資料信息留存管理制度?一、總則（一）目的為加強公司資料信息留存管理，確保公司各類資料信息的完整性、準確性和安全性，便于查詢、使用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構以及全體員工在工作過程中產生、接收、使用和保管的各類資料信息。（三）基本原則1.合法性原則：資料信息的留存應符合國家法律法規及相關政策的要求。2.完整性原則：確保資料信息的全面性和系統性，避免重要信息缺失。3.準確性原則：資料信息應真實、準確、可靠，如實反映工作實際情況。4.安全性原則：采取有效措施保障資料信息的安全，防止泄露、篡改和丟失。5.時效性原則：及時對資料信息進行更新和維護，保證其時效性和有效性。二、資料信息分類與定義（一）行政文件類1.公司各類規章制度、管理辦法、通知、通報等。2.股東會、董事會、監事會等會議文件及決議。3.公司營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證等證照資料。（二）人事檔案類1.員工個人簡歷、入職登記表、勞動合同、培訓記錄、績效考核資料等。2.員工獎懲記錄、薪資福利變動記錄、崗位調動記錄等。3.人事報表、統計數據等。（三）財務資料類1.會計憑證、賬簿、報表、財務審計報告等。2.稅務申報資料、發票存根、銀行對賬單等。3.財務預算、決算報告及相關分析資料。（四）業務合同類1.銷售合同、采購合同、租賃合同、服務合同等各類業務合同。2.合同評審記錄、合同變更記錄、合同執行情況跟蹤記錄等。（五）技術文檔類1.產品研發資料、技術方案、工藝文件、圖紙等。2.項目可行性研究報告、項目計劃書、項目總結報告等。3.技術培訓資料、技術交流文檔等。（六）客戶資料類1.客戶基本信息、客戶需求記錄、客戶拜訪記錄等。2.客戶投訴處理記錄、客戶滿意度調查資料等。3.市場調研報告、行業分析資料等與客戶相關的信息。（七）其他資料類1.公司宣傳資料、廣告策劃方案、營銷活動記錄等。2.辦公設備采購清單、固定資產臺賬等。3.臨時產生的、不屬于上述分類的其他資料信息。三、資料信息留存職責分工（一）部門職責1.產生部門負責本部門工作過程中各類資料信息的及時收集、整理和初步審核。確保資料信息的真實性、完整性和準確性，并按照規定的格式和要求進行留存。對本部門留存的資料信息進行分類存放，便于查找和使用。2.歸口管理部門負責制定本歸口管理范圍內資料信息的留存標準和規范。對各部門提交的相關資料信息進行審核和指導，確保符合要求。定期對歸口管理的資料信息進行整理、歸檔和保管，建立相應的臺賬。3.行政部門負責公司整體資料信息留存管理制度的制定、修訂和完善。對各部門資料信息留存工作進行監督檢查，發現問題及時督促整改。負責公司重要資料信息的集中存儲和保管，建立公司級資料信息檔案庫。組織實施資料信息的查閱、借閱和歸還等工作，確保資料信息的安全。（二）員工職責1.嚴格按照本制度及所在部門的要求，及時、準確地提供和留存個人工作相關的資料信息。2.妥善保管個人使用的資料信息，不得擅自銷毀、篡改或泄露。3.在工作變動或離職時，按照規定辦理資料信息的交接手續。四、資料信息留存流程（一）資料信息收集1.各部門在工作開展過程中，應根據業務需要及時收集相關資料信息。2.對于外部接收的資料信息，如文件、信函、合同等，接收人員應進行登記，并及時傳遞給相關責任部門。（二）資料信息整理1.收集到的資料信息應進行分類整理，去除重復、無效的信息。2.對資料信息進行編號、標注日期、添加索引等，以便于查找和管理。3.按照規定的格式和要求對資料信息進行排版、裝訂，確保整齊規范。（三）資料信息審核1.整理后的資料信息應提交給部門負責人進行審核。2.部門負責人應對資料信息的真實性、完整性、準確性進行審核，確保符合要求。3.對于重要資料信息，應提交相關領導進行審批。（四）資料信息留存1.經審核通過的資料信息，按照本制度規定的留存期限和方式進行留存。2.紙質資料應存放在專用的文件柜或檔案盒中，按照類別和時間順序排列。3.電子資料應存儲在指定的服務器或存儲設備上，建立相應的文件夾結構，并進行備份。（五）資料信息更新與維護1.隨著工作的推進和業務的發展，及時對資料信息進行更新和維護。2.定期對資料信息進行檢查，發現問題及時進行更正或補充。3.對于已失效或不再使用的資料信息，按照規定的程序進行銷毀。五、資料信息存儲與保管（一）存儲方式1.紙質存儲：設立專門的文件檔案室，配備足夠的文件柜、檔案盒等存儲設備，對紙質資料進行分類存放。2.電子存儲：利用服務器、磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備，建立電子資料數據庫，對電子資料進行集中存儲和管理。同時，定期對電子資料進行備份，備份介質可以采用磁帶、光盤、移動硬盤等，并分別存儲在不同的地點。（二）保管環境1.紙質資料保管環境：文件檔案室應保持干燥、通風、清潔，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內，防止紙質資料受潮、發霉、蟲蛀等。2.電子資料保管環境：服務器機房應配備完善的空調、消防、防雷、防靜電等設施，確保電子資料存儲設備的正常運行。同時，應采取安全防護措施，防止病毒感染、黑客攻擊等，保障電子資料的安全。（三）保管期限1.各類資料信息的保管期限根據國家法律法規、行業規定以及公司實際情況確定。2.一般情況下，行政文件類、人事檔案類、財務資料類、業務合同類等重要資料信息的保管期限為[x]年；客戶資料類、技術文檔類等資料信息的保管期限為[x]年；其他資料類的保管期限為[x]年。3.對于涉及訴訟、糾紛等特殊情況的資料信息，應在相關事項處理完畢后繼續保管[x]年。（四）標識與索引1.對存儲的資料信息應進行明確的標識，標明資料信息的類別、名稱、日期、保管期限等。2.建立紙質資料和電子資料的索引目錄，方便查找和使用。索引目錄應定期更新，確保與實際存儲的資料信息一致。六、資料信息查閱與借閱（一）查閱權限1.內部查閱公司員工因工作需要，可以查閱本部門及相關部門留存的資料信息。查閱涉及多個部門的資料信息時，應經相關部門負責人同意。公司管理人員因工作需要，可以查閱公司范圍內的各類資料信息。2.外部查閱因法律法規要求、業務合作需要等，外部單位或個人需要查閱公司資料信息時，應經公司相關領導批準。外部查閱人員應提供有效證明文件，并在公司指定的地點進行查閱，查閱過程中應有公司專人陪同。（二）查閱流程1.內部查閱流程查閱人員填寫《資料信息查閱申請表》，注明查閱資料信息的類別、名稱、查閱目的等。將申請表提交給部門負責人或相關歸口管理部門負責人進行審批。審批通過后，查閱人員到行政部門或相關資料信息保管部門進行查閱。查閱過程中，應遵守資料信息保管部門的相關規定，不得擅自復印、拍照、涂改等。2.外部查閱流程外部查閱人員向公司提交《資料信息查閱申請表》，并附上有效證明文件。申請表經公司相關領導批準后，由行政部門與外部查閱人員聯系，安排查閱時間和地點，并指定專人陪同查閱。查閱過程中，外部查閱人員應嚴格遵守公司的保密規定，不得將查閱的資料信息泄露給第三方。查閱結束后，應將查閱的資料信息歸還公司，并在《資料信息查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權限1.公司員工因工作需要借閱資料信息時，應經部門負責人批準。2.借閱涉及公司核心機密或重要資料信息的，應經公司分管領導批準。（四）借閱流程1.借閱人員填寫《資料信息借閱申請表》，注明借閱資料信息的類別、名稱、借閱期限等。2.將申請表提交給部門負責人或相關歸口管理部門負責人進行審批。3.審批通過后，借閱人員到行政部門或相關資料信息保管部門辦理借閱手續，領取借閱的資料信息。4.借閱人員應按照規定的期限歸還借閱的資料信息，如需延期，應提前辦理續借手續。5.資料信息保管部門在借閱人員歸還資料信息時，應進行認真核對，確保資料信息完整無損。如發現資料信息有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。七、資料信息保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等重要資料信息，應嚴格保密。2.與資料信息接觸人員簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.在資料信息存儲、傳輸、使用過程中，采取加密、訪問控制等技術手段，防止信息泄露。4.對資料信息的查閱、借閱、使用等情況進行記錄，以便追溯和審計。（二）安全防范1.加強對資料信息存儲場所的安全管理，安裝監控設備、門禁系統等，防止無關人員進入。2.定期對資料信息存儲設備進行檢查和維護，確保設備正常運行，防止數據丟失或損壞。3.制定資料信息安全應急預案，對可能出現的信息泄露、火災、水災等突發事件進行預防和處置。（三）違規處理1.對于違反本制度規定，擅自泄露、篡改、丟失資料信息的人員，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.對于因資料信息泄露給公司造成經濟損失或聲譽損害的，公司將依法追究相關人員的法律責任，并要求其賠償公司的損失。八、資料信息銷毀（一）銷毀條件1.資料信息已達到保管期限，且不再具有留存價值。2.資料信息所涉及的事項已經結束，且無后續查閱、使用需求。3.資料信息因保管不善等原因導致損壞、丟失，無法繼續使用。（二）銷毀流程1.資料信息保管部門定期對已達到銷毀條件的資料信息進行清理，列出《資料信息銷毀清單》。2.《資料信息銷毀清單》經部門負責人審核后，提交給行政部門。3.行政部門對《資料信息銷毀清單》進行復核，并組織相關人員對資料信息進行銷毀。4.銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。5.銷毀結束后，參與銷毀的人員應在《資料信息銷毀清單》上簽字確認。（三）銷毀方式1.紙質資料銷毀：采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保紙質資料無法恢復。2.電子資料銷毀：采用數據擦除、格式化等技術手段對電子資料進行銷毀，確保數據無法恢復。同時，應對存儲設備進行物理破壞，防止數據被恢復。九、監督與檢查（一）定期檢查1.行政部門定期對各部門資料信息留存工作進行檢查，檢查內容包括資料信息的收集、整理、審核、留存、保管等環節。2.檢查方式可以采用現場查看、查閱資料、詢問相關人員等。（二）專項檢查1.根據公司實際情況，適時開展資料信息留存專項檢查，對特定領域或重要資料信息進行重點檢查。2.專項檢查可以由行政部門牽頭，組織相關部門人員共同進行。（三）問題整改