食品公司文書管理制度?一、總則（一）目的為加強公司文書管理，提高工作效率，確保公司各類文書的準確、及時傳遞和妥善保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工在文書起草、審核、發(fā)布、歸檔、保管等過程中的管理。（三）文書定義本制度所指文書包括但不限于各類公文、函件、報告、通知、合同、協(xié)議、會議紀要、工作計劃、工作總結、報表等以書面形式呈現(xiàn)的文件資料。（四）管理原則1.準確性原則：文書內容應準確無誤，數(shù)據(jù)、事實、表述等要經嚴格核對，確保真實可靠。2.及時性原則：文書的起草、審核、發(fā)布等環(huán)節(jié)應按照規(guī)定的時間節(jié)點完成，避免延誤。3.規(guī)范性原則：文書格式、字體、排版等應符合公司統(tǒng)一規(guī)范要求，確保整體風格一致。4.保密性原則：涉及公司機密的文書應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、文書分類及格式規(guī)范（一）文書分類1.行政公文：包括公司發(fā)布的決定、命令、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要等。2.業(yè)務文書：如銷售合同、采購合同、生產計劃、質量報告、市場調研報告等。3.日常事務文書：如工作計劃、工作總結、請假條、報銷單、會議記錄等。（二）格式規(guī)范1.頁面設置：一般采用A4紙，頁邊距上、下、左、右各為2.5厘米。2.字體字號：標題一般用二號宋體加粗，正文用小四號宋體，一級標題用四號黑體，二級標題用小四號宋體加粗等。3.排版要求：段落間距一般為1.5倍行距，首行縮進2個字符。4.編號規(guī)則：行政公文編號按照公司規(guī)定的編號體系執(zhí)行；業(yè)務文書和日常事務文書可根據(jù)部門或類別自行編號，但要保證唯一性和系統(tǒng)性。5.落款要求：文書落款應注明發(fā)文部門、日期，并加蓋公章（如有需要）。日期用阿拉伯數(shù)字完整寫出年、月、日。三、文書起草（一）起草職責1.各部門負責本部門職責范圍內文書的起草工作。涉及多個部門的文書，由主辦部門牽頭，會同相關部門共同起草。2.重要公文或專業(yè)性較強的文書，可由公司指定專人或外聘專家起草。（二）起草要求1.主題明確：文書應圍繞一個中心主題展開，避免內容繁雜、主題不清。2.內容完整：涵蓋相關事項的各個方面，包括背景、目的、措施、要求、責任等，確保表達清晰、邏輯嚴謹。3.語言規(guī)范：使用規(guī)范的漢字、標點符號和專業(yè)術語，避免使用生僻字、錯別字和口語化表述。語言應簡潔明了，避免冗長和歧義。4.數(shù)據(jù)準確：引用的數(shù)據(jù)應真實可靠，并注明來源。對重要數(shù)據(jù)要進行核對和驗證。（三）起草流程1.收集資料：起草人應收集與文書主題相關的政策法規(guī)、公司文件、歷史數(shù)據(jù)、業(yè)務資料等，為起草工作提供充分依據(jù)。2.擬定提綱：根據(jù)文書主題和內容要求，擬定詳細的提綱，明確各部分的主要內容和邏輯結構。3.撰寫初稿：按照提綱進行內容撰寫，確保表達準確、條理清晰。初稿完成后，起草人應認真進行自我審核，檢查有無錯誤和疏漏。四、文書審核（一）審核職責1.部門負責人負責對本部門起草的文書進行初審，重點審核內容是否符合部門職責和工作要求，格式是否規(guī)范等。2.涉及多個部門的文書，由主辦部門牽頭組織相關部門進行會審，各部門根據(jù)自身職責對文書內容提出審核意見。3.重要公文或涉及公司重大利益的文書，需經公司分管領導或總經理審核把關。（二）審核內容1.合法性審核：審核文書內容是否符合國家法律法規(guī)、政策方針以及公司的各項規(guī)章制度。2.準確性審核：檢查文書中的數(shù)據(jù)、事實、表述等是否準確無誤，引用的文件、資料等是否真實可靠。3.完整性審核：查看文書是否涵蓋了應包含的各項內容，有無遺漏重要事項。4.規(guī)范性審核：對文書的格式、字體、排版、編號、落款等進行檢查，確保符合公司規(guī)范要求。5.可行性審核：評估文書提出的措施、要求等是否具有可操作性，是否符合公司實際情況。（三）審核流程1.部門初審：起草人完成初稿后，提交部門負責人進行初審。部門負責人應在[X]個工作日內完成初審，并提出修改意見反饋給起草人。2.會審（如有需要）：涉及多個部門的文書，主辦部門組織相關部門進行會審。會審應在收到文書后的[X]個工作日內完成，各部門將審核意見提交給主辦部門匯總。3.領導審核：重要公文或涉及公司重大利益的文書，起草人根據(jù)初審和會審意見修改完善后，提交公司分管領導或總經理進行審核。領導審核應在[X]個工作日內完成，并簽署審核意見。五、文書發(fā)布（一）發(fā)布方式1.紙質發(fā)布：對于需要正式蓋章、存檔或傳達給特定對象的文書，采用紙質文件形式發(fā)布。通過公司內部文件流轉系統(tǒng)進行傳遞，確保文書準確送達相關部門和人員。2.電子發(fā)布：對于一般性通知、公告等信息，可通過公司內部辦公系統(tǒng)、電子郵件等電子方式發(fā)布。發(fā)布時應確保接收對象明確，主題清晰，并做好記錄。（二）發(fā)布流程1.紙質文書發(fā)布流程起草人根據(jù)審核意見修改完善文書后，將紙質文稿提交至公司文印室。文印室對文稿進行排版、打印、裝訂，并按照發(fā)文范圍進行分發(fā)。分發(fā)時應填寫文件分發(fā)登記表，詳細記錄發(fā)文日期、文件名稱、文號、發(fā)文部門、接收部門、份數(shù)等信息。接收部門收到紙質文書后，應在文件簽收單上簽字確認。2.電子文書發(fā)布流程起草人通過公司內部辦公系統(tǒng)或電子郵件按照規(guī)定的格式和要求發(fā)布文書。發(fā)布時應在系統(tǒng)中填寫準確的發(fā)文信息，包括文件名稱、文號、發(fā)文部門、發(fā)文日期、接收對象、主題等。接收對象收到電子文書后，應及時查閱，并在系統(tǒng)中進行確認簽收。如有疑問或需要反饋意見，應及時與發(fā)文部門溝通。六、文書歸檔（一）歸檔范圍公司各類具有保存價值的文書均應進行歸檔，包括但不限于：1.行政公文：公司發(fā)布的各類正式文件。2.業(yè)務文書：銷售合同、采購合同、生產記錄、質量檢驗報告等。3.日常事務文書：工作計劃、工作總結、會議記錄、考勤記錄、員工檔案等。4.重要來往函件：與客戶、供應商、合作伙伴等的重要信件、傳真、電子郵件等。（二）歸檔時間1.當年形成的文書，應在次年上半年完成歸檔。2.對于緊急、重要的臨時性工作形成的文書，應在工作結束后的[X]個工作日內完成歸檔。（三）歸檔要求1.分類整理：按照文書類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保歸檔文件條理清晰、便于查找。2.編號編目：對歸檔文件進行編號，并編制歸檔文件目錄。目錄應包括文件編號、文號、標題、日期、保管期限等信息。3.裝訂編頁：對紙質文件進行裝訂，去除金屬物等影響保存的物品。如有破損或褪色的文件，應進行修復或復制。同時，對文件進行編頁，以便于查閱和統(tǒng)計。4.電子歸檔：除紙質歸檔外，重要文件還應進行電子歸檔。電子文件應按照紙質文件的分類方式進行存儲，并建立相應的索引目錄，便于檢索。電子文件應采用通用格式保存，確保長期可讀性。（四）歸檔流程1.部門整理：各部門負責將本部門當年形成的文書進行整理，按照歸檔要求分類裝訂，并編制本部門的歸檔文件目錄。2.移交歸檔：各部門在規(guī)定的歸檔時間內，將整理好的文書移交至公司檔案室。檔案室對移交的文件進行核對、驗收，確保歸檔文件符合要求。3.檔案室整理編目：檔案室對接收的歸檔文件進行進一步的整理、編目和上架存放。建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。七、文書保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、核心業(yè)務、歷史沿革等具有長遠查考利用價值的文書，應永久保管。2.定期保管：其他文書根據(jù)其重要程度和實際需要，分別確定保管期限為[X]年、[X]年、[X]年等。（二）保管方式1.紙質檔案保管：公司檔案室應配備專門的檔案柜，按照檔案類別、年度、保管期限等進行分類存放。檔案柜應保持清潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案保管：電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，如服務器、磁盤陣列等，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應分別存儲在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。同時，建立電子檔案的訪問權限管理制度，確保只有授權人員能夠訪問。（三）保管要求1.專人負責：公司檔案室應指定專人負責檔案保管工作，保管人員應具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉檔案業(yè)務流程。2.安全保密：加強檔案保管場所的安全防范措施，確保檔案安全。對涉及公司機密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。3.定期檢查：保管人員應定期對檔案進行檢查，查看檔案的保管狀況是否良好，有無損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行處理。4.借閱管理：建立檔案借閱管理制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。借閱檔案時，借閱人應填寫借閱申請表，經批準后方可借閱。借閱人應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉借、復印或泄露檔案內容。歸還檔案時，保管人員應進行認真核對，確保檔案完整無損。八、文書銷毀（一）銷毀范圍已超過保管期限且確無保存價值的文書，經鑒定后可進行銷毀。（二）銷毀流程1.鑒定申請：各部門如需銷毀檔案，應填寫檔案銷毀申請表，注明擬銷毀檔案的名稱、文號、數(shù)量、保管期限等信息，并說明銷毀理由。2.鑒定審批：公司檔案室對各部門提交的檔案銷毀申請表進行初步審核，提出審核意見后提交公司分管領導審批。3.銷毀實施：經批準銷毀的檔案，由公司檔案室組織專人進行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱