傳習(xí)所資料管理制度?一、總則（一）目的為加強傳習(xí)所資料的規(guī)范化管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于傳習(xí)所內(nèi)所有資料的管理，包括但不限于教學(xué)資料、研究資料、學(xué)員檔案、行政文件等。（三）基本原則1.集中管理原則：傳習(xí)所設(shè)立專門的資料管理部門或崗位，對各類資料進行集中統(tǒng)一管理。2.分類歸檔原則：根據(jù)資料的性質(zhì)、來源、用途等進行分類，建立科學(xué)合理的檔案體系，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。對涉及機密的資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理。4.動態(tài)更新原則：隨著傳習(xí)所業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，及時對資料進行更新和補充，保證資料的時效性和有效性。二、資料的分類與編號（一）資料分類1.教學(xué)資料課程大綱、教案、講義、課件等。教學(xué)案例、試題庫、考試試卷等。學(xué)員作業(yè)、實習(xí)報告、畢業(yè)論文等。2.研究資料研究項目申請書、立項報告、研究計劃等。研究論文、著作、調(diào)研報告等。學(xué)術(shù)會議資料、交流合作文件等。3.學(xué)員檔案學(xué)員基本信息登記表、入學(xué)申請表、成績單等。學(xué)員獎懲記錄、培訓(xùn)證書、結(jié)業(yè)證書等。學(xué)員學(xué)習(xí)反饋、意見建議等。4.行政文件傳習(xí)所章程、管理制度、工作計劃、工作總結(jié)等。會議紀(jì)要、通知、通報、報告等。財務(wù)文件、人事文件、物資采購文件等。（二）編號規(guī)則為便于資料的管理和查詢，對各類資料進行編號。編號采用分類代碼+年份+順序號的形式，具體如下：1.教學(xué)資料：Jx+年份+順序號，如Jx2023001表示2023年的第1份教學(xué)資料。2.研究資料：YJ+年份+順序號，如YJ2023002表示2023年的第2份研究資料。3.學(xué)員檔案：xY+年份+順序號，如xY2023003表示2023年的第3份學(xué)員檔案。4.行政文件：xZ+年份+順序號，如xZ2023004表示2023年的第4份行政文件。三、資料的收集與整理（一）收集渠道1.內(nèi)部產(chǎn)生：各部門按照工作職責(zé)，定期整理和提交本部門產(chǎn)生的資料，如教學(xué)部門提交教學(xué)資料，研究部門提交研究資料，行政部門提交行政文件等。2.外部獲取：通過購買、交換、捐贈等方式，獲取與傳習(xí)所業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，如學(xué)術(shù)期刊、專業(yè)書籍、行業(yè)報告等。3.學(xué)員提供：學(xué)員按照要求提交個人學(xué)習(xí)資料，如作業(yè)、實習(xí)報告、畢業(yè)論文等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料收集的及時性和完整性。2.對于外部獲取的資料，應(yīng)進行嚴(yán)格的審核，確保資料的真實性、可靠性和適用性。3.學(xué)員提交的資料應(yīng)符合格式要求，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。（三）整理方法1.對收集到的資料進行分類，按照本制度規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進行歸類。2.對每份資料進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.對資料進行編目，編制資料目錄清單，注明資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。4.對資料進行裝訂、裝盒或存儲，確保資料的整齊、規(guī)范和安全。四、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料：設(shè)立專門的檔案柜或檔案室，按照分類順序存放紙質(zhì)資料。檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子資料：建立電子資料存儲系統(tǒng)，對電子資料進行分類存儲。存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等功能，確保電子資料的安全。（二）保管期限1.教學(xué)資料：一般保管期限為課程結(jié)束后[x]年。2.研究資料：根據(jù)研究項目的性質(zhì)和要求確定保管期限，一般不少于[x]年。3.學(xué)員檔案：自學(xué)員畢業(yè)或結(jié)業(yè)后保管[x]年。4.行政文件：根據(jù)文件的性質(zhì)和用途確定保管期限，一般為[x]年至永久保存不等。（三）保管要求1.定期對資料進行清查盤點，確保資料的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。2.對涉及機密的資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施，防止資料泄露。3.對超過保管期限的資料，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保資料的安全性和保密性。五、資料的借閱與使用（一）借閱權(quán)限1.內(nèi)部人員：因工作需要借閱資料的內(nèi)部人員，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到資料管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部人員：因合作研究、學(xué)術(shù)交流等需要借閱資料的外部人員，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，經(jīng)傳習(xí)所主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到資料管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱時需提供有效身份證明，并簽訂保密協(xié)議。（二）借閱期限1.一般資料的借閱期限為[x]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.涉及機密的資料，借閱期限不得超過[x]個工作日，且不得帶出傳習(xí)所。（三）使用要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或用于其他非工作目的。2.借閱人員在使用資料過程中，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告資料管理部門，并按照規(guī)定進行賠償。3.資料使用完畢后，借閱人員應(yīng)按時歸還資料，資料管理部門應(yīng)對歸還的資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、資料的查閱與復(fù)印（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部人員：因工作需要查閱資料的內(nèi)部人員，可直接到資料管理部門進行查閱。2.外部人員：因合作研究、學(xué)術(shù)交流等需要查閱資料的外部人員，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，經(jīng)傳習(xí)所主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到資料管理部門進行查閱。查閱時需提供有效身份證明，并在指定地點進行查閱。（二）復(fù)印規(guī)定1.因工作需要復(fù)印資料的，應(yīng)填寫《資料復(fù)印申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到資料管理部門辦理復(fù)印手續(xù)。2.復(fù)印資料應(yīng)按照規(guī)定的收費標(biāo)準(zhǔn)支付費用。3.涉及機密的資料，不得復(fù)印。如有特殊情況需要復(fù)印，應(yīng)按照保密規(guī)定進行審批和處理。七、資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立資料鑒定小組，由資料管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對超過保管期限的資料進行鑒定，確定資料的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.資料的歷史價值、學(xué)術(shù)價值和實用價值。3.資料的保密性和安全性。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定需要銷毀的資料，應(yīng)填寫《資料銷毀申請表》，經(jīng)傳習(xí)所主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，進行銷毀處理。2.銷毀資料時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。3.銷毀記錄應(yīng)保存[x]年，以備查閱。八、資料管理的信息化建設(shè)（一）建立資料管理系統(tǒng)利用信息技術(shù)建立資料管理系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的電子化管理。資料管理系統(tǒng)應(yīng)具備資料錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，提高資料管理的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)備份與安全定期對資料管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。加強對資料管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（三）系統(tǒng)維護與更新安排專人負(fù)責(zé)資料管理系統(tǒng)的維護和更新，及時處理系統(tǒng)故障，優(yōu)化系統(tǒng)性能。根據(jù)傳習(xí)所業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，適時對資料管理系統(tǒng)進行升級和完善，滿足資料管理的需求。九、資料管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制建立資料管理監(jiān)督機制，定期對資料管理工作進行檢查和評估。資料管理部門應(yīng)定期向傳習(xí)所主管領(lǐng)導(dǎo)匯報資料管理工作情況，接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）檢查內(nèi)容1.資料的收集、整理、存儲、保管等情況。2.資料的借閱、使用、查閱、復(fù)印等情況。3.資料管理系統(tǒng)的運行和維護情況。4.資料管理工作的制度執(zhí)行情況。（三）問題整改對檢查中發(fā)