裝飾公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強裝飾公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司經營管理、業務拓展、企業文化建設等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在各項工作中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數據、聲像等不同形式的檔案。（三）檔案管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案管理的規范化、標準化。2.完整性原則：全面收集、整理公司各項工作中形成的檔案，保證檔案的齊全完整。3.準確性原則：對檔案內容進行認真審核，確保檔案信息真實、準確。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：優化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司各部門及員工查閱利用檔案。二、檔案管理職責（一）綜合管理部職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，進行檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、統計等工作。3.建立健全檔案檢索系統，編制檔案檢索工具，提高檔案查閱效率。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，對失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經批準后組織實施。5.負責檔案的信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理的現代化水平。6.對公司各部門的檔案管理工作進行指導、監督和檢查，定期組織檔案業務培訓，提高檔案管理人員的業務素質。7.積極開發利用檔案信息資源，為公司領導決策、業務工作開展提供檔案資料支持和服務。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的完整、準確、及時。2.明確一名檔案兼職管理人員，負責本部門檔案管理的日常工作，并接受綜合管理部的業務指導和監督。3.嚴格執行公司檔案管理制度，按照規定的時間和要求向綜合管理部移交檔案。4.積極配合綜合管理部做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協助。（三）員工職責1.員工在工作中應妥善保管好自己形成的各類文件資料，按照檔案管理要求及時整理、移交。2.積極配合公司檔案管理工作，在檔案收集、整理、歸檔等過程中提供真實、準確的信息和資料。3.遵守檔案查閱利用規定，不得擅自查閱、復制、銷毀檔案，不得泄露檔案機密信息。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會決議、董事會決議、公司章程、營業執照、資質證書、榮譽證書等；公司各項規章制度、工作計劃、總結、報告、會議紀要、大事記等；人事檔案、勞動合同、薪酬福利、培訓記錄、績效考核等；行政公文、函件、通知、簡報等；公司固定資產管理文件、辦公用品采購與管理文件等。2.業務管理類：包括裝飾工程合同、預算書、設計圖紙、效果圖、施工組織設計、工程變更記錄、工程進度報表、工程驗收報告、客戶反饋意見等；裝飾材料采購合同、供應商資料、材料檢驗報告、材料價格信息等；市場調研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶信息資料等。3.財務管理類：包括財務預算、決算報告、財務報表、會計憑證、賬簿、審計報告、稅務資料等。4.項目檔案類：按照具體裝飾工程項目進行分類，每個項目檔案包括項目前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等，詳細記錄項目從承接、設計、施工到交付使用的全過程。5.聲像檔案類：包括公司重大活動、工程施工現場、產品展示等方面的照片、錄像、錄音等資料。6.電子檔案類：存儲在電子介質上的各類文件、資料、數據等，包括辦公自動化系統生成的文件、電子郵件、電子文檔等。（二）檔案編號1.檔案編號采用分類編號法，由類別代碼、年份代碼、順序號組成。2.類別代碼：按照檔案分類設置，如行政管理類用"xZ"表示，業務管理類用"YW"表示，財務管理類用"CW"表示，項目檔案類用"xM"表示，聲像檔案類用"Sx"表示，電子檔案類用"DZ"表示。3.年份代碼：采用公元紀年的后兩位數字表示，如2023年表示為"23"。4.順序號：按照檔案形成的先后順序依次編號，用三位數字表示，如第1份檔案編號為"001"。5.示例：一份2023年形成的行政管理類文件，檔案編號為"xZ23001"；一份2022年的項目檔案，編號為"xM22001"。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在履行職責過程中形成的文件、資料、圖表、數據、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協議、意向書等文件。3.公司員工個人在工作中形成的有保存價值的文件、資料，如工作成果報告、技術總結、獲獎證書等。4.公司舉辦的各類會議、活動、培訓等形成的文件、資料、記錄。5.其他與公司經營管理、業務活動相關的具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，定期對本部門形成的檔案材料進行收集、整理，確保檔案材料的齊全完整。2.檔案材料應真實、準確、規范，簽字蓋章手續完備，字跡清晰，紙張優良。3.對于重要的文件、資料，應及時收集并進行備份，防止丟失。4.聲像檔案應注明拍攝時間、地點、人物、內容等信息，確保圖像清晰、聲音完整。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.按照檔案分類標準進行分類整理，做到分類科學、排列有序。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件性質、時間順序進行分類整理，將同一類別的文件集中在一起，依次排列編號。2.業務管理類檔案：根據項目、業務環節等進行分類，如裝飾工程檔案按照項目階段分為項目前期、施工過程、竣工驗收等類別，每個類別下再按照文件內容進行細分整理。3.財務管理類檔案：按照會計年度、會計科目等進行分類整理，將會計憑證、賬簿、報表等分別裝訂成冊，并編制相應的目錄。4.項目檔案類：按照單個項目進行整理，將項目前期文件（如項目立項批復、可行性研究報告等）、施工過程文件（如施工圖紙、技術交底、工程變更等）、竣工驗收文件（如竣工驗收報告、質量評估報告等）依次排列，編目裝訂。5.聲像檔案類：按照內容、時間等進行分類整理，將照片、錄像、錄音等資料分別整理，并附上文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息。6.電子檔案類：按照電子文件的類別、時間等進行分類整理，建立電子文件目錄數據庫，確保電子文件的存儲規范、檢索方便。五、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.行政管理類檔案：一般應在文件形成后的次年上半年歸檔。2.業務管理類檔案：裝飾工程檔案應在工程竣工驗收后三個月內歸檔；其他業務檔案應在業務活動結束后的一個月內歸檔。3.財務管理類檔案：會計憑證、賬簿應在會計年度終了后，由財務部門保管一年，期滿后移交綜合管理部歸檔；財務報表、審計報告等應在編制或出具后的一個月內歸檔。4.項目檔案類：應在項目結束后的兩個月內歸檔。5.聲像檔案類：應在活動結束后的半個月內整理歸檔。6.電子檔案類：應定期進行歸檔，確保電子文件的及時存儲和備份。（二）歸檔程序1.各部門檔案兼職管理人員對整理好的檔案進行初步審核，確保檔案材料齊全、完整、準確。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數量、題名、日期等信息，一式兩份，雙方簽字確認。3.將檔案移交清單和檔案一并提交給綜合管理部檔案管理人員。4.綜合管理部檔案管理人員對接收的檔案進行再次審核，符合要求的予以接收，并在檔案移交清單上簽字蓋章，一份留存，一份返還給移交部門。5.綜合管理部檔案管理人員按照檔案分類編號規則對歸檔檔案進行編號、上架存放，建立檔案臺賬。六、檔案的保管（一）保管場所1.公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設備、防火防盜設備等，確保檔案存放安全。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質檔案應分類存放于檔案柜或貨架上，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。2.聲像檔案應采用光盤、磁帶等介質進行存儲，并建立相應的存儲目錄，注明檔案內容、存儲介質編號、存儲時間等信息。3.電子檔案應進行備份存儲，采用磁盤陣列、磁帶庫、光盤塔等存儲設備，確保電子檔案的安全性和可靠性。同時，建立電子檔案備份管理制度，定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司發展有長遠利用價值的檔案，如公司章程、營業執照、資質證書、重大合同協議、財務決算報告等，應永久保管。3.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，如公司年度工作計劃、總結、重要會議記錄、一般性業務合同等，應長期保管。4.短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案，如一般性文件、資料、臨時性報表等，應短期保管。（四）檔案清查1.綜合管理部應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。2.清查內容包括檔案的數量、保管狀況、利用情況等，對清查中發現的問題及時進行處理。3.建立檔案清查記錄，詳細記錄清查時間、范圍、結果等信息，并將清查記錄歸檔保存。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交給綜合管理部。2.查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經公司分管領導批準。3.公司外部單位查閱檔案，應持有單位介紹信或相關證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經公司綜合管理部負責人審核，報公司分管領導批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員憑批準后的《檔案查閱申請表》到綜合管理部檔案庫房查閱檔案。2.檔案管理人員應按照查閱申請表的要求，提供相應的檔案，并在查閱現場進行監督，確保查閱人員遵守檔案查閱規定。3.查閱人員不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上做任何標記。如需復印、復制檔案，應經檔案管理人員同意，并在規定的范圍內使用。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員對歸還的檔案進行核對，確認無誤后辦理歸還手續。（三）利用服務1.綜合管理部應積極為公司各部門及員工提供檔案利用服務，根據查閱人員的需求，及時準確地提供檔案資料。2.對于利用檔案開展工作的部門或員工，綜合管理部可提供必要的協助，如對檔案內容進行解讀、提供相關數據統計等。3.鼓勵檔案管理人員對檔案信息進行分析研究，挖掘檔案價值，為公司領導決策、業務發展提供參考依據。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、相關業務部門人員等。負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標準1.依據檔案保管期限表，對到期檔案進行鑒定，確定檔案是否仍有保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應從檔案內容的真實性、完整性、準確性等方面進行綜合評估，確保鑒定結果準確無誤。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經公司分管領導批準后，由綜合管理部組織實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監督，確保銷毀工作徹底、合規。5.銷毀完畢后，在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期、方式、監銷人等信息，并將《檔案銷毀申請表》歸檔保存。九、檔案的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，保守檔案機密信息，不得擅自泄露檔案內容。2.對涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等重要檔案，應采取加密存儲、限制查閱權限等保密措施。3.查閱檔案時，如涉及機密信息，查閱人員應簽訂保密協議，承諾對查閱的檔案內容予以保密。4.檔案管理人員在工作中如發現檔案機密信息有泄露風險，應及時采取措施，并向上級報告。（二）安全制度1.加強檔案庫