第四章會議進行階段的服務第一節會議報到與引導服務第二節會議記錄第三節會議信息服務第四節會議旅游、娛樂與陪同服務第五節會議餐飲服務第六節會議交通服務本章要點與要求(一)本章要點會議的報到與引導的注意事項會議記錄的內容會議信息的內容安排會議的餐飲安排會議交通(二)本章要求能夠組織安排會議的報到工作能夠對與會人員進行引導能夠做會議記錄能夠妥善安排旅游、娛樂等活動能夠根據會議情況安排餐飲工作能夠搞好會議的交通服務第一節會議報到與引導服務一、會議報到與引導工作的重要性二、會議接站的工作三、會議報到的工作四、會議簽到的工作五、會議引導1.接站是跨地區、全國性和國際性會議活動接待工作的第一道環節。2.報到是會議秘書部門掌握與會人員準確到會情況并實施組織的重要一環。3.簽到能保證會議順利進行，按時召開；準確統計到會人數，掌握與會人員情況。4.引導有利于會場內外正常秩序的建立。一、會議接站、報到、簽到、引導工作的重要性接站是跨地區、全國性和國際性會議活動接待工作的第一道環節。會議接站的工作主要有以下工作：（1）確定迎接規格（2）做好接站準備（3）豎立接待標志（4）掌握抵達情況（5）介紹賓主雙方（6）安排與會人員上車二、會議接站的工作三、會議報到的工作會議報到是針對需要集中住宿的大中型會議而言的，與會者報到時，秘書人員要做好以下工作：（1）查驗證件，確認與會者的參會資格。（2）請與會人填寫會議登記表。（3）分發會議文件、證件、文件袋等會議用品。（4）預收會務費、食宿費、資料費等費用，當場開具收據。（5）安排與會者住宿。（6）制作會議通訊錄的依據，會議結束前發給與會人員。四、會議簽到會議簽到有以下作用：（1）便于統計實到人數，以確定法定性會議的有效性。（2）檢查缺席情況，以便及時通知有關人員到會，或通知缺席對象另行補會。（3）慶典儀式、紀念性和追悼性會議活動的簽到簿可以珍藏，留作永久的紀念。（4）與會者的親筆簽名是第一手簽到記錄，是其參加會議活動的書面證明，可為日后的查考提供歷史憑據。在一些法定性會議上，簽到還是一種法律行為。會議簽到的方式薄式簽到表式簽到電子簽到機簽到會議秘書人員代為簽到簽到卡簽到名片簽到座次表簽到會議簽到的要求認真準備有序組織及時統計準確無誤報道和簽到的聯系與區別聯系都是指與會者到達會場時應辦理的手續。會期較短的會議，一般只辦理簽到；會期較長，并且需要集中接待的會議，與會者不僅要簽到，還有辦理報道手續。區別報道是指與會者到達會議地點時辦理的登記注冊手續，但不代表每一項活動和會議都參加；簽到則是與會者參與了本次會議或活動。五、會議引導引導是指會議活動期間會務工作人員為與會者指引會場、座位、展區、餐廳、住宿的房間以及指示與會者問詢的路線、方向和具體的位置。引導工作貫穿于整個會議期間，每一位會務工作人員都應當履行為與會者引導的義務。但在大型的或重要會議報到以及進入會場時應當派專人負責引導，這類專職引導人員常常稱為禮儀人員。案例分析1.引入案例：參會人員來早了？2.課堂練習示例：東海公司新產品推廣會的報到與引導工作的要點開心地訓練吧！你將來辦理會議一定很棒。課堂訓練第二節會議記錄一、會議記錄的概念會議記錄是如實記錄會議的基本情況、會議中的報告、會議上的講話、發言和決議等內容的一種應用文體，是一種重要的事務文書。會議記錄是記載會議基本情況的文字材料，是日后工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會議決議的貫徹執行情況、整理會議紀要、下達與上報會議精神、分析研究與總結工作提供依據。它的制作質量如何，不僅直接影響著據此形成的有關公文（如會議紀要、會議簡報）的質量，而且會影響其日后轉化為檔案的質量。因此必須重視會議記錄工作。二、會議記錄的作用會議記錄是分析研究會議議題的依據會議記錄是編寫會議紀要和會議簡報的基礎會議記錄是查證會議情況的憑證。三、會議記錄的種類1、按詳細程度分詳細記錄、摘要記錄2、召開形式分報告式會議記錄、座談會式會議記錄決議式會議記錄準備足夠的鋼筆、圓珠筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。準備好錄音機和足夠的磁帶或錄音筆來補充手工記錄。要備有一份議程表和其他的相關資料和文件，需要核對相關數據和事實時隨時使用。提前到達會場，了解與會人員的座位圖，便于識別會議上的發言者。在利用錄音機（筆）的同時，必須手工記錄，可以防止錄音機中途出故障。四、做好會議記錄準備工作四、會議記錄的格式和內容格式分為標題、首部、主體和尾部四塊。內容包括會議描述（會議類型、時間、日期、地點）、與會者姓名、會議過程和主席、記錄員簽名。會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；權威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；會議已議決的或議而未決的事項；對會議產生較大影響的其他言論或活動。

五、會議記錄的重點六、會議記錄的方法（1）根據需要，采取詳記和略記相結合的方法。（2）漏記之處，可事先做出記號，然后對照錄音磁帶修改，也可提示會議主持人請發言者重復內容或對某一術語做出簡要的解釋。（3）與會者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。案例分析1.引入案例：一字之差兩人“升降”2.課堂練習示例：（1）××廠黨委第×次政工會議記錄（2）××公司會議記錄（3）××學院2002年第二次會議記錄（4）××公司會議記錄模板開心地訓練吧！你將來辦理會議一定很棒。課堂訓練第三節會議信息服務一、會議信息的概念與作用1.概念。會議信息是指有關會議召開的各種情況。會議信息通常表現為會議通知、會議簡報、會議紀要、會議報道，以及會議的傳達提綱、要點等形式。2.作用。會議信息具有交流、深化、反饋、決策依據、儲存備查等作用。會議信息的收集要本著“準確、及時、全面、適用”的原則，通過會議的正式報告、研討會上的討論發言、與會者的議案以及會下的廣泛交談，隨時獲取有價值的信息，供領導者參考或供會議交流。二、會議信息的原則各種會議記錄，如主席團會議記錄、團長會議記錄、分組會議記錄等。召集各團組聯絡員碰頭會，匯總情況。收集代表的提案、發言稿、書面建議等。統計分析與會者的簽到、報到信息。三、獲取會議信息的渠道會議信息工作的基本程序是：記錄核實匯總整理與篩選編寫發送或歸檔。四、會議信息工作的程序五、會議信息編發的形式會議信息編發的主要形式是會議簡報或情況反映。會議簡報是會議情況的簡要報告，一般情況下以正面反映會議情況為多，印發范圍也較寬。情況反映是會議代表對會議情況的反映，帶有一定的內部性，主要反映與會人員對一些重要問題、原則問題的表態性意見，對某些重要問題的不同看法，對當前存在問題的分析與建議，對某些問題比較深刻的見解等，印發范圍較窄。六、會議簡報的特點具有“簡、真、新、快”的特點。簡報編寫時要力求精辟簡短、真實性和新聞性、編發速度很快。七、會議簡報的結構模式（1）報頭。報頭位于簡報首頁的上方約占三分之一的版面，包括：編號、保密要求、簡報名稱、期號、編印機構、印發日期。（2）報身。一般包括：標題、按語、正文（3）報尾。位于簡報末頁的下端，以兩條平行橫線相夾。左側注明簡報的發送對象和范圍，右側注明印刷份數，即“共印×××份”。八、會議信息的對外宣傳方式由會議秘書撰寫新聞報道稿件經領導者審閱后可向媒體發送；在會議召開期間，邀請有關報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發布消息；在會議結束時，召開記者報告會，由會議領導者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。案例分析1.引入案例：工作簡報2.課堂練習示例：（1）綜合性會議簡報：APEC投資博覽會新聞發布會在北京舉行（2）專題性會議簡報：代表建議市民帶薪接受終身教育開心地訓練吧！你將來辦理會議一定很棒。課堂訓練第四節會議旅游、娛樂與陪同服務一、會議期間安排旅游、娛樂活動的意義任何一個成功的會議都需要有休閑活動安排，一方面使會議有張有弛，促進會議成功；另一方面，為與會者增加溝通的機會，加強交流。二、會議期間旅游服務主要內容1、內容旅游信息；統一安排一到兩次的集體活動2、類型導購、觀光3、組織管理組織制定旅游活動的組織日程擬訂詳細的旅游計劃。協調管理與餐飲部門的聯系與旅行社的合作安全與開支管理三、會議期間娛樂服務的安排要點1、項目選擇2、注意事項內容和形式配合會議活動的主題。適當照顧與會者的興趣。尊重與會者的宗教信仰和風俗習慣。體現民族特色和傳統文化。具體時間組織工作注意事項四、會議期間陪同服務的意義1、意義和作用表達尊重和友好便于溝通和交流提供方便和保障2、規格3、落實陪同人員4、準備5、方式和要求案例分析1.引入案例：聯歡會為何不歡而散？2.課堂練習示例：2005浙江旅游職業教育會議在金華召開開心地訓練吧！你將來辦理會議一定很棒。課堂訓練第五節會議餐飲服務

一、會議餐飲服務的意義餐飲服務是會議進行階段服務中不可或缺的組成部分。會議與餐飲相結合常被稱為宴會。會議餐飲主要作用有：（1）禮儀作用。如東道主舉行歡迎宴會、客人答謝宴會等。（2）溝通作用。賓主雙方利用宴會的場合和機會，溝通信息、交換意見、商談工作、發表演講，是當前宴會活動的一個重要特點。（3）招待慶賀作用。（4）融洽感情作用。確定宴請對象確定邀請范圍確定宴會規格和形式確定宴會時間和地點確定主持人和致辭人二、宴會的準備。發出邀請擬定菜單宴會廳的布置合理安排桌次和座次。三、宴會的程序。迎賓入場宣布宴會開始介紹主要來賓致辭祝酒散宴和送別。案例分析1.引入案例：致詞時有菜端出2.課堂練習示例：宏遠公司聯誼會宴請安排。開心地訓練吧！你將來辦理會議一定很棒。課堂訓練第六節會議交通服務一、會議交通服務的意義會議交通服務是對會議車輛進行科學調配以保證會議用車的工作。它直接關系到與會人員的集體活動、會議組織的工作需要、特殊用車的批準使用，應引起會議工作人員的高度重視，否則就不能保證重點，滿足需要，可能貽誤會議的正常活動，甚至造成開不成會的嚴重后果。二、會議交通服務的主要內容籌齊會議用車擬定會議用車制度和紀律合理調度會議用車確保會議進程按計劃實施對駕駛人員的管理對車輛的維修保養及汽油供應意外事故的應急處理措施等。三、會議車輛停放的管理控制好停車所需場地抓值勤民警或保安到崗碰頭會確定指揮停車辦法掌握車輛停放辦法。案例分析1.引入案例：大客車少了一輛2.課堂練習示例：白云公司辦公室主任介紹會議用車處理的方法開心地訓練吧！你將來辦理會議一定很棒。課堂訓練本章綜合練習龍飛公司年底為表示對客戶的謝意，召開了客戶聯誼會，會后共進晚餐。負責接待工作的秘書遠航根據上司的指示和宴會慣例，安排桌次座位。這次宴會共設3桌（圓桌），餐廳正面靠墻為主桌，編1號，靠入口處為2、3號，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來賓入席，遠航特意做了座位名簽，并擺放在桌上。但由于這次聯誼會時間緊，與會人員確定得晚，遠航在抄寫時漏了應編在主桌的一位重要客戶，結果致使該客戶入席時找不到座位，出現了十分尷尬的場面。問題：秘書遠航應如何做好宴請的組織安排工作？本章小結9、春去春又回，新桃換舊符。在那桃花盛開的地方，在這醉人芬芳的季節，愿你生活像春天一樣陽光，心情像桃花一樣美麗，日子像桃子一樣甜蜜。4月-254月-25Monday,April14,202510、人的志向通常和他們的能力成正比例。19:19:5019:19:5019:194/14/20257:19:50PM11、夫學須志也，才須學也，非學無以廣才，非志無以成學。4月-2519:19:5019:19Apr-2514-Apr-2512、越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯兒。19:19:5019:19:5019:19Monday,April14,202513、志不立，天下無可成之事。4月-254月-2519:19:5019:19:50April14,202514、ThankyouverymuchfortakingmewithyouonthatsplendidoutingtoLondon.ItwasthefirsttimethatIhadseentheToweroranyoftheotherfamoussights.IfI'dgonealone,Icouldn'thaveseennearlyasmuch,becauseIwouldn