供應(yīng)部管理制度總則?一、總則（一）目的為加強公司供應(yīng)部的管理，規(guī)范采購工作流程，確保物資供應(yīng)的及時性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司供應(yīng)部及其工作人員，涵蓋公司生產(chǎn)經(jīng)營所需各類物資的采購、供應(yīng)、庫存管理等相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：在保證物資質(zhì)量和供應(yīng)及時性的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合公司生產(chǎn)經(jīng)營要求。4.公平公正原則：在采購過程中，遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當(dāng)交易。5.協(xié)作原則：與公司內(nèi)部各部門密切協(xié)作，及時了解需求，保障物資供應(yīng)順暢。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)供應(yīng)部設(shè)經(jīng)理一名，副經(jīng)理若干名，下設(shè)采購組、物流組、倉庫管理組等。（二）職責(zé)分工1.供應(yīng)部經(jīng)理全面負責(zé)供應(yīng)部的管理工作，制定部門工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。負責(zé)建立和完善供應(yīng)部各項管理制度和工作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。協(xié)調(diào)與公司內(nèi)部其他部門的關(guān)系，確保物資供應(yīng)滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。負責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇和管理，建立良好的供應(yīng)商合作關(guān)系。審核采購合同、采購計劃、采購預(yù)算等重要文件，控制采購成本和風(fēng)險。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報工作進展情況，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。2.采購組根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，編制采購計劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。負責(zé)市場調(diào)研，尋找合適的供應(yīng)商，收集供應(yīng)商信息，進行供應(yīng)商初步評估和篩選。與選定的供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質(zhì)量不符等。負責(zé)采購物資的驗收工作，確保物資質(zhì)量和數(shù)量符合合同要求。建立采購檔案，記錄采購活動相關(guān)信息，如采購申請、采購合同、供應(yīng)商資料、驗收報告等。3.物流組根據(jù)采購合同和生產(chǎn)需求，安排物資的運輸、倉儲等物流環(huán)節(jié)，確保物資安全、及時送達公司。負責(zé)選擇合適的物流供應(yīng)商，簽訂物流服務(wù)合同，監(jiān)督物流服務(wù)質(zhì)量。協(xié)調(diào)物流過程中的各種問題，如運輸損壞、倉儲保管不善等，及時采取措施解決，減少公司損失。定期對物流成本進行核算和分析，優(yōu)化物流方案，降低物流費用。負責(zé)物流信息的跟蹤和反饋，及時向相關(guān)部門和人員通報物資運輸狀態(tài)和預(yù)計到達時間。4.倉庫管理組負責(zé)公司倉庫的日常管理工作，包括物資的入庫、存儲、出庫等操作。建立物資庫存臺賬，準(zhǔn)確記錄物資的出入庫數(shù)量、庫存余額、存放位置等信息，確保賬實相符。按照物資的特性和保管要求，合理安排倉庫存儲空間，做好物資的分類存放、標(biāo)識管理，防止物資損壞、變質(zhì)。定期對倉庫物資進行盤點，編制盤點報告，及時發(fā)現(xiàn)和處理庫存盈虧、積壓等問題。負責(zé)倉庫的安全管理工作，制定安全管理制度，配備必要的安全設(shè)施和消防器材，確保倉庫物資和人員安全。三、采購管理（一）采購計劃1.各部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，提前向供應(yīng)部提交物資采購申請。采購申請應(yīng)詳細注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.供應(yīng)部采購組接到采購申請后，進行匯總和分析，結(jié)合庫存情況，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的具體內(nèi)容、采購時間、預(yù)計到貨時間等，并報供應(yīng)部經(jīng)理審核。3.采購計劃經(jīng)審核批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照計劃組織采購活動。如因生產(chǎn)經(jīng)營情況發(fā)生變化需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)及時辦理變更手續(xù)，并重新報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購組通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，根據(jù)其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、信譽狀況等方面進行評估，確定入圍供應(yīng)商名單。實地考察入圍供應(yīng)商，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等情況，形成考察報告。根據(jù)考察結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進行合作，并與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利和義務(wù)。2.供應(yīng)商評估定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合作配合度等方面。采購組收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，如質(zhì)量檢驗報告、交貨記錄、價格變動情況、客戶投訴處理情況等，進行綜合分析和評價。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、待改進供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應(yīng)商，及時淘汰，并終止合作關(guān)系。3.供應(yīng)商考核建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，明確各項考核指標(biāo)的權(quán)重和評分標(biāo)準(zhǔn)。考核指標(biāo)可包括產(chǎn)品質(zhì)量合格率、交貨準(zhǔn)時率、價格合理性、售后服務(wù)響應(yīng)時間等。每月或每季度對供應(yīng)商進行考核評分，根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進行相應(yīng)的獎懲。如對于連續(xù)多次考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的物質(zhì)獎勵或增加采購份額；對于考核不合格的供應(yīng)商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，取消其供應(yīng)商資格。（三）采購流程1.采購申請：各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫物資采購申請表，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計到貨時間等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后提交給供應(yīng)部采購組。2.采購審批：采購組收到采購申請后，對其進行初步審核，檢查申請內(nèi)容是否完整、合理。對于金額較大或重要物資的采購申請，需報供應(yīng)部經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批。3.供應(yīng)商選擇與詢價：采購組根據(jù)采購申請要求，從供應(yīng)商信息庫中選擇合適的供應(yīng)商進行詢價。向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價，并提供產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期等詳細信息。4.商務(wù)談判：采購組對供應(yīng)商的報價進行分析比較，選擇報價合理、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商進行商務(wù)談判。談判內(nèi)容包括價格、交貨期、付款方式、質(zhì)量保證、售后服務(wù)等條款，爭取最有利的采購條件。5.合同簽訂：商務(wù)談判達成一致后，采購組起草采購合同，明確雙方權(quán)利和義務(wù)。合同經(jīng)審核無誤后，由供應(yīng)部經(jīng)理簽字，并加蓋公司合同專用章，與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。6.采購執(zhí)行與跟蹤：采購組按照采購合同要求，及時向供應(yīng)商下達訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。定期與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進度和發(fā)貨情況，協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問題。7.到貨驗收：物資到貨前，采購組通知相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。物資到貨后，由倉庫管理組、使用部門等相關(guān)人員按照合同要求進行驗收，檢查物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等是否符合要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。8.付款結(jié)算：采購組根據(jù)采購合同約定和驗收情況，填寫付款申請單，附上發(fā)票、驗收報告等相關(guān)憑證，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，提交財務(wù)部門辦理付款結(jié)算手續(xù)。四、物流管理（一）運輸管理1.根據(jù)物資的性質(zhì)、數(shù)量、運輸距離等因素，選擇合適的運輸方式，如公路運輸、鐵路運輸、水路運輸、航空運輸?shù)取?yōu)先選擇成本低、效率高、安全性好的運輸方式。2.與物流供應(yīng)商簽訂運輸服務(wù)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括運輸費用、運輸時間、運輸安全責(zé)任、貨物保險等條款。要求物流供應(yīng)商提供優(yōu)質(zhì)、高效的運輸服務(wù)，確保物資按時、安全送達公司。3.對運輸過程進行跟蹤和監(jiān)控，通過物流信息系統(tǒng)或其他方式及時掌握物資的運輸狀態(tài)，如車輛位置、預(yù)計到達時間等。如發(fā)現(xiàn)運輸過程中出現(xiàn)異常情況，如交通事故、運輸延誤等，及時與物流供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取措施解決問題，減少公司損失。4.定期對物流供應(yīng)商的運輸服務(wù)質(zhì)量進行評估，根據(jù)評估結(jié)果進行獎懲。對于運輸服務(wù)質(zhì)量好的供應(yīng)商，給予更多的合作機會；對于運輸服務(wù)質(zhì)量差的供應(yīng)商，及時提出整改要求，如整改后仍不符合要求，終止合作關(guān)系。（二）倉儲管理1.倉庫規(guī)劃與布局根據(jù)公司物資存儲需求和特點，合理規(guī)劃倉庫存儲空間，劃分不同的功能區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、備品備件區(qū)等。對倉庫進行科學(xué)布局，設(shè)置貨架、貨柜等存儲設(shè)備，確保物資分類存放、便于管理和查找。同時，要留出足夠的通道和作業(yè)空間，保證物資搬運和出入庫操作順暢。2.物資入庫管理物資到貨前，倉庫管理組應(yīng)做好收貨準(zhǔn)備工作，如清理倉庫場地、準(zhǔn)備驗收工具等。物資到貨時，倉庫管理人員按照送貨單核對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并進行外觀檢查。對于貴重物資、易燃易爆物資等，應(yīng)進行重點檢查。驗收合格的物資，倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物資的入庫日期、存放位置等信息，并將物資搬運至指定存儲區(qū)域。同時，更新物資庫存臺賬，確保賬實相符。3.物資存儲管理按照物資的特性和保管要求，對物資進行分類存放，并做好標(biāo)識管理。對于有特殊存儲條件要求的物資，如防潮、防火、防爆、防蟲等物資，應(yīng)采取相應(yīng)的防護措施，確保物資質(zhì)量不受影響。定期對倉庫物資進行盤點，檢查物資的數(shù)量、質(zhì)量、存儲狀態(tài)等情況。盤點時應(yīng)填寫盤點表，詳細記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)庫存盈虧、積壓等問題，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的處理。做好倉庫的安全管理工作，制定安全管理制度，加強倉庫人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識。配備必要的安全設(shè)施和消防器材，確保倉庫物資和人員安全。4.物資出庫管理各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫物資出庫申請表，注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后提交給倉庫管理組。倉庫管理人員接到出庫申請后，對其進行審核，檢查申請內(nèi)容是否完整、合理。對于貴重物資、限量物資等的出庫申請，需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審核通過后，倉庫管理人員按照出庫申請表要求，辦理物資出庫手續(xù)，填寫出庫單，注明物資的出庫日期、領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人等信息，并將物資搬運至指定地點交付給領(lǐng)取部門。同時，更新物資庫存臺賬，確保賬實相符。五、庫存管理（一）庫存控制1.建立科學(xué)合理的庫存控制模型，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、歷史銷售數(shù)據(jù)、采購周期等因素，確定各類物資的安全庫存、最高庫存和最低庫存水平。2.采購組根據(jù)庫存控制模型和實際庫存情況，制定采購計劃，避免物資積壓或缺貨。對于庫存積壓物資，及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取促銷、退貨、換貨等措施進行處理，降低庫存成本。3.倉庫管理組定期對庫存物資進行盤點和清查，及時發(fā)現(xiàn)和處理庫存盈虧、積壓、變質(zhì)等問題。對于長期積壓且無使用價值的物資，按照公司相關(guān)規(guī)定進行報廢處理。4.加強與公司內(nèi)部各部門的溝通協(xié)作，及時了解物資需求變化情況，合理調(diào)整庫存水平。同時，關(guān)注市場動態(tài)和供應(yīng)商信息，提前做好物資儲備工作，應(yīng)對可能出現(xiàn)的供應(yīng)短缺情況。（二）庫存盤點1.制定庫存盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員、盤點方法等內(nèi)容。庫存盤點分為定期盤點和不定期盤點，定期盤點一般每月或每季度進行一次，不定期盤點根據(jù)實際情況隨時組織。2.在盤點前，倉庫管理人員應(yīng)對庫存物資進行整理和核對，確保物資賬實相符。盤點人員按照盤點計劃要求，對倉庫物資進行逐一清點，并填寫盤點表。盤點過程中，應(yīng)注意物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等信息是否與庫存臺賬一致。3.盤點結(jié)束后，盤點人員對盤點結(jié)果進行匯總和分析，編制盤點報告。盤點報告應(yīng)包括盤點時間、盤點范圍、盤點結(jié)果、盈虧情況及原因分析、處理建議等內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)庫存盈虧情況，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的調(diào)整和處理。4.對于庫存盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，如管理不善、制度執(zhí)行不到位等，應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，采取措施加以改進，防止類似問題再次發(fā)生。同時，將盤點結(jié)果和處理情況向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，為公司決策提供參考依據(jù)。六、質(zhì)量管理（一）采購物資質(zhì)量管理1.在采購合同中明確物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收要求，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件，如質(zhì)量檢驗報告、合格證等。2.采購組在采購過程中，加強對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量的監(jiān)督和管理。定期到供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場進行考察，了解其質(zhì)量管理體系運行情況，確保供應(yīng)商能夠穩(wěn)定生產(chǎn)出符合質(zhì)量要求的產(chǎn)品。3.物資到貨后，嚴(yán)格按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行驗收。驗收方式可包括檢驗、試驗、試用等，確保采購物資質(zhì)量符合公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。對于驗收不合格的物資，堅決不予入庫，并及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。（二）庫存物資質(zhì)量管理1.倉庫管理組負責(zé)庫存物資的質(zhì)量管理工作，按照物資的特性和保管要求，采取相應(yīng)的防護措施，防止物資在存儲過程中發(fā)生質(zhì)量變化。2.定期對庫存物資進行檢查和維護，如檢查物資的外觀、包裝、標(biāo)識等是否完好，對于有保質(zhì)期要求的物資，要關(guān)注其保質(zhì)期情況，及時清理過期物資。3.在物資發(fā)放過程中，確保發(fā)放的物資質(zhì)量合格。如發(fā)現(xiàn)庫存物資存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時隔離存放，并通知相關(guān)部門進行處理。七、成本控制（一）采購成本控制1.價格談判：采購組在與供應(yīng)商進行商務(wù)談判時，充分了解市場行情和供應(yīng)商成本結(jié)構(gòu)，爭取最有利的采購價格。通過與多家供應(yīng)商比價、議價，選擇性價比高的供應(yīng)商合作。2.批量采購：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求和采購周期，合理確定采購批量，爭取獲得供應(yīng)商的批量折扣優(yōu)惠。同時，要避免因批量過大導(dǎo)致庫存積壓，增加庫存成本。3.成本分析：定期對采購成本進行分析，對比不同時期、不同供應(yīng)商的采購價格和成本構(gòu)成，找出成本變動原因和影響因素。通過成本分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，采取措施降低采購成本。（二）物流成本控制1.優(yōu)化物流方案：物流組根據(jù)物資的特性、運輸距離、運輸量等因素，優(yōu)化物流方案，選擇合適的運輸方式和物流供應(yīng)商，降低物流費用。如對于大批量、遠距離運輸?shù)奈镔Y，可考慮采用鐵路運輸或水路運輸；對于小批量、近距離運輸?shù)奈镔Y，可選擇公路運輸。2.提高物流效率：加強物流過程中的管理和協(xié)調(diào)，提高物流效率，減少物流時間和費用。如合理安排運輸路線、優(yōu)化倉儲布局、提高裝卸搬運效率等。3.成本核算與分析：定期對物流成本進行核算和分析，了解物流成本的構(gòu)成和變動情況。通過成本分析，找出成本控制的關(guān)鍵點和潛力點，采取措施降低物流成本。（三）庫存成本控制1