銷售助理訂單管理制度?總則制度目的本制度旨在規(guī)范公司銷售助理訂單管理流程，確保訂單處理的高效、準(zhǔn)確與規(guī)范，提高客戶滿意度，保障公司銷售業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)銷售目標(biāo)與公司整體利益的最大化。適用范圍本制度適用于公司銷售助理崗位涉及的所有訂單管理相關(guān)工作，包括但不限于訂單的接收、錄入、跟蹤、協(xié)調(diào)以及后續(xù)的訂單變更、取消等操作。基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保訂單信息的準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的訂單處理延誤或客戶投訴。2.及時(shí)性原則：及時(shí)處理訂單，縮短訂單處理周期，提高客戶響應(yīng)速度，增強(qiáng)客戶滿意度。3.協(xié)調(diào)性原則：加強(qiáng)銷售助理與銷售團(tuán)隊(duì)、其他部門（如生產(chǎn)、物流、財(cái)務(wù)等）之間的溝通與協(xié)調(diào)，確保訂單順利執(zhí)行。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，妥善保管訂單相關(guān)的客戶信息、商業(yè)機(jī)密等，防止信息泄露。訂單接收與錄入訂單來(lái)源1.客戶直接下單：客戶通過(guò)電話、郵件、傳真或公司官網(wǎng)在線下單等方式直接向銷售助理提交訂單。2.銷售團(tuán)隊(duì)獲取：銷售代表與客戶溝通達(dá)成合作意向后，將訂單信息傳遞給銷售助理。訂單接收要求1.銷售助理在收到訂單時(shí)，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)訂單的完整性，包括客戶信息、產(chǎn)品或服務(wù)描述、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等關(guān)鍵信息。2.對(duì)于信息不完整的訂單，銷售助理應(yīng)及時(shí)與客戶或銷售代表溝通，補(bǔ)充缺失信息，確保訂單能夠準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)。訂單錄入流程1.銷售助理按照公司規(guī)定的訂單錄入模板，將訂單信息準(zhǔn)確錄入公司的訂單管理系統(tǒng)。錄入過(guò)程中應(yīng)仔細(xì)核對(duì)各項(xiàng)信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.在錄入訂單時(shí)，應(yīng)根據(jù)訂單性質(zhì)和產(chǎn)品類別，準(zhǔn)確選擇訂單類型、產(chǎn)品代碼等相關(guān)信息，以便后續(xù)的訂單分類統(tǒng)計(jì)和管理。3.錄入完成后，銷售助理應(yīng)再次核對(duì)訂單信息，確認(rèn)無(wú)誤后提交訂單，并記錄訂單的錄入時(shí)間和錄入人員。訂單審核審核流程1.訂單錄入系統(tǒng)后，由銷售主管進(jìn)行初步審核。銷售主管主要審核訂單的客戶信息、價(jià)格條款、交貨要求等是否符合公司銷售政策和業(yè)務(wù)流程。2.對(duì)于涉及特殊產(chǎn)品或服務(wù)、大額訂單、復(fù)雜訂單等，銷售主管應(yīng)組織相關(guān)部門（如市場(chǎng)部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等）進(jìn)行聯(lián)合審核。3.聯(lián)合審核通過(guò)后，訂單進(jìn)入下一流程；如審核不通過(guò)，銷售助理應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)及時(shí)與客戶或銷售代表溝通，協(xié)商解決方案，對(duì)訂單進(jìn)行修改或取消。審核要點(diǎn)1.客戶信息：確認(rèn)客戶的合法性、信用狀況等，確保客戶具備合作條件。2.價(jià)格條款：檢查訂單價(jià)格是否符合公司定價(jià)策略，是否與客戶達(dá)成一致，是否包含相關(guān)費(fèi)用（如運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等）。3.交貨要求：審核交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等是否合理，公司是否具備按時(shí)、按地點(diǎn)交貨的能力。4.產(chǎn)品或服務(wù)描述：核對(duì)產(chǎn)品規(guī)格、型號(hào)、服務(wù)內(nèi)容等是否明確，是否與公司產(chǎn)品或服務(wù)目錄一致。訂單跟蹤與協(xié)調(diào)訂單跟蹤職責(zé)1.銷售助理負(fù)責(zé)訂單的全程跟蹤，及時(shí)掌握訂單執(zhí)行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.定期向銷售代表反饋訂單執(zhí)行情況，為銷售代表與客戶的溝通提供準(zhǔn)確信息。跟蹤方式與頻率1.跟蹤方式：通過(guò)訂單管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控訂單狀態(tài)，與生產(chǎn)部門、物流部門等相關(guān)部門保持密切溝通，獲取訂單執(zhí)行進(jìn)度信息。2.跟蹤頻率：對(duì)于一般訂單，每天跟蹤訂單執(zhí)行情況；對(duì)于緊急訂單，每小時(shí)跟蹤一次訂單執(zhí)行進(jìn)度，確保訂單按時(shí)交付。協(xié)調(diào)工作內(nèi)容1.與生產(chǎn)部門協(xié)調(diào)：根據(jù)訂單交貨時(shí)間要求，協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門安排生產(chǎn)計(jì)劃，確保產(chǎn)品按時(shí)生產(chǎn)完成。如生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)原材料短缺、設(shè)備故障等問(wèn)題，及時(shí)與生產(chǎn)部門溝通，協(xié)助解決問(wèn)題，調(diào)整生產(chǎn)進(jìn)度。2.與物流部門協(xié)調(diào)：根據(jù)訂單交貨地點(diǎn)和運(yùn)輸方式，協(xié)調(diào)物流部門安排運(yùn)輸車輛或物流渠道，確保貨物按時(shí)發(fā)運(yùn)。如物流運(yùn)輸過(guò)程中出現(xiàn)延誤、貨物損壞等問(wèn)題，及時(shí)與物流部門溝通，協(xié)助解決問(wèn)題，保障訂單順利交付。3.與其他部門協(xié)調(diào)：在訂單執(zhí)行過(guò)程中，如涉及技術(shù)支持、質(zhì)量檢驗(yàn)、售后服務(wù)等其他部門的工作，銷售助理應(yīng)積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門，確保各環(huán)節(jié)工作順利銜接，共同推進(jìn)訂單執(zhí)行。訂單變更與取消訂單變更1.變更申請(qǐng)：客戶或公司內(nèi)部提出訂單變更需求時(shí)，應(yīng)填寫訂單變更申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明變更內(nèi)容、變更原因等。2.變更審核：銷售助理收到訂單變更申請(qǐng)表后，提交銷售主管進(jìn)行審核。銷售主管根據(jù)變更內(nèi)容和影響程度，組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)估，確定是否同意變更。3.變更執(zhí)行：如訂單變更申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)，銷售助理應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門（如生產(chǎn)部門、物流部門、財(cái)務(wù)部門等）進(jìn)行變更操作，并更新訂單管理系統(tǒng)中的訂單信息。訂單取消1.取消申請(qǐng)：客戶或公司內(nèi)部提出訂單取消需求時(shí)，應(yīng)填寫訂單取消申請(qǐng)表，說(shuō)明取消原因。2.取消審核：銷售助理收到訂單取消申請(qǐng)表后，提交銷售主管進(jìn)行審核。銷售主管根據(jù)取消原因和對(duì)公司的影響程度，決定是否同意取消訂單。對(duì)于涉及重大合同或?qū)緲I(yè)務(wù)有較大影響的訂單取消，需報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.取消執(zhí)行：如訂單取消申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)，銷售助理應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門（如生產(chǎn)部門、物流部門、財(cái)務(wù)部門等）停止訂單執(zhí)行工作，并根據(jù)訂單執(zhí)行情況進(jìn)行相應(yīng)的處理。如已生產(chǎn)部分產(chǎn)品，協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門安排退貨或調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃；如已發(fā)貨，協(xié)調(diào)物流部門安排貨物退回或與客戶協(xié)商解決方案。同時(shí)，更新訂單管理系統(tǒng)中的訂單狀態(tài)為"已取消"。訂單文檔管理文檔分類1.訂單原始文檔：包括客戶下單的原始文件（如訂單合同、訂單傳真、訂單郵件等）、訂單變更申請(qǐng)表、訂單取消申請(qǐng)表等。2.訂單執(zhí)行文檔：包括訂單生產(chǎn)計(jì)劃、發(fā)貨清單、運(yùn)輸單據(jù)、客戶簽收單等與訂單執(zhí)行過(guò)程相關(guān)的文件。3.訂單統(tǒng)計(jì)分析文檔：定期對(duì)訂單數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析生成的報(bào)表、報(bào)告等，如訂單銷售額統(tǒng)計(jì)報(bào)表、訂單交付及時(shí)率分析報(bào)告等。文檔存儲(chǔ)1.銷售助理應(yīng)按照公司文檔管理規(guī)定，將各類訂單文檔進(jìn)行分類整理，建立電子文檔和紙質(zhì)文檔檔案。2.電子文檔應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在專用的文件柜中，便于查閱和管理。文檔查閱與使用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱訂單文檔時(shí)，應(yīng)填寫文檔查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在銷售助理的陪同下進(jìn)行查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守公司文檔管理制度，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露訂單文檔內(nèi)容。如需復(fù)制文檔，應(yīng)經(jīng)文檔所有者同意，并按照公司規(guī)定進(jìn)行登記。訂單結(jié)算與收款管理結(jié)算流程1.銷售助理根據(jù)訂單合同約定的結(jié)算方式和時(shí)間，及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，提供訂單結(jié)算所需的相關(guān)信息（如訂單金額、產(chǎn)品交付情況等）。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售助理提供的信息，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行訂單結(jié)算工作，開(kāi)具發(fā)票，記錄應(yīng)收賬款等。收款跟蹤1.銷售助理協(xié)助財(cái)務(wù)部門跟蹤訂單款項(xiàng)的回收情況，及時(shí)掌握客戶付款進(jìn)度。2.對(duì)于逾期未付款的客戶，銷售助理應(yīng)與銷售代表溝通，了解客戶未付款原因，協(xié)助制定收款計(jì)劃，并及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)部門。應(yīng)收賬款管理1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行清理和分析，向銷售助理提供應(yīng)收賬款明細(xì)報(bào)表。2.銷售助理根據(jù)應(yīng)收賬款報(bào)表，與銷售代表共同跟進(jìn)客戶付款情況，對(duì)于賬齡較長(zhǎng)的應(yīng)收賬款，加大催收力度，采取必要的催款措施（如電話催款、發(fā)函催款等），確保公司資金及時(shí)回籠。訂單考核與激勵(lì)考核指標(biāo)1.訂單處理及時(shí)率：考核銷售助理在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成訂單接收、錄入、審核等處理工作的比例。2.訂單跟蹤準(zhǔn)確率：考核銷售助理對(duì)訂單執(zhí)行進(jìn)度跟蹤信息的準(zhǔn)確程度。3.訂單變更與取消處理成功率：考核銷售助理處理訂單變更和取消申請(qǐng)的效率和效果，確保變更和取消操作符合公司規(guī)定和客戶需求。4.訂單交付及時(shí)率：考核訂單按時(shí)交付的比例，反映銷售助理與生產(chǎn)、物流等部門協(xié)調(diào)工作的成效。5.客戶滿意度：通過(guò)客戶反饋調(diào)查等方式，考核銷售助理在訂單管理過(guò)程中客戶服務(wù)工作的質(zhì)量和效果。考核方式1.每月由銷售主管根據(jù)訂單管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、相關(guān)部門反饋信息以及客戶評(píng)價(jià)等，對(duì)銷售助理的訂單管理工作進(jìn)行考核評(píng)分。2.考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)，作為銷售助理績(jī)效評(píng)估和獎(jiǎng)金發(fā)放的重要依據(jù)。激勵(lì)措施1.對(duì)于訂單管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的銷售助理，給予績(jī)效獎(jiǎng)