食品公司贈品管理制度?一、總則1.目的為規范公司贈品管理，有效控制贈品成本，確保贈品發放的合理性、公正性與合規性，提高品牌推廣效果和客戶滿意度，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及贈品管理的部門和人員，包括但不限于市場部、銷售部、客服部、采購部等。3.定義贈品：指公司為促進產品銷售、提升品牌知名度、回饋客戶等目的，免費向客戶、合作伙伴或其他相關方提供的食品及相關物品。贈品活動：包括但不限于促銷活動贈品、節日贈品、新品上市贈品、客戶忠誠度計劃贈品等各類以贈送贈品為手段的營銷活動。二、贈品計劃與預算管理1.贈品計劃制定市場部負責：結合公司年度營銷計劃、市場推廣目標、產品銷售策略以及競爭對手動態等因素，每年初制定年度贈品計劃草案。草案內容應涵蓋贈品類型、預計發放數量、發放時間、發放對象、贈品預算等。跨部門評審：年度贈品計劃草案提交后，由市場部牽頭組織銷售部、財務部、采購部等相關部門進行評審。各部門根據自身職責對計劃的合理性、可行性、成本效益等方面提出意見和建議。計劃調整：根據跨部門評審意見，市場部對年度贈品計劃草案進行修訂和完善，形成正式的年度贈品計劃，報公司管理層審批后執行。在執行過程中，如因市場變化、銷售情況等因素需要調整贈品計劃，應提前按照上述流程進行申請和審批。2.贈品預算編制財務部負責：依據年度贈品計劃，結合公司財務預算編制要求，負責編制年度贈品預算。贈品預算應明確各項贈品的費用明細，包括采購成本、運輸成本、倉儲成本、包裝成本、促銷活動費用等。預算審核與控制：財務部對贈品預算進行嚴格審核，確保預算的合理性和準確性。在贈品預算執行過程中，財務部應定期對預算執行情況進行監控和分析，及時發現并解決預算超支等問題。如遇特殊情況需要調整贈品預算，應按照公司財務預算調整流程進行申請和審批。三、贈品采購管理1.采購申請需求部門提出：根據年度贈品計劃，各需求部門（如市場部、銷售部等）提前向采購部提交贈品采購申請單。申請單應詳細注明贈品名稱、規格、數量、預計到貨時間、質量要求等信息。采購部審核：采購部收到采購申請單后，對申請內容進行審核。審核重點包括采購需求的合理性、與年度贈品計劃的一致性、庫存情況等。如發現問題，采購部應及時與需求部門溝通并進行調整。2.供應商選擇與管理供應商篩選：采購部負責建立合格供應商名錄，通過招標、詢價、比價、實地考察等方式，從眾多供應商中篩選出具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、交貨及時的供應商作為贈品采購的合作對象。供應商評估與考核：采購部定期對供應商進行評估和考核，評估指標包括產品質量、交貨期、售后服務、價格變動等方面。對于表現優秀的供應商，給予適當的獎勵和更多的合作機會；對于表現不佳的供應商，及時進行整改或淘汰。3.采購合同簽訂合同條款明確：采購部與選定的供應商簽訂采購合同，合同條款應明確雙方的權利和義務，包括贈品規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等內容。合同審核與備案：采購合同簽訂前，應提交給法務部進行審核，確保合同的合法性和合規性。審核通過后的合同由采購部負責備案，并按照合同約定執行。四、贈品倉儲管理1.倉庫規劃與布局合理規劃：根據贈品的種類、數量、特性等因素，對倉庫進行合理規劃和布局。劃分不同的存儲區域，如常溫區、冷藏區、冷凍區等，確保贈品存儲環境符合要求。標識清晰：對倉庫內的存儲區域進行標識，明確標注贈品的名稱、規格、批次、入庫時間等信息，便于查找和管理。2.入庫管理驗收標準：贈品到貨后，倉庫管理人員按照采購合同約定的質量標準進行驗收。驗收內容包括贈品的數量、規格、外觀、質量證明文件等。如發現贈品存在質量問題或數量不符等情況，應及時通知采購部和供應商進行處理。入庫登記：驗收合格的贈品辦理入庫手續，倉庫管理人員在庫存管理系統中進行入庫登記，記錄贈品的入庫時間、批次、數量、存儲位置等信息。3.庫存管理定期盤點：倉庫管理人員定期對贈品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。如發現賬實不符，應及時查明原因并進行調整。庫存預警：設定贈品庫存預警線，當庫存數量低于預警線時，倉庫管理人員及時通知采購部進行補貨，以確保贈品供應的連續性。庫存安全管理：加強倉庫的安全管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保贈品的質量安全。五、贈品發放管理1.發放流程需求部門申請：各需求部門根據營銷活動方案或客戶服務需求，填寫贈品發放申請單，注明發放對象、贈品名稱、規格、數量等信息，并提交給市場部或相關審批部門。審批環節：市場部或相關審批部門對贈品發放申請單進行審核，重點審核發放對象的資格、發放數量的合理性、與營銷活動方案的一致性等。審核通過后，報公司管理層審批。倉庫發貨：經審批同意后，倉庫管理人員根據贈品發放申請單進行發貨，填寫發貨記錄，注明發貨時間、發貨單號、贈品名稱、規格、數量、收貨單位等信息。簽收確認：贈品送達后，由接收方在贈品簽收單上簽字確認，確保贈品已準確無誤地發放到相應對象手中。2.發放對象管理明確發放對象范圍：根據不同的營銷活動目的和贈品類型，明確贈品發放對象的范圍，如消費者、經銷商、合作伙伴、員工等。確保發放對象符合公司的相關政策和規定。建立發放對象檔案：對于重要的發放對象，如長期合作的經銷商、大客戶等，建立發放對象檔案，記錄其基本信息、購買歷史、贈品領取記錄等，以便進行客戶關系管理和數據分析。3.發放記錄與統計詳細記錄：各部門應建立完善的贈品發放記錄臺賬，對每次贈品發放的時間、對象、數量、贈品名稱等信息進行詳細記錄。發放記錄應妥善保存，以備查詢和審計。定期統計分析：市場部或相關部門定期對贈品發放記錄進行統計分析，評估贈品發放效果，如銷售額增長情況、客戶滿意度提升情況、品牌知名度傳播效果等。根據統計分析結果，及時調整贈品發放策略和計劃。六、贈品成本核算與效益評估1.成本核算財務部負責：財務部定期對贈品成本進行核算，包括采購成本、運輸成本、倉儲成本、包裝成本、促銷活動費用等各項直接和間接成本。核算結果應準確反映贈品的實際成本支出情況。成本分析與控制：通過成本核算，分析贈品成本構成，找出成本控制的關鍵點。如發現某類贈品成本過高，應及時與采購部、市場部等部門溝通，采取措施降低成本，如優化采購渠道、調整贈品規格、減少不必要的包裝等。2.效益評估評估指標設定：建立贈品效益評估指標體系，主要指標包括銷售額增長、市場份額提升、客戶忠誠度提高、品牌知名度傳播效果等。根據不同的營銷活動目標，確定各項指標的權重和目標值。評估方法與周期：采用定性與定量相結合的評估方法，定期（如每月、每季度或每年）對贈品活動的效益進行評估。通過對比活動前后的相關數據，分析贈品活動對公司銷售業績、品牌形象等方面的影響。評估報告與決策支持：根據效益評估結果，撰寫評估報告，總結經驗教訓，為公司后續的贈品管理和營銷決策提供參考依據。對于效益顯著的贈品活動，可考慮在今后的營銷活動中繼續采用或優化；對于效益不佳的贈品活動，應及時分析原因，調整策略或停止執行。七、贈品監督與審計1.內部監督審計部門定期檢查：公司審計部門定期對贈品管理情況進行檢查，包括贈品計劃制定、采購、倉儲、發放等各個環節。檢查內容主要包括制度執行情況、流程合規性、成本控制、發放記錄準確性等方面。問題反饋與整改：審計部門對檢查中發現的問題及時進行反饋，并提出整改意見和建議。相關部門應按照要求進行整改，確保贈品管理工作規范有序。2.外部審計接受外部審計：公司應積極配合外部審計機構（如稅務審計、財務審計等）對贈品管理相關事項的審計工作。如實提供相關資料和信息，確保公司贈品管理符合法律法規和會計準則的要求。應對審計意見