公司辦公費管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司辦公費的管理，合理控制辦公費用支出，提高資金使用效益，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.預算控制原則嚴格按照年度預算安排辦公費用支出，確保各項費用支出在預算范圍內。2.節約高效原則倡導節約意識，優化資源配置，提高辦公費用使用效率，杜絕浪費。3.規范透明原則明確辦公費用的開支范圍、標準和審批流程，確保費用支出公開、公正、透明。二、辦公費開支范圍（一）辦公用品1.辦公文具：如紙張、筆、筆記本、文件夾、訂書機、膠水等。2.辦公設備耗材：如打印機墨盒、硒鼓、復印機碳粉、傳真機墨盒等。3.辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜等的維修、保養及零部件更換費用。（二）辦公設備購置與維修1.辦公設備：如電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、碎紙機等的購置費用。2.辦公設備的維修、保養費用，包括定期維護、故障維修、軟件升級等。（三）通訊費用1.固定電話費用：包括辦公固定電話的月租費、通話費、長途費等。2.移動通訊費用：員工因工作需要使用的手機費用，按照公司規定的標準給予報銷。（四）差旅費員工因公務出差發生的交通、住宿、餐飲等費用，按照公司差旅費管理制度執行。（五）業務招待費公司因業務需要發生的招待客戶的費用，包括餐飲、住宿、禮品等，按照公司業務招待費管理制度執行。（六）水電費公司辦公場所發生的水電費。（七）物業管理費公司辦公場所的物業管理費用，包括保潔、保安、綠化等費用。（八）其他費用1.辦公室清潔用品費用，如掃帚、拖把、清潔劑等。2.辦公室綠植租賃費用。3.經公司批準的其他與辦公相關的費用。三、辦公用品管理（一）采購管理1.辦公用品由行政部門統一采購，各部門根據實際需求每月定期提交辦公用品申購清單至行政部門。2.行政部門根據申購清單進行匯總整理，結合庫存情況編制辦公用品采購計劃，經部門負責人審核、分管領導審批后實施采購。3.采購人員應選擇具有良好信譽的供應商，按照性價比原則進行采購，確保所采購的辦公用品質量合格、價格合理。4.對于批量采購的辦公用品，應簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規格、數量、價格、交貨期、售后服務等條款。（二）庫存管理1.行政部門應設立辦公用品倉庫，對采購回來的辦公用品進行分類存放、登記造冊，建立庫存臺賬，詳細記錄辦公用品的出入庫情況。2.定期對庫存辦公用品進行盤點，確保賬實相符。如發現庫存短缺或損壞等情況，應及時查明原因并進行處理。3.辦公用品倉庫應保持整潔、通風良好，做好防火、防潮、防蟲等工作，確保辦公用品的質量不受影響。（三）領用管理1.各部門員工根據工作需要到行政部門辦公用品倉庫領用辦公用品，領用時需填寫辦公用品領用登記表，注明領用日期、部門、姓名、辦公用品名稱、規格、數量等信息。2.行政部門倉庫管理人員應按照領用登記表及時發放辦公用品，并在庫存臺賬上記錄領用情況。3.對于價值較高或限量領用的辦公用品，如電腦、打印機等，需經部門負責人審批后領用。四、辦公設備管理（一）購置管理1.各部門因工作需要購置辦公設備，應提前填寫辦公設備購置申請表，詳細說明購置設備的名稱、型號、數量、用途、預算金額等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表提交至行政部門，行政部門進行匯總整理，結合公司實際情況和預算安排，提出審核意見，報分管領導審批。3.經審批同意購置的辦公設備，由行政部門負責組織采購。采購過程中應遵循公開、公平、公正的原則，選擇合適的供應商和采購方式，確保設備質量和價格合理。4.辦公設備購置后，行政部門應及時組織驗收，檢查設備的規格、型號、數量、質量等是否與采購合同一致。驗收合格后，辦理入庫手續，并按照固定資產管理規定進行登記入賬。（二）使用與維護管理1.辦公設備由專人負責使用和管理，使用人員應嚴格按照操作規程進行操作，確保設備正常運行。2.使用部門應定期對辦公設備進行清潔、保養，做好日常維護工作，如發現設備故障應及時通知行政部門維修人員進行維修。3.行政部門應建立辦公設備維修檔案，記錄設備的維修情況，包括維修時間、故障原因、維修內容、維修費用等信息。4.對于辦公設備的軟件升級，應根據公司信息安全管理規定進行操作，確保系統安全穩定運行。（三）報廢管理1.辦公設備因使用年限已久、技術落后、損壞嚴重等原因無法繼續使用時，由使用部門填寫辦公設備報廢申請表，詳細說明設備報廢原因、購置時間、使用情況等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表提交至行政部門，行政部門組織相關人員進行鑒定，確認設備確實無法繼續使用后，報分管領導審批。3.經審批同意報廢的辦公設備，由行政部門負責組織處置，處置方式包括變賣、捐贈、報廢銷毀等，處置收入應及時上繳公司財務。五、通訊費用管理（一）固定電話費用管理1.公司辦公固定電話實行定額管理，各部門根據實際工作需要合理使用。2.行政部門負責定期對固定電話費用進行統計、分析，如發現費用異常，應及時查明原因并采取措施進行控制。（二）移動通訊費用管理1.員工因工作需要使用手機的，應按照公司規定的標準報銷通訊費用。具體標準由公司根據不同崗位和業務需求另行制定。2.員工應將手機號碼報行政部門備案，行政部門負責對員工通訊費用報銷情況進行審核，確保報銷費用符合公司規定標準。3.員工報銷移動通訊費用時，應提供正規發票，并注明手機號碼、使用時間等信息。六、差旅費管理公司差旅費管理按照公司制定的差旅費管理制度執行，具體內容包括出差審批、交通費用標準、住宿費用標準、餐飲補貼標準等方面的規定。七、業務招待費管理公司業務招待費管理按照公司制定的業務招待費管理制度執行，具體內容包括招待費審批流程、招待標準、招待范圍等方面的規定。八、水電費管理（一）抄表與核算1.物業公司每月定期對公司辦公場所的水電費進行抄表，并將抄表數據提供給公司行政部門。2.行政部門根據抄表數據核算水電費金額，并與物業公司核對無誤后，生成水電費賬單。（二）費用支付1.行政部門將水電費賬單提交至財務部門，財務部門審核后按照合同約定及時支付水電費。2.財務部門應定期對水電費支出情況進行分析，如發現費用異常，應及時與物業公司溝通核實。九、物業管理費管理（一）合同簽訂行政部門負責與物業公司簽訂物業管理服務合同，明確雙方的權利和義務，包括服務內容、服務標準、費用標準、付款方式等條款。（二）費用支付1.物業公司按照合同約定提供物業管理服務后，行政部門應根據服務質量考核情況審核物業管理費用，并提交財務部門支付。2.財務部門應嚴格按照合同約定和公司財務制度支付物業管理費，確保費用支付準確無誤。十、費用報銷與審批（一）報銷流程1.員工發生辦公費用支出后，應及時整理相關票據，按照公司財務報銷制度的要求填寫費用報銷單，并附上發票、清單等原始憑證。2.將填寫好的費用報銷單提交至部門負責人審核，部門負責人應根據工作實際情況對費用的合理性、真實性進行審核，并簽署審核意見。3.部門負責人審核通過后，將費用報銷單提交至財務部門，財務部門對報銷票據的合法性、合規性進行審核，如發現問題應及時與報銷人溝通核實。4.財務部門審核通過后，將費用報銷單提交至分管領導審批，分管領導根據公司相關規定和預算安排對費用進行審批。5.分管領導審批通過后，財務部門根據審批結果進行報銷支付。（二）審批權限1.辦公費用支出在[x]元以下的，由部門負責人審核、財務部門審核后即可報銷支付。2.辦公費用支出在[x]元至[x]元之間的，由部門負責人審核、財務部門審核、分管領導審批后報銷支付。3.辦公費用支出在[x]元以上的，由部門負責人審核、財務部門審核、分管領導審核后報總經理審批報銷支付。十一、預算管理（一）預算編制1.每年年底，行政部門應根據公司下一年度的工作計劃和業務發展需求，結合歷史辦公費用支出情況，編制下一年度辦公費預算草案。2.辦公費預算草案應包括辦公用品、辦公設備購置與維修、通訊費用、差旅費、業務招待費、水電費、物業管理費等各項費用的預算金額，并詳細說明預算依據和計算方法。3.行政部門將編制好的辦公費預算草案提交至財務部門，財務部門進行匯總、審核后，結合公司整體預算安排，對預算草案進行調整和完善，形成年度辦公費預算方案。（二）預算執行與控制1.各部門應嚴格按照年度辦公費預算執行，確保各項費用支出在預算范圍內。如因工作需要確需調整預算的，應按照預算編制程序進行申報和審批。2.財務部門應定期對辦公費預算執行情況進行監控和分析，及時發現預算執行過程中存在的問題，并采取措施進行調整和控制。3.行政部門應配合財務部門做好辦公費預算執行情況的統計和分析工作，為公司預算管理提供準確的數據支持。十二、監督與檢查（一）內部審計監督公司內部審計部門定期對辦公費管理情況進行審計監督，檢查辦公費用的開支是否符合公司相關制度規定，預算執行情況是否良好，報銷流程是否規范等。（二）日常檢查行政部門和財務部門定期對辦公費管理情況進行日常檢查，檢查內容包括辦公用品庫存管理、辦公設備使用與