項目關系協調管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司項目關系的協調管理，確保項目順利推進，提高項目質量和效率，加強公司內部各部門之間以及與外部合作伙伴之間的溝通與協作，實現公司整體戰略目標，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及項目的部門及人員，以及與公司有業務往來的外部合作伙伴，包括但不限于供應商、分包商、客戶等。（三）基本原則1.統一協調原則建立統一的項目關系協調機制，明確各部門在項目中的職責和權限，確保項目各方圍繞項目目標協同工作。2.溝通順暢原則建立多渠道、多層次的溝通機制，確保項目信息及時、準確、完整地傳遞，避免信息不暢導致的誤解和延誤。3.責任明確原則明確項目各方的責任和義務，確保每個環節都有專人負責，避免推諉扯皮現象的發生。4.合作共贏原則倡導項目各方建立合作共贏的理念，在項目實施過程中相互支持、相互配合，共同實現項目目標和利益最大化。二、項目關系協調組織架構及職責（一）項目關系協調領導小組1.組成人員由公司高層管理人員組成，包括總經理、副總經理、各部門負責人等。2.職責負責制定項目關系協調的總體策略和方針，指導項目關系協調工作的開展。協調解決項目實施過程中涉及公司內部多個部門的重大問題，確保項目順利推進。對項目關系協調工作進行監督和評估，及時調整和完善協調機制。（二）項目關系協調辦公室1.組成人員由公司綜合管理部門負責人擔任辦公室主任，成員包括各相關部門的聯絡人員。2.職責負責項目關系協調的日常工作，包括信息收集、整理、分析和傳遞等。組織召開項目協調會議，記錄會議內容，跟蹤會議決議的執行情況。協調解決項目實施過程中出現的一般性問題，及時反饋重大問題至項目關系協調領導小組。建立和維護項目關系協調檔案，包括項目文檔、溝通記錄、協調紀要等。（三）項目負責人1.職責負責項目的整體規劃、組織、實施和控制，確保項目目標的實現。協調項目內部團隊成員之間的工作關系，合理分配工作任務，提高團隊工作效率。與公司內部其他部門以及外部合作伙伴保持密切溝通，及時解決項目中出現的問題。定期向項目關系協調辦公室匯報項目進展情況，提交項目相關報告。（四）項目相關部門職責1.業務部門負責本部門與項目相關的業務工作，制定和執行本部門的項目工作計劃。按照項目要求提供專業技術支持和服務，確保項目技術方案的可行性和有效性。配合項目負責人協調與其他部門之間的工作關系，及時解決項目中涉及本部門的問題。2.綜合管理部門負責項目關系協調的綜合管理工作，包括制度制定、流程優化、資源調配等。協助項目負責人進行項目進度跟蹤和監控，定期收集項目進展情況報告。組織開展項目關系協調培訓和宣傳工作，提高員工的協調意識和能力。3.財務部門負責項目預算的編制、審核和執行監控，確保項目資金的合理使用。對項目成本進行核算和分析，及時提供成本控制建議和措施。配合項目負責人進行項目資金的申請、支付和結算等工作。4.質量部門負責制定項目質量計劃和質量控制標準，對項目質量進行全程監督和檢查。組織開展項目質量驗收工作，確保項目交付成果符合質量要求。對項目質量問題進行調查和分析，提出改進措施和建議。三、項目關系協調流程（一）項目啟動階段1.項目立項項目負責人根據公司戰略規劃和業務需求，提出項目立項申請，填寫《項目立項申請表》，詳細說明項目背景、目標、內容、時間安排、預算等信息。2.立項評審項目關系協調辦公室組織相關部門對項目立項申請進行評審，評審內容包括項目的可行性、必要性、技術方案、資源需求、風險評估等。評審通過后，報項目關系協調領導小組審批。3.項目啟動會議項目立項獲批后，項目關系協調辦公室組織召開項目啟動會議，宣布項目正式啟動。會議由項目負責人主持，參加人員包括項目團隊成員、公司內部相關部門負責人以及外部合作伙伴代表等。會議主要內容包括：介紹項目背景、目標、任務和要求。明確項目各方的職責和權限。制定項目工作計劃和進度安排。討論項目實施過程中可能遇到的問題及解決方案。（二）項目實施階段1.溝通協調機制建立定期溝通機制項目負責人每周組織召開項目周會，匯報項目進展情況，協調解決項目中出現的問題。項目關系協調辦公室每月組織召開項目月度協調會，對項目整體進展情況進行總結和分析，協調解決跨部門問題。建立即時溝通機制項目團隊成員之間通過內部通訊工具、項目管理軟件等方式保持即時溝通，及時解決工作中遇到的問題。對于緊急問題，項目負責人可隨時召集相關人員召開臨時會議進行討論和決策。建立信息共享平臺利用公司內部網絡平臺或項目管理軟件，建立項目信息共享平臺，項目各方可以在平臺上實時發布項目相關信息、文檔資料、工作進展等，實現信息的快速傳遞和共享。2.問題協調解決一般性問題項目團隊成員在工作中遇到的一般性問題，首先在團隊內部進行溝通協商解決。如無法解決，由項目負責人協調相關部門進行解決。項目負責人將問題解決情況及時反饋給項目關系協調辦公室。重大問題對于項目實施過程中出現的重大問題，項目負責人應及時向項目關系協調辦公室報告。項目關系協調辦公室組織相關部門進行專題研究，提出解決方案，報項目關系協調領導小組審批后實施。項目關系協調辦公室跟蹤重大問題的解決情況，確保問題得到徹底解決。3.資源協調人力資源協調項目負責人根據項目進度和任務需求，合理調配項目團隊成員的工作任務。如需增加或調整人力資源，應提前向項目關系協調辦公室提出申請，由項目關系協調辦公室協調相關部門進行人員調配。物資資源協調項目負責人根據項目物資需求計劃，向項目關系協調辦公室提交物資采購申請。項目關系協調辦公室協調物資采購部門按照采購流程進行采購，確保物資及時供應。對于項目實施過程中出現的物資短缺或其他物資資源問題，項目關系協調辦公室及時進行協調解決。資金資源協調項目負責人根據項目預算和資金使用計劃，向財務部門提交資金申請。財務部門按照公司財務管理制度進行資金審核和支付。項目關系協調辦公室對項目資金使用情況進行監督和檢查，確保資金合理使用。（三）項目驗收階段1.驗收申請項目完成后，項目負責人組織項目團隊對項目進行自查自糾，確保項目達到驗收標準。自查合格后，項目負責人向項目關系協調辦公室提交《項目驗收申請表》，申請項目驗收。2.驗收準備項目關系協調辦公室收到驗收申請后，組織相關部門成立項目驗收小組，明確驗收小組成員的職責和分工。驗收小組根據項目合同要求、項目計劃、質量標準等制定驗收方案，準備驗收所需的資料和文件。3.驗收實施驗收小組按照驗收方案對項目進行實地檢查、測試、評估等工作，收集項目相關資料和數據，形成驗收報告。驗收報告內容包括項目概述、驗收依據、驗收范圍、驗收方法、驗收結果、存在問題及整改建議等。4.驗收結論驗收小組根據驗收情況形成驗收結論，分為驗收合格、驗收基本合格和驗收不合格三種。驗收合格的項目，項目關系協調辦公室辦理項目驗收手續，項目正式結束。驗收基本合格的項目，項目負責人應組織項目團隊針對驗收中提出的問題進行整改，整改完成后重新提交驗收申請。驗收不合格的項目，項目關系協調辦公室責令項目負責人限期整改，整改后再次進行驗收，如仍不合格，追究項目負責人及相關人員的責任。四、項目關系協調溝通管理（一）溝通計劃制定項目負責人在項目啟動階段應制定項目溝通計劃，明確項目溝通的目標、對象、方式、頻率、時間安排等內容。溝通計劃應根據項目特點、參與方數量、溝通需求等因素進行合理制定，并報項目關系協調辦公室備案。（二）溝通方式選擇1.會議溝通定期召開項目周會、月度協調會、項目啟動會、項目驗收會等會議，傳達項目信息，協調解決問題。會議應提前確定主題、議程、參會人員等，確保會議高效、有序進行。會議結束后，及時整理會議紀要，明確會議決議和責任人，跟蹤決議執行情況。2.文件溝通通過項目文檔管理系統、電子郵件、紙質文件等方式進行文件溝通。項目文檔應包括項目計劃、報告、方案、合同、協議、技術文檔等，確保文件格式規范、內容完整、傳遞及時。文件發送方應明確文件的接收對象、密級、緊急程度等信息，接收方應及時查收并反饋。3.即時通訊工具溝通利用公司內部即時通訊工具（如企業微信、釘釘等）進行即時溝通。項目團隊成員之間可以隨時通過即時通訊工具交流工作進展、解決問題、分享信息等。即時通訊工具溝通應注意語言規范、表達清晰，避免使用模糊、歧義的語言。4.面對面溝通對于重要問題、復雜問題或需要深入溝通的事項，項目各方應進行面對面溝通。面對面溝通可以更加直觀、深入地交流意見和想法，提高溝通效果。面對面溝通應提前預約時間和地點，確保溝通環境安靜、不受干擾。（三）溝通效果評估項目關系協調辦公室定期對項目溝通效果進行評估，評估內容包括溝通是否及時、準確、完整，溝通渠道是否暢通，溝通方式是否有效，溝通反饋是否及時等。評估方式可以采用問卷調查、面談、數據分析等方法。根據評估結果，總結溝通工作中的經驗教訓，提出改進措施和建議，不斷優化項目溝通管理。五、項目關系協調風險管理（一）風險識別與評估1.風險識別項目負責人組織項目團隊成員在項目啟動階段對項目可能面臨的風險進行識別，識別內容包括技術風險、管理風險、人員風險、資源風險、外部環境風險等。風險識別應采用頭腦風暴法、德爾菲法、檢查表法等多種方法，確保風險識別的全面性和準確性。2.風險評估對識別出的風險進行評估，評估風險發生的可能性和影響程度。風險評估可以采用定性評估和定量評估相結合的方法，如風險矩陣法、層次分析法等。根據風險評估結果，確定風險等級，為風險應對提供依據。（二）風險應對措施1.風險規避對于發生可能性高且影響程度大的風險，應采取風險規避措施，如調整項目計劃、取消項目、更換合作伙伴等。2.風險減輕對于發生可能性較高但影響程度較小的風險，應采取風險減輕措施，如加強技術研發、優化管理流程、增加資源投入、提前做好應對準備等。3.風險轉移對于發生可能性較低但影響程度較大的風險，可以采取風險轉移措施，如購買保險、簽訂免責協議、分包部分工作等。4.風險接受對于發生可能性低且影響程度小的風險，可以采取風險接受措施，即不采取額外的應對措施，而是在風險發生時進行及時處理。（三）風險監控與預警1.風險監控項目負責人負責對項目風險進行監控，定期跟蹤風險狀態，檢查風險應對措施的執行情況。如發現風險發生變化或出現新的風險，應及時調整風險應對措施。2.風險預警項目關系協調辦公室建立風險預警機制，設定風險預警指標和閾值。當風險指標達到預警閾值時，及時發出預警信號，提醒項目各方采取相應的風險應對措施。風險預警信號可以采用郵件、短信、即時通訊工具等方式發送。六、項目關系協調考核與激勵（一）考核指標1.項目進度考核項目是否按照計劃按時完成各階段任務，實際進度與計劃進度的偏差率。2.項目質量考核項目交付成果是否符合質量標準和要求，是否通過驗收。3.溝通協調考核項目各方之間的溝通是否順暢、及時，協調解決問題的能力和效果。4.團隊協作考核項目團隊成員之間的協作配合程度，團隊凝聚力和戰斗力。5.風險管理考核項目風險識別、評估、應對和監控的有效性，是否避免或降低了風險對項目的影響。（二）考核方式1.定期考核項目關系協調辦公室每季度對項目進行一次定期考核，考核方式包括項目負責人自評、項目團隊成員互評、相關部門評價、客戶評價等。考核結果采用百分制評分，根據評分結果確定考核等級。2.不定期考核項目關系協調辦公室根據項目實際情況，不定期對項目進行考核，如在項目關鍵節點、出現重大問題時等。不定期考核主要針對項目進度、質量、溝通協調等方面進行重點檢查和評估。（三）激勵措施1.表彰獎勵對于考核優秀的項目團隊和個人，公司給予表彰和獎勵，如頒發榮譽證書、獎金、晉升機會等。2.績效加分將項目考核結果與員工績效掛鉤，考核優秀的項目團隊成員在績效評定時給予適當加分，