行政公司采購管理制度?一、總則1.目的為規范公司采購行為，加強采購管理，降低采購成本，保證采購質量，提高采購效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有行政物資、辦公用品、設備及服務的采購活動。3.采購原則按需采購原則：根據公司實際需求進行采購，避免盲目采購和重復采購。質量優先原則：確保所采購的物資、設備及服務符合質量要求，滿足公司運營需要。成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商都有平等的機會參與競爭。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律的規定，不得接受供應商的賄賂或不正當利益。二、采購組織與職責1.采購決策機構采購委員會：由公司高層管理人員組成，負責審議和決策重大采購項目、采購政策及采購預算等事項。職責：制定和修訂采購政策與制度。審批年度采購預算。審議重大采購項目的采購方案和供應商選擇。監督采購活動的執行情況。2.采購執行部門采購部：作為公司采購的執行部門，負責具體采購業務的實施。職責：制定采購計劃和采購方案。尋找、篩選、評估和選擇供應商。組織采購談判，簽訂采購合同。跟進采購訂單的執行情況，確保按時、按質、按量到貨。建立和維護供應商檔案及采購合同檔案。定期分析采購數據，提出改進采購工作的建議。3.需求部門公司各部門：作為采購需求的提出者，負責明確本部門的采購需求，并配合采購部完成采購工作。職責：根據工作需要，及時、準確地向采購部提交采購申請。參與采購需求的評審和供應商的選擇。協助采購部進行采購合同的簽訂和驗收工作。對采購物資和服務的使用情況進行反饋和評價。三、采購流程1.采購申請需求部門根據工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、預算金額、需求日期等信息，并經部門負責人審核簽字后提交給采購部。緊急采購申請：對于因突發情況急需采購的物資或服務，需求部門可填寫《緊急采購申請表》，經部門負責人和分管領導批準后直接提交給采購部。采購部應優先處理緊急采購申請。2.采購審批采購部收到采購申請后，對申請內容進行初步審核，核實采購需求的合理性、預算的準確性等。對于不符合要求的采購申請，及時與需求部門溝通并要求其修改完善。根據采購金額和性質，按照公司授權審批制度進行審批：一般采購項目：采購金額在[具體金額]以下的，由采購部經理審批。較大采購項目：采購金額在[具體金額]至[具體金額]之間的，由采購部經理審核后報分管領導審批。重大采購項目：采購金額在[具體金額]以上的，由采購部經理審核，經采購委員會審議通過后報公司總經理審批。3.采購計劃制定采購部根據已批準的采購申請，結合庫存情況和市場供應情況，制定詳細的采購計劃。采購計劃應包括采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、采購時間、采購方式、預算金額等內容。對于批量采購或有長期合作需求的物資或服務，采購部應提前與供應商進行溝通，確定采購周期、價格調整機制等條款，并將相關信息納入采購計劃。4.供應商選擇與管理采購部通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，并收集供應商的相關信息，包括公司概況、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等。對潛在供應商進行評估和篩選：初步篩選：根據采購需求和供應商提供的信息，對潛在供應商進行初步篩選，排除明顯不符合要求的供應商。實地考察：對于通過初步篩選的供應商，采購部可組織相關人員進行實地考察，了解供應商的生產經營狀況、質量管理體系、生產能力等情況，評估其是否具備滿足公司采購需求的能力。綜合評估：采購部從質量、價格、交貨期、售后服務等多個維度對供應商進行綜合評估，根據評估結果確定合格供應商名單，并建立供應商檔案。與合格供應商簽訂采購合同：明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂后，應及時將合同副本提交給相關部門存檔。定期對供應商進行評估和管理：采購部定期收集公司內部對供應商產品質量、交貨期、售后服務等方面的反饋意見，對供應商進行績效評估。對于表現優秀的供應商，可給予適當的獎勵或增加合作機會；對于表現不佳的供應商，應及時進行溝通和整改，如仍無法滿足要求，可考慮淘汰該供應商。5.采購實施采購部根據采購計劃向選定的供應商發送采購訂單，明確采購物資或服務的詳細要求、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單應經采購部經理審核后加蓋公司公章或合同專用章。供應商收到采購訂單后，應確認訂單內容并及時回復采購部。如供應商對訂單有任何疑問或異議，應在規定時間內與采購部溝通協商解決。采購部跟蹤采購訂單的執行情況，及時了解物資或服務的生產進度、運輸情況等。對于可能影響交貨期的問題，采購部應提前與供應商溝通協調，采取相應的措施確保按時交貨。6.驗收與付款物資或服務到貨后，采購部應及時通知需求部門進行驗收：需求部門根據采購合同和相關標準對到貨物資或服務進行驗收，填寫《驗收單》，詳細記錄驗收情況，包括物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量狀況等。驗收合格后，需求部門負責人在《驗收單》上簽字確認。對于驗收不合格的物資或服務，需求部門應及時通知采購部與供應商協商處理。供應商應負責更換、補貨或采取其他補救措施，直至驗收合格為止。采購部根據驗收結果和采購合同辦理付款手續：采購部收集整理相關付款憑證，包括采購合同、驗收單、發票等，填寫《付款申請表》，經采購部經理審核后報財務部門審核。財務部門按照公司財務管理制度對付款申請進行審核，審核通過后報公司領導審批。公司領導審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間向供應商支付貨款。四、采購方式1.集中采購適用范圍：對于通用性強、需求量較大、采購頻率較高的物資或服務，如辦公用品、辦公設備、勞保用品等，可采用集中采購方式。采購流程：由采購部統一組織實施采購活動，制定集中采購計劃，選擇供應商，簽訂采購合同，并負責集中采購物資或服務的驗收、付款等工作。2.分散采購適用范圍：對于因特殊需求、地域限制或時效性要求等原因，不適合采用集中采購的物資或服務，可采用分散采購方式。采購流程：由需求部門根據采購申請自行組織采購活動，選擇供應商，簽訂采購合同，并負責采購物資或服務的驗收、付款等工作。需求部門應在采購完成后及時將采購情況報采購部備案。3.招標采購適用范圍：對于金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目，如大型設備采購、工程項目采購等，應采用招標采購方式。采購流程：采購部編制招標文件，明確采購項目的技術要求、商務條款、評標標準等內容。發布招標公告，邀請潛在供應商參與投標。組織開標、評標和定標：采購部按照招標文件規定的時間和地點組織開標，由評標委員會對投標文件進行評審，根據評標結果確定中標供應商。簽訂采購合同：采購部與中標供應商簽訂采購合同。4.詢價采購適用范圍：對于采購金額較小、技術規格簡單、市場供應充足的物資或服務，可采用詢價采購方式。采購流程：采購部向多家供應商發出詢價函，要求供應商在規定時間內報價。收集供應商的報價文件，對各供應商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、信譽良好的供應商作為成交供應商。與成交供應商簽訂采購合同。5.單一來源采購適用范圍：符合下列情形之一的采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的。發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購流程：采購部填寫《單一來源采購申請表》，詳細說明采用單一來源采購方式的理由和依據，并附上相關證明材料。經采購部經理審核后報分管領導審批，必要時需經采購委員會審議通過。采購部與單一供應商進行談判，確定采購價格、交貨期、質量標準等條款，并簽訂采購合同。五、采購預算管理1.采購預算編制采購部每年年底根據公司年度經營計劃和各部門的采購需求，編制下一年度的采購預算草案。采購預算草案應包括采購項目、采購數量、采購金額、采購時間等內容。采購部將采購預算草案提交給財務部門，財務部門結合公司財務狀況和資金安排，對采購預算草案進行審核和調整，形成年度采購預算方案。年度采購預算方案經公司領導審批后下達給采購部，采購部應嚴格按照預算方案組織采購活動。2.采購預算執行采購部在采購過程中應嚴格控制采購支出，確保采購金額不超過預算。如因特殊原因需要調整采購預算，采購部應填寫《采購預算調整申請表》，詳細說明調整的原因、調整金額及調整后的預算安排，并按照公司授權審批制度進行審批。財務部門定期對采購預算的執行情況進行監控和分析，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。如發現采購預算執行偏差較大，應及時與采購部溝通，共同采取措施進行糾正。3.采購預算考核公司建立采購預算考核制度，對采購部的采購預算執行情況進行考核。考核指標包括采購預算執行率、采購成本控制情況、采購質量達標情況等。采購部應定期向公司領導匯報采購預算執行情況，對于預算執行情況較好的部門和個人，給予適當的獎勵；對于預算執行情況較差的部門和個人，進行通報批評，并要求其分析原因，提出改進措施。六、采購風險管理1.風險識別與評估采購部定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。針對識別出的風險，采購部應分析其發生的可能性和影響程度，并制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施市場風險應對措施：密切關注市場動態，及時了解市場價格波動情況，通過與供應商簽訂長期合同、套期保值等方式降低市場風險。供應商風險應對措施：加強對供應商的管理和評估，建立供應商備用機制，定期對供應商進行實地考察和績效評估，降低因供應商原因導致的采購風險。質量風險應對措施：嚴格把控采購質量，加強對采購物資或服務的檢驗和驗收工作，要求供應商提供質量保證文件，對不合格產品及時進行退換貨處理。合同風險應對措施：規范采購合同的簽訂和管理，明確雙方的權利和義務，加強對合同執行情況的跟蹤和監督，及時處理合同糾紛。付款風險應對措施：嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間付款，加強對付款憑證的審核，防范因付款不當導致的財務風險。3.風險監控與預警采購部建立風險監控機制，定期對采購風險進行監控和評估，及時發現風險變化情況。設置風險預警指標，當風險指標達到預警值時，及時發出預警信號，采購部應采取相應的措施進行風險應對，防止風險擴大。七、采購信息管理1.采購信息收集采購部應建立廣泛的采購信息收集渠道，包括網絡平臺、行業雜志、供應商推薦、市場調研等，及時收集與采購相關的市場信息、產品信息、供應商信息等。采購部定期對收集到的采購信息進行整理和分析，為采購決策提供參考依據。2.采購信息共享采購部應將采購信息及時共享給相關部門，如需求部門、財務部門等，確保各部門對采購情況有充分的了解。建立采購信息管理系統，實現采購信息的電子化管理和共享，提高采購工作的效率和透明度。3.采購數據分析采購部定期對采購數據進行分析，包括采購金額、采購數量、采購頻率、供應商分布、采購成本等方面的分析。通過采購數據分析，總結采購工作中的經驗教訓，發現存在的問題和不足，提出改進采購工作的建議和措施，不斷優化采購流程和采購策略。八、監督與檢查1.內部監督公司內部審計部門定期對采購活動