規范加強合同管理制度?一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則：合同的簽訂、履行應遵守國家法律法規的規定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。2.平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同的條款應公平合理，不得顯失公平，確保雙方的權利義務對等。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。二、合同管理部門及職責（一）法務部門1.負責合同文本的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規的規定進行把關。2.參與合同的談判、起草、簽訂等工作，提供法律意見和建議。3.處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。4.定期對合同管理情況進行檢查和評估，提出改進措施和建議。（二）業務部門1.負責合同的前期調查、談判、起草等工作，確保合同內容符合業務實際需求。2.對合同的履行情況進行跟蹤和監督，及時發現并解決合同履行過程中出現的問題。3.配合法務部門處理合同糾紛，提供相關業務資料和證據。4.負責合同檔案的整理和保管工作。（三）財務部門1.參與合同的審核，對合同中的付款方式、結算期限、資金安排等財務條款進行審查。2.負責合同款項的收付管理，嚴格按照合同約定辦理付款和收款手續。3.定期對合同執行情況進行財務分析，為公司決策提供財務數據支持。（四）行政管理部門1.負責合同專用章的保管和使用，嚴格按照規定辦理合同蓋章手續。2.協助業務部門辦理合同的登記、備案等手續。3.負責合同檔案的歸檔和保管工作，確保合同檔案的安全和完整。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業務部門發起合同簽訂申請，填寫《合同簽訂申請表》，詳細說明合同的基本情況、簽訂背景、對方當事人情況、合同主要條款等內容，并提交相關業務資料。2.法務部門對合同申請進行合法性審查，重點審查合同條款是否符合法律法規的規定，是否存在法律風險。如發現問題，及時與業務部門溝通并提出修改意見。3.財務部門對合同中的財務條款進行審查，包括付款方式、結算期限、資金安排等，確保合同的財務條款合理、可行。4.行政管理部門對合同申請進行形式審查，檢查申請材料是否齊全、規范，合同編號是否符合規定等。5.經各部門審查通過后，業務部門與對方當事人進行合同談判，根據談判結果起草合同文本。合同文本應明確雙方的權利義務、合同標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。6.合同文本起草完成后，業務部門將合同文本提交法務部門進行法律審核。法務部門應在規定時間內完成審核，并出具審核意見。業務部門根據審核意見對合同文本進行修改完善。7.修改后的合同文本經各部門會簽后，報公司領導審批。公司領導根據合同的重要性、風險程度等因素進行審批決策。8.經公司領導審批同意后，業務部門將合同文本加蓋公司合同專用章，并與對方當事人簽訂合同。合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本分送法務部門、財務部門、行政管理部門等相關部門存檔。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查：在簽訂合同前，應對對方當事人的主體資格進行審查，包括營業執照、資質證書、法定代表人身份證明等，確保對方具有簽訂合同的合法資格和履約能力。2.合同條款審查：合同條款應明確、具體、完整，避免使用模糊、歧義的語言。對合同中的重要條款，如質量標準、價款或報酬、履行期限、違約責任等，應進行詳細約定，確保雙方的權利義務清晰明確。3.合同形式審查：合同應采用書面形式簽訂，合同文本應一式多份，雙方當事人各執一份，公司存檔一份。合同文本應加蓋雙方當事人的公章或合同專用章，并由法定代表人或授權代表簽字。4.合同簽訂時間審查：合同簽訂時間應明確具體，避免出現簽訂時間不明確或倒簽合同的情況。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業務部門負責合同履行的跟蹤和監督，指定專人負責合同的執行情況，及時掌握合同履行的進度和動態。2.業務部門應定期向公司領導匯報合同履行情況，對合同履行過程中出現的問題及時進行分析和處理，并提出解決方案。3.如發現對方當事人未按照合同約定履行義務，業務部門應及時向對方發出書面通知，要求對方履行義務，并保留相關證據。（二）合同變更管理1.合同履行過程中，如需要變更合同條款，業務部門應及時與對方當事人協商一致，并簽訂書面的合同變更協議。2.合同變更協議應明確變更的內容、變更的原因、變更后的履行期限、地點和方式等條款，并經雙方當事人簽字蓋章確認。3.合同變更協議簽訂后，業務部門應及時將變更協議副本分送法務部門、財務部門、行政管理部門等相關部門存檔，并按照變更后的合同條款履行義務。（三）合同解除管理1.合同履行過程中，如出現法定或約定的解除情形，業務部門應及時與對方當事人協商一致，并簽訂書面的合同解除協議。2.合同解除協議應明確解除的原因、解除的時間、雙方的權利義務等條款，并經雙方當事人簽字蓋章確認。3.合同解除協議簽訂后，業務部門應及時將解除協議副本分送法務部門、財務部門、行政管理部門等相關部門存檔，并按照解除協議的約定辦理相關手續。（四）合同糾紛處理1.如發生合同糾紛，業務部門應及時向公司領導匯報，并會同法務部門進行調查和分析，制定糾紛處理方案。2.糾紛處理方案應根據糾紛的性質、情節、影響等因素確定，包括協商解決、仲裁解決、訴訟解決等方式。3.在糾紛處理過程中，業務部門應積極收集相關證據，配合法務部門做好證據的整理和提交工作，維護公司的合法權益。4.如通過仲裁或訴訟解決合同糾紛，公司應委托專業的律師或仲裁員代理案件，確保案件的處理結果符合公司的利益。五、合同檔案管理（一）合同檔案的收集1.業務部門在合同簽訂后，應及時將合同副本、合同變更協議、合同解除協議、往來函件、會議紀要、補充協議等相關資料收集整理，并移交行政管理部門存檔。2.行政管理部門應指定專人負責合同檔案的收集工作，對收到的合同資料進行認真核對，確保資料的完整性和準確性。（二）合同檔案的整理1.行政管理部門應對收集到的合同資料進行分類整理，按照合同的種類、簽訂時間、項目名稱等因素進行編號和歸檔。2.合同檔案應包括合同文本、合同審批表、合同簽訂申請表、合同變更協議、合同解除協議、往來函件、會議紀要、補充協議等相關資料，并按照順序裝訂成冊。（三）合同檔案的保管1.行政管理部門應建立合同檔案保管制度，指定專人負責合同檔案的保管工作，確保合同檔案的安全和完整。2.合同檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和使用。3.合同檔案的保管期限應按照國家法律法規和公司相關規定執行，一般為[x]年。保管期限屆滿后，如需銷毀合同檔案，應按照公司檔案管理制度的規定辦理審批手續。（四）合同檔案的查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到行政管理部門查閱。2.行政管理部門應對查閱人員的身份和查閱目的進行核實，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人員、查閱內容等信息。3.查閱人員應在指定的地點查閱合同檔案，不得擅自將合同檔案帶出檔案保管場所。如需復印或摘錄合同檔案內容，應經行政管理部門負責人同意，并按照規定辦理相關手續。4.涉及公司商業秘密或敏感信息的合同檔案，未經公司領導批準，不得對外提供查閱。六、合同印章管理（一）合同專用章的保管1.合同專用章由行政管理部門指定專人保管，保管人員應具備責任心強、保密意識高的條件。2.合同專用章應存放在專門的保險柜中，實行雙人保管制度，鑰匙分別由保管人員和行政管理部門負責人持有。3.保管人員應嚴格按照規定使用合同專用章，不得擅自將合同專用章轉借他人或帶出公司使用。（二）合同專用章的使用1.合同專用章的使用必須經過嚴格的審批程序。業務部門在簽訂合同前，應填寫《合同專用章使用申請表》，經法務部門、財務部門、行政管理部門等相關部門會簽后，報公司領導審批。2.經公司領導審批同意后，保管人員方可在合同文本上加蓋合同專用章。蓋章時，應確保合同專用章清晰、端正，不得模糊、歪斜。3.合同專用章使用后，保管人員應及時登記《合同專用章使用登記表》，記錄合同編號、合同名稱、簽訂時間、蓋章時間、蓋章人員等信息。（三）合同專用章的更換與銷毀1.如因公司名稱變更、合同專用章損壞等原因需要更換合同專用章，行政管理部門應及時辦理更換手續，并將原合同專用章交回公司統一銷毀。2.合同專用章銷毀時，應按照公司印章管理制度的規定辦理審批手續，并由行政管理部門會同法務部門、財務部門等相關部門共同監督銷毀過程，確保銷毀徹底、安全。七、監督與檢查（一）定期檢查1.公司定期對合同管理情況進行檢查，檢查內容包括合同簽訂、履行、變更、解除等環節的合規性，合同檔案的管理情況，合同印章的使用情況等。2.檢查人員應填寫《合同管理檢查記錄表》，詳細記錄檢查情況和發現的問題，并提出整改意見和建議。3.檢查結束后，檢查人員應將檢查結果及時向公司領導匯報，并將《合同管理檢查記錄表》存檔。（二）專項檢查1.根據公司經營活動的需要，或針對合同管理中出現的突出問題，公司可組織開展專項檢查。2.專項檢查應制定詳細的檢查方案，明確檢查的范圍、內容、方法、步驟等。檢查人員應按照檢查方案的要求進行檢查，并及時撰寫專項檢查報告。3.專項檢查報告應包括檢查情況、發現的問題、原因分析、整改措施和建議等內容，為公司加強合同管理提供決策