會議室日常管理制度?一、總則1.目的為了加強公司會議室的管理，確保會議室的合理使用，提高會議效率，營造良好的會議環(huán)境，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會議室，包括但不限于大會議室、小會議室、多功能會議室等。3.管理原則會議室的使用遵循"統(tǒng)一管理、合理安排、高效利用"的原則。二、會議室的分類與使用權(quán)限1.會議室分類大會議室：可容納[x]人以上，適用于公司全體會議、大型培訓、重要客戶接待等活動。小會議室：可容納[x][x]人，適用于部門會議、小組討論、小型培訓等。多功能會議室：具備多種功能設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，可根據(jù)不同需求進行布置，適用于各類專業(yè)會議、演示匯報、視頻會議等。2.使用權(quán)限公司高層：有權(quán)使用公司內(nèi)任何會議室。部門負責人：可根據(jù)工作需要申請使用相應規(guī)格的會議室。普通員工：因工作需要召開會議或進行討論時，可申請使用小會議室，如需使用大會議室或多功能會議室，需經(jīng)上級領(lǐng)導批準。三、會議室預訂與安排1.預訂方式線上預訂：員工可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)中的會議室預訂模塊進行預訂。預訂時需填寫會議主題、時間、參會人數(shù)、預計時長等信息。線下預訂：員工也可前往行政部辦公室，填寫會議室預訂申請表，由行政部工作人員協(xié)助進行預訂。2.預訂時間為確保會議室的合理安排，原則上提前[x]個工作日進行預訂。特殊情況需臨時使用會議室的，應盡量提前[x]小時通知行政部。3.預訂審批普通員工預訂小會議室，由部門負責人審批。部門負責人預訂會議室，無需審批，但需確保預訂信息準確無誤。使用大會議室或多功能會議室，無論申請人級別如何，均需經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批。4.會議室安排原則根據(jù)會議的規(guī)模、性質(zhì)和緊急程度，合理安排會議室。優(yōu)先滿足重要會議和緊急會議的需求。同一時間段內(nèi)，原則上一個會議室只安排一場會議，避免沖突。如有特殊情況需要合并使用會議室，需提前與行政部溝通協(xié)調(diào)。對于連續(xù)使用的會議，中間應預留適當?shù)男菹r間，以便對會議室進行清理和設(shè)備檢查。四、會議室使用規(guī)范1.使用前準備預訂人應提前到達會議室，做好會議準備工作，如擺放桌椅、調(diào)試設(shè)備等。如需使用投影儀、音響、白板等設(shè)備，應提前通知行政部安排技術(shù)人員進行調(diào)試，確保設(shè)備正常運行。在會議室顯著位置擺放會議標識牌，注明會議主題、時間、參會部門及人員等信息。2.使用期間規(guī)范參會人員應按時到達會議室，遵守會議紀律，不得遲到、早退或無故缺席。會議期間，應將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得在會議室內(nèi)接聽或撥打手機，以免影響會議進行。愛護會議室設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或拆卸。如需使用白板筆、紙張等物品，應在使用后及時清理并歸還至指定位置。保持會議室整潔衛(wèi)生，不得在會議室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾。會議結(jié)束后，應將桌椅擺放整齊，清理桌面雜物，關(guān)閉設(shè)備電源，關(guān)好門窗。3.使用后清理會議結(jié)束后，參會人員應協(xié)助預訂人清理會議室。檢查設(shè)備是否正常關(guān)閉，如有異常情況應及時通知行政部。將會議室鑰匙歸還至行政部或放置在指定的鑰匙柜中。五、會議室設(shè)備管理1.設(shè)備配置根據(jù)會議室的規(guī)模和功能需求，配備相應的設(shè)備，如投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風、白板、桌椅等。定期對會議室設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備完好率達到[x]%以上。對于損壞或老化的設(shè)備，應及時進行維修或更換。2.設(shè)備使用培訓行政部負責組織對會議室設(shè)備的使用培訓，使員工熟悉設(shè)備的操作方法和注意事項。新員工入職時，應安排相關(guān)設(shè)備使用培訓，確保其能夠正確使用會議室設(shè)備。3.設(shè)備維護與維修會議室設(shè)備由行政部指定專人負責日常維護和管理。維護人員應定期對設(shè)備進行清潔、保養(yǎng)和檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決設(shè)備故障。如設(shè)備出現(xiàn)故障，使用部門應及時通知行政部，行政部應根據(jù)故障情況安排維修人員進行維修。對于重大設(shè)備故障，應及時向上級領(lǐng)導匯報。建立設(shè)備維修檔案，記錄設(shè)備故障發(fā)生時間、故障現(xiàn)象、維修過程及維修結(jié)果等信息，以便對設(shè)備運行情況進行分析和總結(jié)。六、會議室安全管理1.消防安全會議室應配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并確保其處于良好的備用狀態(tài)。定期對消防器材進行檢查和維護，確保其有效性。嚴禁在會議室內(nèi)吸煙和使用明火，如需使用電暖器、電水壺等電器設(shè)備，應確保其符合安全標準，并在使用過程中有人看管。員工應熟悉會議室的安全疏散通道和安全出口位置，掌握基本的消防安全知識和應急逃生技能。2.用電安全會議室的電氣設(shè)備應按照規(guī)定進行安裝和使用，不得私拉亂接電線。使用電器設(shè)備時，應確保其功率在會議室電路承載范圍內(nèi)，避免過載引發(fā)安全事故。會議結(jié)束后，應及時關(guān)閉所有電器設(shè)備電源，避免設(shè)備長時間通電引發(fā)火災或損壞設(shè)備。3.其他安全事項注意會議室門窗的關(guān)閉，防止無關(guān)人員進入或物品丟失。對于重要會議或活動，應加強安全保衛(wèi)工作，確保會議的順利進行和參會人員的人身安全。七、會議室衛(wèi)生管理1.日常清潔每天安排專人對會議室進行清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、門窗玻璃清潔等，確保會議室環(huán)境整潔衛(wèi)生。定期對會議室的沙發(fā)、桌椅等進行消毒，防止細菌滋生和傳播。2.會前會后清理會議結(jié)束后，參會人員應將自己產(chǎn)生的垃圾帶走，保持會議室的整潔。行政部在會議結(jié)束后應及時對會議室進行全面清理，包括清理桌面雜物、整理桌椅、檢查設(shè)備等，為下一次會議做好準備。八、會議室費用管理1.費用預算行政部根據(jù)公司會議安排和會議室使用情況，制定會議室費用預算，包括設(shè)備維護費用、清潔用品費用、水電費等。會議室費用預算應報公司領(lǐng)導審批后執(zhí)行。2.費用報銷會議室設(shè)備維修、辦公用品購置等費用，由行政部負責整理相關(guān)票據(jù)，按照公司財務制度進行報銷。水電費等費用由行政部統(tǒng)一結(jié)算，根據(jù)各部門會議室使用情況進行分攤。九、違規(guī)處理1.對違反會議室使用規(guī)范的行為，視情節(jié)輕重給予相應的處理對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予口頭警告，并責令其立即改正。對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，如損壞會議室設(shè)施設(shè)備、嚴重影響會議秩序等，將給予書面警告，并按照公司規(guī)定進行經(jīng)濟賠償。如因違規(guī)行為給公司造成重大損失的，將依法追究其法律責任。2.對未經(jīng)批準擅自使用會議室或擅自更改會議室預訂信息的行為，將進行嚴肅處理責令其立即停止違規(guī)行為，并對相關(guān)責任人進行批評教育。