裝修公司合同管理制度?一、總則1.目的為加強公司合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司與客戶、供應商、分包商等簽訂的各類裝修工程合同、材料采購合同、設計服務合同等。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國家法律法規的規定，確保合同合法有效。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫對方簽訂合同。公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害雙方的合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定的義務。二、合同簽訂管理1.合同洽談業務部門負責與客戶、供應商、分包商等進行合同洽談，了解對方的需求、資質、信譽等情況。在洽談過程中，應明確合同的主要條款，如工程內容、工期、質量標準、價格、付款方式等，并形成洽談記錄。2.合同起草根據洽談結果，由業務部門負責起草合同文本。合同文本應符合法律法規的規定，明確雙方的權利和義務，避免出現模糊不清、歧義等問題。合同文本應包括首部、正文、尾部等部分，其中正文部分應詳細約定雙方的權利和義務、合同價款、付款方式、工期、質量標準、違約責任等條款。3.合同審核合同文本起草完成后，應提交給公司相關部門進行審核。審核部門包括法務部、財務部、工程部等，各部門應根據職責分工對合同文本進行審核。法務部負責審核合同的合法性、合規性，確保合同條款符合法律法規的規定；財務部負責審核合同的付款方式、價格條款等，確保公司的財務利益得到保障；工程部負責審核合同的工程內容、工期、質量標準等條款，確保工程能夠順利進行。審核部門應在收到合同文本后的[x]個工作日內完成審核，并提出審核意見。審核意見應明確指出合同文本中存在的問題，并提出修改建議。4.合同簽訂經審核通過的合同文本，由公司法定代表人或其授權代表與對方簽訂。簽訂合同時，應確保合同文本的內容與審核通過的文本一致，不得擅自修改合同條款。合同簽訂后，應及時加蓋公司公章或合同專用章，并由專人負責保管合同原件。合同原件應一式多份，分別由公司業務部門、財務部、法務部等部門留存。三、合同履行管理1.合同交底合同簽訂后，業務部門應及時組織相關人員進行合同交底，將合同的主要內容、雙方的權利和義務、注意事項等告知相關人員。合同交底應形成書面記錄，并由參與交底的人員簽字確認。2.進度跟蹤工程部負責對合同的履行情況進行進度跟蹤，及時掌握工程的進展情況，確保工程能夠按照合同約定的工期完成。進度跟蹤應定期形成報告，向公司管理層匯報工程進展情況、存在的問題及解決措施等。3.質量控制工程部負責對合同的履行情況進行質量控制，確保工程質量符合合同約定的質量標準。質量控制應貫穿于工程施工的全過程，包括材料采購、施工過程、竣工驗收等環節。在施工過程中，應嚴格按照施工規范和質量標準進行操作，確保工程質量。4.付款管理財務部負責對合同的付款情況進行管理，按照合同約定的付款方式和時間及時支付款項。在付款前，財務部應審核相關部門提交的付款申請，確保付款申請符合合同約定和公司財務制度的規定。付款申請應包括合同編號、付款金額、付款方式、付款時間等信息，并由相關部門負責人簽字確認。5.變更管理在合同履行過程中，如因客觀原因需要變更合同條款，應按照以下程序進行：變更申請：由合同一方提出變更申請，說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等。變更審核：變更申請提交后，由公司相關部門進行審核。審核部門應根據變更的內容和對合同履行的影響，提出審核意見。變更協商：經審核通過的變更申請，由合同雙方進行協商，達成一致意見后簽訂變更協議。變更協議應作為原合同的補充協議，與原合同具有同等法律效力。變更備案：變更協議簽訂后，應及時提交給公司相關部門進行備案，確保公司對合同變更情況有全面的了解。四、合同風險管理1.風險識別公司應建立合同風險識別機制，定期對合同履行過程中可能存在的風險進行識別。風險識別應包括合同簽訂、履行、變更、終止等各個環節，識別的風險應包括法律風險、財務風險、經營風險等。風險識別可采用問卷調查、案例分析、專家咨詢等方式進行，識別結果應形成書面報告。2.風險評估公司應建立合同風險評估機制，定期對識別出的合同風險進行評估。風險評估應根據風險發生的可能性和影響程度，對風險進行分級，確定風險的優先級。風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方式進行，評估結果應形成書面報告。3.風險應對公司應根據合同風險評估結果，制定相應的風險應對措施。風險應對措施應包括風險規避、風險減輕、風險轉移、風險接受等。對于高風險的合同，應采取風險規避措施，如拒絕簽訂合同或終止合同履行；對于中風險的合同，應采取風險減輕措施，如加強合同管理、增加擔保措施等；對于低風險的合同，可采取風險接受措施，如在合同中約定風險承擔方式等。4.風險監控公司應建立合同風險監控機制，定期對合同風險應對措施的執行情況進行監控。風險監控應包括風險指標的監測、風險事件的預警、風險應對措施的效果評估等。風險監控可采用定期檢查、不定期抽查、數據分析等方式進行，監控結果應形成書面報告。如發現風險應對措施執行不力或風險指標出現異常，應及時采取措施進行調整。五、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業務部門應及時將合同原件及相關資料收集整理，移交公司檔案管理部門進行歸檔。相關資料包括合同洽談記錄、審核意見、變更協議、驗收報告等。檔案管理部門應按照檔案管理的要求，對合同檔案進行分類、編號、裝訂等處理，確保檔案的完整性和規范性。2.檔案保管合同檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜中，并采取防火、防潮、防蟲等措施，確保檔案的安全。檔案管理部門應建立合同檔案借閱制度，嚴格控制合同檔案的借閱范圍和借閱期限。借閱合同檔案時，應辦理借閱手續，由借閱人簽字確認，并在規定的期限內歸還。3.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案時，應填寫查閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱申請表應包括查閱人姓名、部門、查閱原因、查閱合同檔案名稱等信息。檔案管理部門應按照查閱申請表的要求，提供相應的合同檔案，并對查閱過程進行監督。查閱人不得擅自涂改、復印、拍照合同檔案，如需復印或拍照，應經檔案管理部門同意，并辦理相關手續。4.檔案銷毀合同檔案超過保管期限或已失去保存價值的，應按照檔案管理的規定進行銷毀。檔案銷毀前，應填寫檔案銷毀申請表，經公司管理層批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。檔案銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息的安全。檔案銷毀過程應進行記錄，并由監銷人簽字確認。六、合同糾紛處理1.糾紛預防公司應加強合同管理，規范合同簽訂、履行等行為，預防合同糾紛的發生。在合同簽訂前，應充分了解對方的資質、信譽等情況，確保合同的合法性和有效性；在合同履行過程中，應嚴格按照合同約定履行義務，及時溝通協調，避免因誤解或違約引發糾紛。2.糾紛協商如發生合同糾紛，應首先由合同雙方進行協商解決。協商應本著平等、自愿、公平、公正的原則進行，尋求雙方都能接受的解決方案。在協商過程中，應保持冷靜、理智，避免情緒化的表達，確保協商能夠順利進行。協商達成一致意見后，應簽訂書面協議，作為解決糾紛的依據。3.糾紛調解如協商不成，可由第三方進行調解。調解可由行業協會、仲裁機構、人民法院等組織進行。調解應遵循自愿、合法、公正的原則進行，調解達成的協議具有法律效力。在調解過程中，應積極配合調解機構的工作，提供相關證據和資料，如實陳述事實情況，確保調解能夠公正、公平地進行。4.糾紛仲裁或訴訟如調解不成，可根據合同約定或法律規定，向仲裁機構申請仲裁或向人民法院提起訴訟。仲裁或訴訟應按照相關程序進行，提交相關證據和資料，維護公司的合法權益。在仲裁或訴訟過程中，應委托專業的律師或法律機構進行代理，確保仲裁或訴訟能夠