的日常維護工作，及時反饋軟件使用過程中出現的問題和故障。對于涉及系統安全的軟件資產，應按照公司信息安全管理制度的要求進行維護和管理。3.軟件供應商提供的軟件更新和升級服務，軟件資產管理部門應及時評估其必要性和安全性，經批準后組織實施更新和升級操作。在更新和升級前，應做好數據備份等準備工作，確保數據安全。（三）使用監督1.軟件資產管理部門應建立軟件資產使用監督機制，定期對各部門軟件資產的使用情況進行檢查和統計分析，包括軟件安裝數量、使用頻率、使用效果等方面。2.對于發現的軟件資產閑置、濫用、違規使用等問題，軟件資產管理部門應及時督促相關部門進行整改，并按照公司規定進行相應處理。3.公司鼓勵員工合理使用軟件資產，提高工作效率。對于在軟件資產使用過程中表現優秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。四、軟件資產維護管理（一）維護計劃制定1.軟件資產管理部門應根據公司軟件資產的使用情況、軟件供應商提供的維護服務內容以及行業技術發展趨勢，制定年度軟件資產維護計劃。2.維護計劃應明確維護的軟件資產清單、維護內容（包括軟件更新、升級、故障排除、安全防護等）、維護時間安排、維護責任人等信息。3.維護計劃制定完成后，應提交至公司分管領導審批。經批準后的維護計劃應嚴格執行，確保軟件資產得到及時有效的維護。（二）維護執行1.軟件資產管理部門按照維護計劃組織實施軟件資產維護工作。對于軟件更新和升級，應提前通知相關部門和用戶，做好相應的準備工作，并在更新和升級過程中密切關注系統運行情況，及時處理出現的問題。2.對于軟件故障，軟件資產管理部門應及時響應，組織技術人員進行故障排查和修復。在故障處理過程中，應做好記錄，分析故障原因，總結經驗教訓，采取有效措施防止類似故障再次發生。3.對于涉及軟件安全漏洞的維護工作，軟件資產管理部門應按照公司信息安全管理制度的要求，及時進行修復和防護，確保公司信息系統的安全穩定運行。（三）維護記錄與檔案管理1.軟件資產管理部門應建立軟件資產維護記錄檔案，詳細記錄每次維護的軟件資產名稱、版本、維護內容、維護時間、維護人員、維護結果等信息。2.維護記錄檔案應妥善保存，以便查詢和追溯軟件資產的維護歷史。維護記錄檔案的保存期限應符合公司檔案管理制度的要求。3.軟件資產管理部門應定期對維護記錄檔案進行整理和分析，總結維護工作中的經驗和問題，為優化軟件資產維護管理提供依據。五、軟件資產處置管理（一）處置申請1.各部門因業務調整、軟件升級換代等原因，導致軟件資產不再使用或已失去使用價值時，應填寫軟件資產處置申請表，詳細說明軟件資產的名稱、版本、數量、購置時間、處置原因等信息，并提交至軟件資產管理部門。2.軟件資產管理部門收到處置申請后，應組織相關人員對申請處置的軟件資產進行評估，判斷其是否符合處置條件。對于價值較高或涉及重要業務的軟件資產處置，應組織專家進行論證。（二）處置審批1.經評估符合處置條件的軟件資產，軟件資產管理部門應擬定軟件資產處置方案，明確處置方式（報廢、轉讓、捐贈等）、處置價格（如有）、處置時間等內容，并提交至公司分管領導審批。2.對于報廢的軟件資產，公司分管領導審批通過后，軟件資產管理部門應按照公司資產報廢管理制度的相關規定，辦理報廢手續。對于轉讓或捐贈的軟件資產，應按照公司相關規定簽訂轉讓或捐贈協議，并做好資產交接等工作。（三）處置實施1.軟件資產管理部門按照批準的處置方案組織實施軟件資產處置工作。對于報廢的軟件資產，應確保其存儲介質得到安全銷毀，防止數據泄露。2.對于轉讓或捐贈的軟件資產，應及時辦理相關手續，確保資產所有權的轉移合法有效。在轉讓或捐贈過程中，應做好資產交接記錄，明確雙方的權利和義務。3.軟件資產管理部門應在軟件資產處置完成后，及時更新公司軟件資產臺賬，并將處置情況反饋給財務部門，進行相應的賬務處理。六、軟件資產清查與盤點（一）清查盤點計劃制定1.軟件資產管理部門應定期組織開展軟件資產清查與盤點工作，每年至少進行一次全面清查盤點。清查盤點前，應制定詳細的清查盤點計劃。2.清查盤點計劃應明確清查盤點的范圍、時間、人員安排、方法步驟等內容。清查盤點范圍應包括公司總部及所屬各部門、分公司、子公司的所有軟件資產。（二）清查盤點實施1.軟件資產管理部門按照清查盤點計劃組織相關人員對軟件資產進行清查盤點。清查盤點過程中，應認真核對軟件資產的名稱、版本、數量、許可證信息、使用狀態等情況，確保賬實相符。2.對于清查盤點中發現的賬實不符、閑置、損壞等問題，應詳細記錄，并及時查明原因，提出處理意見。3.清查盤點人員應在清查盤點結束后，填寫軟件資產清查盤點報告，報告應包括清查盤點的基本情況、發現的問題及處理意見等內容。（三）清查盤點結果處理1.軟件資產管理部門根據清查盤點報告，對清查盤點結果進行匯總分析，針對發現的問題制定整改措施，并組織實施整改。2.對于因管理不善導致的軟件資產損失，應按照公司相關規定追究相關人員的責任。3.軟件資產管理部門應根據清查盤點結果，及時更新公司軟件資產臺賬，確保軟件資產信息的準確完整。七、軟件資產安全與保密管理（一）安全防護1.軟件資產管理部門應加強軟件資產的安全防護工作，采取有效的安全技術措施，如安裝殺毒軟件、防火墻、入侵檢測系統等，防止軟件資產受到病毒、惡意軟件、網絡攻擊等威脅。2.定期對軟件資產進行安全掃描和漏洞檢測，及時發現并修復安全漏洞。對于涉及公司核心業務的軟件資產，應實施更嚴格的安全防護措施。3.加強對軟件資產存儲介質的管理，確保存儲介質的安全。存儲介質應定期進行備份，并異地存放，防止因自然災害、硬件故障等原因導致數據丟失。（二）保密管理1.涉及公司商業秘密、敏感信息的軟件資產，應嚴格按照公司保密制度進行管理。對相關軟件的使用、訪問應設置嚴格的權限控制，防止信息泄露。2.員工在使用軟件資產過程中，應遵守公司保密規定，不得擅自將涉及公司機密的軟件數據復制、傳播或提供給無關人員。3.對于軟件資產的開發、維護、使用等過程中產生的技術文檔、數據資料等，應按照公司保密制度進行保管，確保其保密性。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司人事總監負責對軟件資產管理工作進行監督檢查，定期或不定期對軟件資產采購、使用、維護、處置等環節進行檢查，確保各項管理制度的有效執行。2.軟件資產管理部門應定期向公司人事總監匯報軟件資產管理工作情況，及時反映工作中存在的問題和困難。3.公司內部審計部門應定期對軟件資產管理情況進行審計，重點檢查軟件資產的采購合規性、使用合理性、維護有效性、處置規范性等方面，發現問題及時督促整改。（二）考核評價1.建立軟件資產管理考核評價機制，對各部門軟件資產管理工作進行量化考核。考核指標包括軟件資產采購成本控制、使用效率、維護質量、安全保密等方面。2.考核