公司傳真機管理制度?一、總則1.目的為加強公司傳真機的管理，確保傳真機的正常使用，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.管理職責行政部門負責傳真機的日常管理和維護，包括設備的安裝、調試、故障排除、耗材更換等，并監督員工正確使用傳真機。各部門負責人負責本部門員工使用傳真機的管理和指導，確保員工按照規定使用傳真機。二、傳真機的使用1.使用流程發送傳真發送傳真前，先確認對方傳真號碼的準確性。將需要發送的文件整理好，放置在傳真機的進紙口。撥打對方傳真號碼，聽到傳真信號后，按傳真機上的"傳真"鍵，開始發送傳真。發送過程中，傳真機顯示屏會顯示發送進度，發送完成后，會打印出傳真報告。接收傳真傳真機接收傳真時，會自動打印出傳真內容。接收完成后，及時取出傳真文件，并在傳真記錄簿上登記相關信息，包括傳真號碼、發送時間、傳真主題、接收人等。將傳真文件按照部門或類別進行分類整理，以便后續查閱。2.使用規范傳真機僅限用于公司業務相關的文件傳輸，嚴禁發送與工作無關的私人傳真。發送傳真時，應確保文件內容清晰、完整，避免因文件質量問題導致對方無法接收或接收不清。接收傳真后，收件人應及時處理，不得拖延，如需轉發給其他部門或人員，應做好交接記錄。不得隨意更改傳真機的設置，如傳真號碼、接收模式等，如有特殊需求，需向行政部門申請。三、傳真機的維護與保養1.日常維護每天使用完畢后，應及時清理傳真機的進紙口、出紙口和傳真頭，去除紙屑和灰塵，防止堵塞。定期檢查傳真機的電源線、數據線是否連接正常，如有松動應及時插好。每月對傳真機進行一次功能測試，確保傳真機各項功能正常。2.耗材更換傳真機的耗材主要包括傳真紙、墨盒、硒鼓等，應根據使用情況及時更換。更換耗材時，應使用與傳真機型號匹配的原裝耗材或經行政部門認可的優質兼容耗材，以保證傳真機的正常使用和打印質量。更換耗材后，應在設備維護記錄簿上記錄更換時間、耗材名稱和型號等信息。3.故障排除當傳真機出現故障時，如卡紙、無法接收或發送傳真等，應及時向行政部門報告。行政部門接到故障報告后，應盡快安排維修人員進行檢修，并記錄故障現象和維修情況。在維修期間，如因傳真機故障影響工作，可根據實際情況臨時調整工作方式，如使用其他傳真設備或采用電子郵件等方式進行文件傳輸。四、傳真記錄與存檔1.傳真記錄各部門應設立傳真記錄簿，對每一次傳真收發情況進行詳細記錄。傳真記錄簿應包括傳真日期、傳真號碼、發送/接收部門、發送/接收人、傳真主題、傳真頁數等內容。傳真記錄應字跡清晰、內容完整，便于查詢和追溯。2.存檔管理重要的傳真文件應進行存檔保存，存檔期限根據公司檔案管理制度執行。傳真文件的存檔應按照類別和時間順序進行整理，確保文件的完整性和可查閱性。電子傳真文件應及時備份，并存放在安全的存儲介質中，如服務器、移動硬盤等，以防止數據丟失。五、保密規定1.涉及公司機密信息的傳真文件，應嚴格按照公司保密制度進行處理，確保信息安全。2.在傳真文件傳輸過程中，要注意防止信息泄露，如避免在公共場合發送機密傳真，對機密傳真文件要妥善保管，防止他人未經授權獲取。3.嚴禁將涉及公司機密的傳真文件轉發給無關人員，如需共享，應按照公司規定的審批流程進行操作。六、培訓與考核1.培訓行政部門應定期組織員工進行傳真機使用培訓，確保員工熟悉傳真機的操作方法和注意事項。新員工入職時，應進行傳真機使用的專項培訓，使其盡快掌握傳真機的基本操作技能。培訓內容應包括傳真機的功能介紹、使用流程、日常維護、故障排除等方面。2.考核行政部門將對員工傳真機的使用情況進行不定期考核，考核內容包括傳真機操作的熟練程度、傳真記錄的完整性、傳真文件的處理及時性等。考核結果將作為員工績效評估的參考依據之一，對于違反傳真機管理制度的員工，將視情節輕重給予相應的處罰。七、處罰規定1.凡違反本制度規定，隨意使用傳真機發送私人傳真的，一經發現，給予警告處分，并責令其自行承擔因發送私人傳真產生的費用。2.因操作不當導致傳真機損壞或影響正常使用的，由責任人負責賠償維修費用，并視情節輕重給予相應的紀律處分。3.對傳真記錄不完整、不準確，影響工作或造成信息追溯困難的，責令相關責任人限期整改，如再次出現類似情況，給予批評教育。4.對于違反保密規定，導致公司機密信息泄露的，將按照公司保密制度的相關規定進行嚴肅處理，直至追究法律責任。八、附則1