酒店物品發放管理制度?一、總則1.目的為加強酒店物品發放管理，規范物品發放流程，確保物品的合理使用與有效控制，保障酒店運營的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店內所有部門及員工在工作過程中所需物品的發放管理。3.基本原則按需發放原則：根據各部門及崗位的實際工作需求，準確發放物品，避免浪費。嚴格審批原則：所有物品發放必須經過規定的審批流程，確保發放的合理性與必要性。賬目清晰原則：建立健全物品發放賬目，準確記錄物品的發放情況，做到賬物相符。二、物品分類及管理職責1.物品分類固定資產：單位價值較高、使用年限較長的物品，如酒店設備、家具等。低值易耗品：單位價值較低、使用年限較短的物品，如餐具、布草、文具等。消耗品：一次性使用或使用周期較短的物品，如清潔用品、食品原料等。2.管理職責采購部門負責根據各部門需求，制定采購計劃，選擇合格供應商，確保所采購物品的質量和價格合理。及時跟進采購訂單，保證物品按時到貨。倉庫管理部門負責物品的驗收、入庫、存儲和發放工作。建立健全物品庫存賬目，定期盤點，確保賬物相符。對庫存物品進行妥善保管，防止損壞、變質和丟失。使用部門負責提出物品需求申請，明確所需物品的名稱、規格、數量等信息。合理使用發放的物品，做好物品的日常維護和管理工作，避免浪費和損壞。定期對本部門使用的物品進行盤點，協助倉庫管理部門做好庫存管理工作。財務部門負責審核物品采購、發放等相關費用，確保費用支出的合理性和合規性。定期對物品庫存情況進行監督檢查，參與庫存盤點工作。三、物品采購與入庫1.采購申請各使用部門根據工作需要，提前填寫《物品采購申請表》，詳細注明所需物品的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人對采購申請進行審核，確認需求的合理性和必要性后，簽字批準。對于批量采購或金額較大的物品，采購申請需經分管領導審批后，方可提交采購部門。2.采購執行采購部門收到經審批的《物品采購申請表》后，根據物品的性質、市場供應情況等因素，選擇合適的供應商進行采購。在采購過程中，采購人員應與供應商簽訂采購合同，明確采購物品的規格、數量、價格、交貨期、質量標準等條款，確保采購工作的順利進行。采購人員應及時跟進采購訂單的執行情況，督促供應商按時交貨。如遇特殊情況需要變更交貨期或采購數量等，應及時與供應商協商，并報相關部門審批。3.物品驗收物品到貨后，倉庫管理部門應及時組織驗收。驗收人員根據采購合同和相關標準，對物品的數量、規格、型號、質量等進行逐一核對。對于固定資產和貴重物品，驗收時應邀請使用部門相關人員共同參與，確保物品符合使用要求。驗收合格的物品，驗收人員應在《物品驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續。如發現物品存在質量問題或數量短缺等情況，應及時與供應商聯系，要求其退換貨或補足數量。四、物品發放流程1.發放申請各使用部門根據實際工作需要，填寫《物品發放申請表》，注明所需物品的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人對發放申請進行審核，確認需求的合理性和必要性后，簽字批準。對于特殊物品或限量發放的物品，發放申請需經分管領導審批后，方可提交倉庫管理部門。2.發放審批倉庫管理部門收到經審批的《物品發放申請表》后，對申請內容進行再次審核，確保物品發放符合規定的流程和標準。倉庫管理人員根據庫存情況，對能夠滿足發放需求的物品進行發放，并在《物品發放申請表》上簽字確認。對于庫存不足的物品，倉庫管理人員應及時通知采購部門補貨，并在《物品發放申請表》上注明缺貨情況，待物品到貨后再行發放。3.物品發放倉庫管理人員根據《物品發放申請表》，從庫存中提取相應物品，并與領取人進行當面交接。領取人應在《物品發放登記表》上簽字確認，領取貴重物品或批量物品時，需注明用途和使用期限。對于固定資產的發放，倉庫管理部門應同時辦理固定資產轉移手續，填寫《固定資產轉移登記表》，明確資產的使用部門和責任人。五、庫存管理1.庫存盤點倉庫管理部門應定期對庫存物品進行盤點，確保賬物相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。在盤點前，倉庫管理人員應做好準備工作，包括整理庫存賬目、核對庫存數量、清理倉庫等。盤點過程中，應認真核對每一項物品的實際數量與賬目記錄是否一致，如發現賬物不符，應及時查明原因，并進行調整。盤點結束后，倉庫管理人員應編制《庫存盤點報告》，詳細記錄盤點情況，包括盤盈、盤虧數量及原因分析等，并提交部門負責人和財務部門審核。2.庫存調整根據《庫存盤點報告》的審核結果，倉庫管理部門對庫存賬目進行調整，確保賬物相符。對于盤盈的物品，應查明原因后進行相應處理，如屬于入庫時數量錯誤等原因，應及時調整賬目，并將多余物品妥善保管。對于盤虧的物品，應查明原因后進行責任追究。如屬于人為損壞、丟失等原因，應由責任人照價賠償；如屬于自然損耗等原因，應經相關部門審批后進行核銷處理。3.庫存安全倉庫管理部門應加強庫存物品的安全管理，確保物品的存放安全。倉庫應配備必要的消防、防盜等設施設備，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。倉庫管理人員應嚴格遵守倉庫管理制度，嚴禁無關人員進入倉庫。在倉庫內，應嚴禁煙火，不得存放易燃易爆物品。對于貴重物品和易損物品，應采取特殊的保管措施，如單獨存放、加鎖保管等，確保物品的安全。六、物品報廢管理1.報廢申請各使用部門對于已損壞且無法修復、已超過使用年限或因其他原因不再使用的物品，應填寫《物品報廢申請表》，詳細注明物品名稱、規格、型號、購置時間、報廢原因等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人對報廢申請進行審核，確認物品確實已無法使用或不再符合使用要求后，簽字批準。對于價值較高或批量報廢的物品，報廢申請需經分管領導審批后，方可提交倉庫管理部門。2.報廢鑒定倉庫管理部門收到經審批的《物品報廢申請表》后，組織相關人員對報廢物品進行鑒定。鑒定人員可包括使用部門負責人、維修人員、財務人員等，根據物品的實際情況，判斷其是否符合報廢條件。對于符合報廢條件的物品，鑒定人員應在《物品報廢申請表》上簽字確認，并注明鑒定意見。3.報廢處理經鑒定同意報廢的物品，倉庫管理部門應進行相應的處理。對于可回收利用的物品，應進行回收處理，如出售給廢品回收站等；對于不可回收利用的物品，應按照環保要求進行妥善處置，如委托專業的廢棄物處理公司進行處理等。在報廢物品處理過程中，倉庫管理人員應做好記錄，包括報廢物品的名稱、數量、處理方式、處理時間等信息，并將相關記錄存檔備案。財務部門根據報廢物品的處理情況，對固定資產和低值易耗品的賬目進行核銷處理，確保賬物相符。七、監督與檢查1.內部審計財務部門定期對酒店物品采購、發放、庫存管理等情況進行內部審計，檢查相關制度的執行情況，確保費用支出的合理性和合規性。內部審計人員應通過查閱賬目、核對庫存、實地盤點等方式，對物品管理的各個環節進行全面審查，并出具審計報告。2.定期檢查酒店管理層定期對物品發放管理制度的執行情況進行檢查，了解各部門物品使用和管理情況，發現問題及時督促整改。檢查內容包括物品采購計劃的執行情況、物品發放流程的合規性、庫存管理的準確性等方面。3.違規處理對于違反本制度規定的部門和個人，酒店將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包