連鎖藥店采購管理制度?一、總則（一）目的為加強連鎖藥店采購管理，規范采購行為，確保藥品及相關商品的質量，降低采購成本，提高經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于連鎖藥店總部及各門店的采購活動，包括藥品、醫療器械、保健品、中藥飲片、日用品等各類商品的采購。（三）基本原則1.質量第一原則：采購的商品必須符合國家法律法規、藥品標準及相關質量要求，確保消費者用藥安全有效。2.合法性原則：采購活動應嚴格遵守國家法律法規，依法簽訂采購合同，保障雙方合法權益。3.成本效益原則：在保證商品質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高企業經濟效益。4.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受內部監督和外部監管。二、采購組織與職責（一）采購部門設置連鎖藥店應設立專門的采購部門，負責統一采購業務。采購部門可根據業務需要，設置采購經理、采購專員等崗位。（二）采購部門職責1.制定采購計劃：根據連鎖藥店的經營目標、銷售情況和庫存狀況，制定年度、季度、月度采購計劃。2.供應商選擇與管理：負責供應商的開發、評估、選擇和日常管理，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核。3.采購談判與合同簽訂：與供應商進行采購談判，確定采購價格、交貨期、質量標準等條款，簽訂采購合同。4.采購訂單下達與跟蹤：根據采購合同下達采購訂單，跟蹤訂單執行情況，確保按時、按質、按量到貨。5.采購成本控制：通過市場調研、談判協商等方式，降低采購成本，提高采購效益。6.質量控制：協助質量管理部門對采購商品進行質量驗收，確保采購商品符合質量要求。7.信息管理：收集、整理、分析采購相關信息，為采購決策提供依據。（三）其他部門職責1.質量管理部門：負責對采購商品的質量進行驗收和監督，確保采購商品符合質量標準。2.銷售部門：及時向采購部門反饋市場需求和銷售情況，為采購計劃的制定提供參考。3.財務部門：負責審核采購合同、付款申請等，確保采購資金的合理使用和支付安全。三、采購流程（一）采購計劃制定1.銷售數據分析：采購部門每月定期收集各門店的銷售數據，分析商品銷售趨勢、庫存周轉率等指標。2.庫存盤點：定期組織各門店進行庫存盤點，了解庫存實際情況，確定庫存商品的數量、品種和質量狀況。3.采購計劃編制：根據銷售數據分析和庫存盤點結果，結合市場需求預測，采購部門編制年度、季度、月度采購計劃。采購計劃應明確采購商品的名稱、規格、數量、采購時間等內容。4.計劃審批：采購計劃編制完成后，提交采購部門負責人、財務部門負責人、連鎖藥店總經理進行審批。審批通過后的采購計劃作為采購活動的依據。（二）供應商選擇與評估1.供應商開發：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業展會、供應商推薦等，建立供應商資源庫。2.供應商篩選：根據采購商品的要求和供應商的基本情況，對供應商進行初步篩選，確定潛在供應商名單。3.供應商實地考察：對潛在供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、生產能力、信譽等情況。實地考察可由采購部門、質量管理部門等相關人員共同進行。4.供應商評估：根據實地考察結果，對供應商進行綜合評估，評估內容包括供應商的資質、產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面。評估可采用打分制，設定各項評估指標的權重，計算供應商的綜合得分。5.供應商選擇：根據供應商評估結果，選擇得分較高的供應商作為合格供應商，并與其建立合作關系。合格供應商名單應定期更新。（三）采購談判與合同簽訂1.采購談判準備：采購部門在與供應商談判前，應充分了解采購商品的市場價格、質量標準、供應商成本等信息，制定談判策略。2.采購談判：采購部門與供應商就采購價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款進行談判。談判過程中應堅持原則，爭取有利的采購條件。3.采購合同起草：談判達成一致后，采購部門起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括商品名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。4.合同審核：采購合同起草完成后，提交質量管理部門、財務部門等相關部門進行審核。審核內容包括合同條款的合法性、完整性、準確性等方面。審核通過后的采購合同方可簽訂。5.合同簽訂：采購合同經審核通過后，由連鎖藥店法定代表人或其授權代表與供應商簽訂合同。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門存檔。（四）采購訂單下達1.采購訂單生成：采購部門根據采購合同，生成采購訂單。采購訂單應明確采購商品的名稱、規格、數量、交貨期、交貨地點等信息。2.訂單審核：采購訂單生成后，提交采購部門負責人進行審核。審核內容包括訂單信息的準確性、完整性等方面。審核通過后的采購訂單方可下達。3.訂單下達：采購部門將審核通過的采購訂單發送給供應商，并要求供應商確認訂單。供應商確認訂單后，采購訂單生效。（五）采購訂單跟蹤1.建立跟蹤機制：采購部門應建立采購訂單跟蹤機制，定期跟蹤訂單執行情況，及時掌握供應商的生產進度、發貨情況等信息。2.進度跟蹤：采購部門可通過電話、郵件、傳真等方式與供應商溝通，了解訂單執行進度。如發現供應商存在延遲交貨、質量問題等情況，應及時與供應商協商解決。3.異常處理：對于采購訂單執行過程中出現的異常情況，如供應商無法按時交貨、商品質量不合格等，采購部門應及時采取措施進行處理。處理措施包括與供應商協商變更交貨期、要求供應商換貨或補貨、追究供應商違約責任等。（六）采購驗收1.驗收準備：采購商品到貨前，質量管理部門應做好驗收準備工作，包括制定驗收標準、準備驗收工具等。2.驗收實施：采購商品到貨后，質量管理部門按照驗收標準對采購商品的數量、質量、規格等進行驗收。驗收過程中應做好驗收記錄，包括商品名稱、規格、數量、到貨日期、驗收結果等信息。3.驗收結果處理：驗收合格的采購商品，質量管理部門應出具驗收合格報告，并辦理入庫手續。驗收不合格的采購商品，質量管理部門應及時通知采購部門，采購部門應與供應商協商解決，如退貨、換貨、補貨等。（七）采購付款1.付款申請：采購部門根據采購合同和驗收合格報告，填寫付款申請單，注明采購商品的名稱、規格、數量、金額、付款方式等信息。付款申請單應提交采購部門負責人、財務部門負責人、連鎖藥店總經理進行審批。2.付款審批：財務部門對付款申請單進行審核，審核內容包括采購合同的執行情況、驗收合格報告的真實性、付款金額的準確性等方面。審核通過后的付款申請單提交連鎖藥店總經理進行審批。3.付款執行：連鎖藥店總經理審批通過后，財務部門按照付款申請單的要求進行付款。付款方式可根據采購合同的約定選擇銀行轉賬、支票、匯票等方式。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：市場價格波動、市場供應短缺等因素可能導致采購成本增加或采購商品無法按時到貨。2.質量風險：供應商提供的商品質量不符合要求，可能導致消費者投訴、企業聲譽受損等風險。3.供應商風險：供應商破產、倒閉、違約等情況可能導致采購合同無法履行，采購商品無法按時到貨。4.法律風險：采購活動不符合國家法律法規要求，可能導致企業面臨法律訴訟、行政處罰等風險。（二）風險評估1.風險發生可能性評估：根據歷史數據、市場情況、供應商信譽等因素，評估風險發生的可能性，分為高、中、低三個等級。2.風險影響程度評估：根據風險對企業經營目標的影響程度，評估風險的影響程度，分為重大、較大、一般三個等級。3.風險矩陣確定：將風險發生可能性評估結果和風險影響程度評估結果相結合，形成風險矩陣，確定不同風險的等級。（三）風險應對措施1.市場風險應對措施：加強市場調研，關注市場價格波動和供應情況，建立價格預警機制和應急采購預案。與供應商簽訂長期合作協議，鎖定采購價格，確保采購商品的穩定供應。2.質量風險應對措施：加強供應商質量管理，嚴格審核供應商資質，定期對供應商進行質量評估。在采購合同中明確質量標準和違約責任，加強采購商品的驗收管理，確保采購商品符合質量要求。3.供應商風險應對措施：選擇多家合格供應商，避免過度依賴單一供應商。與供應商建立良好的合作關系，定期對供應商進行考核，及時發現和解決供應商存在的問題。在采購合同中約定違約責任，如供應商違約，應依法追究其責任。4.法律風險應對措施：加強法律法規學習，提高采購人員的法律意識。在采購活動中嚴格遵守國家法律法規，確保采購合同的合法性和有效性。建立法律審查機制，對采購合同等重要文件進行法律審查，避免法律風險。五、采購績效評估（一）評估指標設定1.采購成本：評估采購商品的價格水平，計算采購成本節約率。2.采購質量：評估采購商品的質量合格率，計算質量事故發生率。3.交貨期：評估供應商的交貨準時率，計算交貨延遲率。4.供應商滿意度：通過問卷調查等方式，評估供應商對采購部門的滿意度。5.采購效率：評估采購訂單的處理時間、采購周期等指標，計算采購效率提升率。（二）評估方法1.定期評估：采購部門每月或每季度對采購績效進行一次定期評估，收集相關數據，計算各項評估指標的得分。2.對比評估：將采購績效與歷史數據、同行業水平進行對比，分析采購績效的變化情況和存在的問題。3.綜合評估：根據各項評估指標的得分，對采購績效進行綜合評估，確定采購部門的績效等級。（三）評估結果應用1.績效反饋：將采購績效評估結果反饋給采購部門，使其了解自身工作的優點和不足，為改進工作提供依據。2.激勵措施：根據采購績效評估結果，對表現優秀的采購人員給予獎勵，如獎金、晉升、榮譽稱號等；對表現不佳的采購人員進行批評教育、培訓輔導或調整崗位。3.持續改進：針對采購績效評估中發現的問題，采購部門應制定改進措施，不斷優化采購流程，提高采購績效。六、采購信息管理（一）信息收集1.市場信息收集：采購部門應定期收集市場價格、市場供應、新產品信息等市場信息，為采購決策提供參考。市場信息收集可通過網絡搜索、行業報告、市場調研等方式進行。2.供應商信息收集：采購部門應建立供應商信息檔案，收集供應商的資質、產品質量、價格、交貨期、售后服務等信息。供應商信息收集可通過實地考察、供應商問卷調查、供應商年度評估等方式進行。3.采購訂單信息收集：采購部門應及時收集采購訂單的執行情況、到貨情況、驗收情況等信息，確保采購訂單的順利執行。采購訂單信息收集可通過采購訂單跟蹤系統、驗收報告等方式進行。（二）信息整理與分析1.信息整理：采購部門應定期對收集到的信息進行整理，分類歸檔，建立信息數據庫。信息數據庫應包括市場信息庫、供應商信息庫、采購訂單信息庫等。2.信息分析：采購部門應運用數據分析工具和方法，對整理后的信息進行分析，為采購決策提供支持。信息分析內容包括市場價格走勢分析、供應商績效分析、采購成本分析、采購質量分析等。（三）信息共享1.內部信息共享：采購部門應與質量管理部門、銷售部門、財務部門等內部部門共享采購