酒店物品采買管理制度?總則1.目的為了加強酒店物品采買管理，規范采買流程，確保所采購物品符合酒店經營需求，保證質量，控制成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店各部門所需各類物品的采買活動，包括但不限于客房用品、餐飲原材料、辦公用品、設備維修配件等。3.基本原則按需采購原則：根據酒店實際經營需求和庫存情況進行采購，避免盲目采購造成浪費。質量第一原則：所采購物品必須符合國家相關標準和酒店規定的質量要求，優先選擇優質供應商和產品。成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商有平等的參與機會，嚴禁任何形式的不正當交易。采購組織與職責1.采購決策機構成立酒店采購領導小組，由酒店總經理擔任組長，財務總監、運營總監等相關部門負責人為成員。負責審議采購預算、重大采購項目、采購政策等重要事項，對采購工作進行監督和指導。2.采購執行部門設立采購部，作為酒店物品采購的執行部門。采購部應配備專業的采購人員，負責具體的采購工作，包括供應商開發與管理、采購訂單下達、采購合同簽訂、采購進度跟蹤、到貨驗收等。3.相關部門職責使用部門：負責提出物品采購需求，詳細填寫采購申請單，注明所需物品的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并對采購物品的質量和適用性負責。財務部：負責審核采購預算、采購合同，監督采購資金的支付，對采購成本進行核算和分析，提供財務支持和建議。質量控制部門：負責對采購物品進行質量檢驗和驗收，確保所采購物品符合質量要求，對不合格物品提出處理意見。倉庫管理部門：負責對采購到貨物品進行入庫登記、保管和發放，定期盤點庫存，及時反饋庫存信息，協助采購部做好采購計劃的制定。采購流程1.采購申請使用部門根據實際需求填寫采購申請單，經部門負責人審核簽字后提交至采購部。采購申請單應明確采購物品的名稱、規格、型號、數量、預算金額、預計到貨日期等內容。對于緊急采購需求，使用部門應在申請單上注明"緊急"字樣，并說明緊急原因，采購部應優先處理。2.采購審批采購部收到采購申請單后，對申請內容進行初步審核，檢查申請單填寫是否完整、準確，采購需求是否合理。對于金額較小的常規采購項目，由采購部經理審批；對于金額較大或重要的采購項目，采購部應將采購申請單提交至采購領導小組審批。采購領導小組應根據酒店經營狀況、預算安排等因素進行綜合評估，做出審批決定。3.供應商選擇與評估采購部根據采購物品的特點和需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。收集供應商的相關信息，包括公司資質、產品質量、價格水平、售后服務等。對潛在供應商進行評估和篩選，建立供應商檔案。評估內容包括供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證等資質文件；產品的質量認證、檢測報告等；過往的業績和口碑；價格競爭力；售后服務能力等。定期對供應商進行考核和評價，根據考核結果調整供應商名單，淘汰不合格供應商，確保供應商隊伍的穩定性和優質性。4.采購談判與合同簽訂采購部與選定的供應商進行采購談判，就采購物品的價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行協商，爭取最有利的采購條件。談判過程中應做好記錄，形成談判紀要。根據談判結果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物品的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購合同經采購部經理審核后，提交至財務部審核，最后由酒店法定代表人或其授權代表簽字蓋章生效。采購合同簽訂后，采購部應及時將合同副本分發給相關部門，以便各部門跟蹤執行。5.采購訂單下達采購部根據采購合同，填寫采購訂單，明確采購物品的詳細信息、交貨時間、交貨地點等內容，并發送給供應商。采購訂單應與采購合同保持一致，確保雙方對采購事項的理解和執行沒有偏差。在采購訂單下達后，采購部應及時跟蹤訂單執行情況，與供應商保持溝通，確保供應商按時、按質、按量交貨。如遇供應商無法按時交貨或出現質量問題等情況，采購部應及時與供應商協商解決，并采取相應的措施，如調整交貨期、更換供應商、追究違約責任等，以減少對酒店經營的影響。6.到貨驗收采購物品到貨前，采購部應提前通知倉庫管理部門和質量控制部門做好驗收準備工作。貨物到達后，倉庫管理部門和質量控制部門應按照采購合同和相關標準對采購物品進行驗收。驗收內容包括物品的名稱、規格、型號、數量、質量、外觀等。對于需要進行功能測試或質量檢驗的物品，質量控制部門應進行相應的檢測和試驗。驗收合格的物品，倉庫管理部門應辦理入庫手續，填寫入庫單，并將入庫信息及時反饋給采購部和財務部。驗收不合格的物品，質量控制部門應出具不合格報告，采購部應及時與供應商聯系，協商處理方式，如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結果。7.付款結算財務部根據采購合同、驗收報告和入庫單等憑證，審核采購款項的支付申請。審核內容包括采購合同的執行情況、發票的真實性和合法性、驗收結果等。經財務部審核無誤后，按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續。對于貨到付款的采購項目，財務部應在收到發票和驗收合格報告后及時支付貨款；對于預付款項的采購項目，財務部應按照采購合同的約定，在規定的時間內支付預付款，并跟蹤后續采購執行情況。采購部應及時與財務部核對采購付款情況，確保付款信息的準確性和及時性。對于長期未結算的采購款項，采購部應與財務部共同查找原因，及時解決問題。采購預算管理1.預算編制每年年底，各部門根據下一年度的經營計劃和實際需求，編制本部門的采購預算草案，提交至財務部。采購預算草案應詳細列出各類采購物品的名稱、規格、型號、數量、預計價格等信息，并說明采購預算的編制依據和理由。財務部對各部門提交的采購預算草案進行匯總和審核，結合酒店的整體經營狀況、資金狀況和發展戰略，對采購預算進行調整和平衡，編制酒店年度采購預算方案。年度采購預算方案經酒店管理層審批后執行。2.預算執行與控制采購部應嚴格按照采購預算執行采購任務，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，采購部應填寫預算調整申請單，詳細說明調整原因、調整金額和調整后的預算安排，提交至財務部審核。財務部審核后報酒店管理層審批，經批準后方可進行預算調整。財務部應定期對采購預算的執行情況進行監控和分析，及時發現預算執行過程中存在的問題，并采取相應的措施進行糾正。如發現采購預算執行偏差較大，應及時與采購部溝通，查找原因，提出改進建議，確保采購預算的有效執行。采購風險管理1.風險識別與評估采購部應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等。分析各類風險可能對酒店采購活動和經營造成的影響程度。根據風險識別和評估結果，制定相應的風險應對策略和措施，明確風險責任人和應對時間，降低采購風險發生的可能性和影響程度。2.風險應對措施市場風險應對：密切關注市場動態，及時了解市場價格波動和供應情況變化，通過與多家供應商建立合作關系、簽訂框架協議、采用套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。質量風險應對：加強對供應商的質量管理，要求供應商提供質量保證文件和樣品，定期對供應商的產品進行抽檢。在驗收環節嚴格按照質量標準進行檢驗，確保所采購物品符合質量要求。對于質量不合格的物品，及時與供應商協商處理，追究供應商的違約責任。供應商風險應對：建立完善的供應商評估和管理體系，對供應商進行定期考核和評價，淘汰不合格供應商。加強與供應商的溝通與合作，建立長期穩定的合作關系，降低供應商違約的風險。同時，尋找多個備選供應商，以應對單一供應商出現問題時的供應中斷風險。合同風險應對：在簽訂采購合同前，仔細審查合同條款，確保合同內容完整、準確、合法，明確雙方的權利和義務，避免合同糾紛。加強合同執行過程中的監督和管理，及時跟蹤合同履行情況，發現問題及時與對方協商解決，確保合同的有效執行。付款風險應對：嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款，避免提前付款或逾期付款。加強對發票的審核管理，確保發票的真實性和合法性。在付款前，對采購物品的驗收情況、合同執行情況等進行核實，防止因付款不當造成資金損失。采購監督與審計1.內部監督酒店內部審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購合同是否有效執行、采購成本是否合理控制等。審計部門應制定詳細的審計計劃，明確審計范圍、內容和方法，對采購活動進行全面、深入的審查。審計部門在審計過程中發現問題時，應及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況，確保采購活動規范、有序進行。采購部應定期向酒店管理層匯報采購工作情況，包括采購任務完成情況、采購成本控制情況、供應商管理情況等，接受酒店管理層的監督和指導。2.外部監督酒店應接受政府相關部門的監督檢查，如工商行政管理部門