裝修公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。本制度適用于公司各部門及全體員工。（二）適用范圍本制度所指檔案包括公司在經營管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（三）檔案管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統性。2.分類管理原則：按照檔案的來源、內容、形式等進行分類，便于管理和查找。3.保密原則：嚴格遵守國家有關保密規定，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分發揮檔案的作用，為公司各項工作提供便利。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，包括收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統計和銷毀等工作。3.負責檔案信息的開發利用，為公司提供檔案查詢、借閱等服務。4.指導和監督各部門的檔案管理工作，對兼職檔案員進行培訓和考核。（二）各部門1.設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交綜合管理部。2.嚴格按照檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.積極配合綜合管理部開展檔案管理工作，提供必要的支持和協助。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、規章制度、會議紀要、工作計劃、總結、報告等。2.人事管理類：員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同、人事檔案等。3.財務管理類：財務預算、決算、報表、審計報告、稅務資料等。4.業務管理類：裝修項目合同、設計圖紙、工程預算、施工方案、工程進度記錄、竣工驗收資料等。5.市場營銷類：市場調研報告、客戶信息、營銷活動策劃與執行資料等。6.其他類：包括公司榮譽證書、資質證書、固定資產檔案、聲像檔案等。（二）檔案編號1.采用分類編號法，對每一類檔案進行編號。編號由字母和數字組成，字母表示檔案類別，數字表示該類檔案的順序號。2.例如：行政管理類檔案編號為xZ，人事管理類檔案編號為RS，財務管理類檔案編號為CW，業務管理類檔案編號為YW，市場營銷類檔案編號為SY，其他類檔案編號為QT。3.每一類檔案的編號應連續，不得重復。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作中形成的各類文件、資料、圖表、聲像等材料，均應及時收集歸檔。2.員工個人在工作中形成的與公司業務相關的重要文件、資料，如設計圖紙、工程方案等，應在完成工作后及時提交給所在部門兼職檔案員。3.外來文件，如政府部門文件、合作單位文件等，凡與公司業務有關的，應及時收集歸檔。（二）收集時間1.各部門兼職檔案員應定期（每月）收集本部門的檔案材料，并及時移交綜合管理部。2.對于重要的臨時性文件、資料，應在事件結束后一周內收集歸檔。（三）整理要求1.綜合管理部檔案管理人員對接收的檔案材料進行整理，按照檔案分類標準進行分類。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.對破損、褪色的檔案材料進行修復或復制，保持檔案的完整性。4.按照檔案裝訂要求，將每份檔案材料裝訂成冊，確保整齊、牢固。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的檔案應及時歸檔，放入相應的檔案柜中，并在檔案目錄清單上注明存放位置。2.檔案管理人員應定期對檔案進行核對，確保檔案的存放位置準確無誤。（二）保管1.公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關規定。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應進行備份，存儲在不同的介質上，并定期進行數據維護，確保數據的安全和完整。六、檔案的借閱與利用（一）借閱權限1.公司內部員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理借閱手續。2.涉及重要機密的檔案，需經公司分管領導批準后方可借閱。3.外單位人員因工作需要查閱公司檔案，須持有單位介紹信，經公司分管領導批準后，由綜合管理部指定專人陪同查閱。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[x]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。2.重要檔案的借閱期限根據具體情況確定，最長不得超過[x]個工作日。（三）借閱要求1.借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。2.借閱人應在規定的借閱期限內歸還檔案，如需延期歸還，應提前辦理續借手續。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，如發現問題，應及時查明原因并追究借閱人的責任。（四）利用服務1.綜合管理部應積極為公司各部門提供檔案利用服務，根據工作需要及時提供相關檔案資料。2.檔案管理人員應根據公司的中心工作和實際需求，對檔案信息進行整理、分析和研究，為公司領導決策提供參考依據。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[x]年）和短期（[x]年）。2.鑒定工作應組成鑒定小組，由綜合管理部負責人、檔案管理人員及相關部門兼職檔案員參加。3.鑒定小組根據檔案的價值和歷史意義，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對已過保管期限且無保存價值的檔案，經鑒定小組審核、公司分管領導批準后，進行銷毀處理。2.檔案銷毀應填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數量、保管期限等信息。3.檔案銷毀應在指定的地點進行，由專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，應在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并將申請表存檔。八、檔案的統計與移交（一）統計1.檔案管理人員應建立檔案統計臺賬，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用、鑒定、銷毀等情況進行統計。2.定期向上級主管部門報送檔案統計報表，及時反映公司檔案管理工作的基本情況。（二）移交1.公司因機構調整、業務劃轉等原因，需要進行檔案移交的，應按照國家有關規定辦理檔案移交手續。