鐵路文件資料管理制度?一、總則（一）目的為加強鐵路文件資料的規范化管理，確保文件資料的完整性、準確性、系統性和安全性，提高文件資料的利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于鐵路系統內各部門、各單位涉及的各類文件資料的管理，包括但不限于行政文件、技術文件、業務文件、會議文件、合同文件、檔案資料等。（三）管理原則1.集中統一管理原則：鐵路文件資料實行集中統一管理，明確歸口管理部門，確保文件資料的完整性和系統性。2.分級負責原則：按照文件資料的來源和性質，實行分級負責管理，明確各級管理人員的職責和權限。3.規范標準原則：建立健全文件資料管理的各項規章制度和操作流程，確保文件資料管理工作的規范化和標準化。4.安全保密原則：加強文件資料的安全保密管理，防止文件資料的泄露、丟失和損壞，確保文件資料的安全性和保密性。二、文件資料的分類與編號（一）分類1.行政文件：包括上級機關下發的文件、本單位制定的行政規章制度、工作計劃、工作總結、報告、請示、批復等。2.技術文件：包括鐵路工程設計文件、施工圖紙、技術規范、操作規程、技術標準、科研報告等。3.業務文件：包括運輸生產、安全管理、設備維護、物資采購、財務管理等方面的文件資料。4.會議文件：包括各類會議的通知、議程、報告、決議、紀要等。5.合同文件：包括鐵路建設、運輸、設備采購、技術服務等各類合同協議。6.檔案資料：包括本單位的歷史檔案、人事檔案、財務檔案、工程檔案等。（二）編號1.編號規則：文件資料的編號應遵循唯一性、系統性、穩定性和擴展性的原則，采用"年份+類別代碼+順序號"的編號方式。2.類別代碼：根據文件資料的分類，分別設定不同的類別代碼，如行政文件為"XZ"，技術文件為"JS"，業務文件為"YW"，會議文件為"HY"，合同文件為"HT"，檔案資料為"DA"等。3.順序號：按照文件資料的生成時間順序，依次編排順序號，位數根據實際需要確定。三、文件資料的起草與審核（一）起草1.文件資料的起草應明確主題、目的、依據和主要內容，確保文件資料的針對性和可操作性。2.起草部門應根據工作實際，認真調研，廣泛征求意見，確保文件資料的科學性和合理性。3.文件資料的起草應使用規范的語言文字，做到表述準確、邏輯嚴謹、格式統一。（二）審核1.文件資料起草完成后，應提交部門負責人進行審核。部門負責人應認真審核文件資料的內容、格式、語言文字等，確保文件資料符合相關要求。2.對于涉及多個部門的文件資料，應組織相關部門進行會簽，確保文件資料的協調性和一致性。3.文件資料審核通過后，應按照規定的程序進行審批和發布。四、文件資料的發布與歸檔（一）發布1.文件資料經審批通過后，應按照規定的方式進行發布。發布方式包括內部發文、電子郵件、網站發布等。2.內部發文應按照文件資料的級別和范圍，分別加蓋相應的印章，并進行編號登記。3.電子郵件和網站發布的文件資料應進行備份，并做好記錄。（二）歸檔1.文件資料發布后，應及時進行歸檔。歸檔工作應按照文件資料的分類和編號，進行整理和裝訂。2.歸檔文件資料應包括文件資料的原件、復印件、電子文檔等，確保文件資料的完整性。3.歸檔文件資料應建立檔案目錄，注明文件資料的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，便于查詢和利用。五、文件資料的保管與借閱（一）保管1.文件資料應存放在專門的檔案庫房內，確保檔案庫房的安全、干燥、通風和防火、防潮、防蟲、防盜等設施完好。2.檔案庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，并按照文件資料的類別和編號進行分類存放。3.定期對檔案庫房進行檢查和清理，確保檔案資料的安全和完好。（二）借閱1.因工作需要借閱文件資料的，應填寫借閱申請表，注明借閱文件資料的名稱、編號、日期、借閱期限等信息，并經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續。2.檔案管理部門應按照借閱申請表的內容，對借閱文件資料進行登記，并將文件資料借給借閱人。3.借閱人應妥善保管借閱的文件資料，不得轉借他人，不得擅自涂改、復印、摘錄、銷毀文件資料。4.借閱期限屆滿后，借閱人應及時歸還借閱的文件資料，并到檔案管理部門辦理歸還手續。六、文件資料的保密與銷毀（一）保密1.加強文件資料的保密管理，明確保密責任，嚴格保密制度，防止文件資料的泄露。2.對于涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的文件資料，應按照相關法律法規和規定進行保密管理。3.對接觸和處理文件資料的人員進行保密教育，提高保密意識，防止因人為因素導致文件資料的泄露。（二）銷毀1.文件資料超過保管期限或已失去保存價值的，應按照規定進行銷毀。2.銷毀文件資料應填寫銷毀申請表，注明銷毀文件資料的名稱、編號、日期、數量等信息，并經部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審核。3.檔案管理部門應按照銷毀申請表的內容，對擬銷毀的文件資料進行核對，并組織專人進行銷毀。4.銷毀文件資料應采用適當的方式，如焚燒、粉碎等，確保文件資料無法恢復。5.銷毀文件資料時，應進行記錄，注明銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并將記錄存檔。七、文件資料的信息化管理（一）建立文件資料數據庫1.利用信息技術手段，建立鐵路文件資料數據庫，實現文件資料的電子化管理。2.文件資料數據庫應包括文件資料的基本信息、內容摘要、存儲位置、保管期限等信息，便于查詢和利用。（二）文件資料的電子化處理1.對紙質文件資料進行掃描、錄入等電子化處理，形成電子文檔，并與紙質文件資料進行關聯。2.電子文檔應按照文件資料的分類和編號進行存儲，確保電子文檔的規范性和系統性。（三）信息化系統的應用1.利用信息化系統，實現文件資料的起草、審核、發布、歸檔、借閱、保密、銷毀等全過程的信息化管理。2.信息化系統應具備權限管理、流程控制、數據備份、安全審計等功能，確保文件資料管理工作的高效、規范和安全。八、監督與檢查（一）監督機制建立健全文件資料管理的監督機制，定期對文件資料管理工作進行檢查和評估，確保文件資料管理工作的規范和有效。（二）檢查內容1.文件資料的起草、審核、發布、歸檔、借閱、保密、銷毀等環節的執行情況。2.文件資料的分類、編號、保管、利用等情況。3.檔案庫房的安全、衛生等情況。4.信息化系統的