門店采購報銷管理制度?一、總則1.目的為了加強公司門店采購報銷管理，規(guī)范采購報銷流程，提高采購資金使用效益，確保采購活動的合法性、合規(guī)性和合理性，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司旗下各門店的采購報銷業(yè)務(wù)。3.基本原則真實性原則：采購報銷的各項費用必須真實發(fā)生，報銷憑證應(yīng)能如實反映采購業(yè)務(wù)的內(nèi)容、金額、時間等信息。合法性原則：采購活動必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，報銷憑證應(yīng)合法有效。合理性原則：采購支出應(yīng)合理、必要，符合公司的經(jīng)營需求和成本控制要求。審批原則：所有采購報銷必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，確保審批環(huán)節(jié)完整、有效。二、采購申請與審批1.采購申請門店各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、申請日期、預(yù)計到貨日期等信息。申請部門負責(zé)人對采購申請的必要性和合理性進行審核，并簽字確認。2.審批流程小額采購（金額在[X]元以下）：由門店店長直接審批。中額采購（金額在[X]元至[X]元之間）：經(jīng)門店店長審核后，報區(qū)域經(jīng)理審批。大額采購（金額在[X]元以上）：門店店長、區(qū)域經(jīng)理審核后，需報公司采購部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人及分管副總審批。三、采購實施1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并定期對供應(yīng)商進行評估和更新。根據(jù)采購申請的要求，從合格供應(yīng)商中選擇合適的供應(yīng)商進行采購。優(yōu)先選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、交貨及時的供應(yīng)商。2.采購合同簽訂采購業(yè)務(wù)達到一定金額標準（具體標準由公司另行規(guī)定），必須簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂前，需經(jīng)公司法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和有效性。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本交財務(wù)部門備案。3.采購執(zhí)行與驗收采購人員應(yīng)按照采購合同的約定，及時跟進采購進度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。物品到貨后，采購部門應(yīng)及時通知門店相關(guān)人員進行驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，對采購物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行認真核對，填寫《采購驗收單》。如發(fā)現(xiàn)采購物品存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，驗收人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，必要時可拒絕驗收，并將情況上報采購部門負責(zé)人。四、報銷憑證要求1.發(fā)票采購報銷必須取得合法有效的發(fā)票。發(fā)票應(yīng)具備以下要素：發(fā)票抬頭為公司全稱，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購業(yè)務(wù)相符，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等，發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票日期應(yīng)與采購業(yè)務(wù)發(fā)生時間相符，不得開具虛假發(fā)票或過期發(fā)票。2.其他憑證除發(fā)票外，根據(jù)實際情況可能還需要提供其他相關(guān)憑證，如采購合同、送貨單、驗收單、入庫單等。這些憑證應(yīng)能相互印證采購業(yè)務(wù)的真實性和完整性。憑證應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、印章齊全，不得涂改、挖補。如有錯誤，應(yīng)按照規(guī)定的方法進行更正，并加蓋出具單位的印章。五、報銷流程1.整理報銷單據(jù)采購人員在采購業(yè)務(wù)完成后，應(yīng)及時將取得的發(fā)票及其他相關(guān)憑證進行整理粘貼，確保憑證整齊、美觀，并在發(fā)票背面簽字注明經(jīng)手人姓名、用途、日期等信息。2.填寫報銷單采購人員根據(jù)整理好的報銷單據(jù)，填寫《采購報銷單》。報銷單應(yīng)填寫完整、準確，包括報銷部門、報銷日期、采購業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、發(fā)票號碼、金額、附件張數(shù)等信息。3.部門審核采購人員將填寫好的報銷單交所在部門負責(zé)人進行審核。部門負責(zé)人應(yīng)重點審核采購業(yè)務(wù)的真實性、必要性、合理性以及報銷金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)，審核無誤后簽字確認。4.財務(wù)審核報銷單經(jīng)部門審核后，提交財務(wù)部門進行審核。財務(wù)人員應(yīng)審核報銷憑證的合法性、合規(guī)性、完整性，以及報銷金額的計算是否正確等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與采購人員溝通核實，并要求其補充或更正相關(guān)憑證。財務(wù)審核通過后，在報銷單上簽字蓋章。5.審批根據(jù)采購金額的大小，按照本制度規(guī)定的審批流程進行審批。審批人應(yīng)認真審核報銷內(nèi)容，簽署審批意見。6.報銷支付審批通過后的報銷單，由財務(wù)部門按照公司的財務(wù)管理制度和付款流程進行支付。支付方式可根據(jù)公司規(guī)定和實際情況選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票、現(xiàn)金等方式。六、特殊情況處理1.預(yù)付款采購對于需要預(yù)付款的采購業(yè)務(wù)，采購部門應(yīng)填寫《預(yù)付款申請表》，注明預(yù)付款金額、用途、預(yù)計到貨日期等信息，按照審批流程進行審批。預(yù)付款支付后，采購人員應(yīng)及時跟進采購進度，確保供應(yīng)商按時交貨。在貨物驗收合格并取得發(fā)票后，按照正常報銷流程辦理報銷手續(xù)，沖減預(yù)付款。2.退貨或換貨如發(fā)生退貨或換貨情況，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，并取得供應(yīng)商出具的退貨證明或換貨協(xié)議。退貨或換貨涉及的款項調(diào)整，應(yīng)按照公司財務(wù)規(guī)定進行處理，并在報銷時提供相關(guān)證明材料。3.臨時采購因業(yè)務(wù)緊急需要進行臨時采購的，采購人員應(yīng)在采購前電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，并在采購?fù)瓿珊蠹皶r補辦采購申請和報銷手續(xù)。七、報銷時間規(guī)定1.采購人員應(yīng)在采購業(yè)務(wù)完成后的[X]個工作日內(nèi)整理好報銷單據(jù)，并提交報銷申請。2.財務(wù)部門應(yīng)在收到報銷單后的[X]個工作日內(nèi)完成審核工作。3.審批流程應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成，特殊情況除外。4.報銷支付應(yīng)在審批通過后的[X]個工作日內(nèi)完成。八、監(jiān)督與檢查1.公司審計部門定期對門店采購報銷業(yè)務(wù)進行審計檢查，重點檢查采購業(yè)務(wù)的真實性、合法性、合規(guī)性以及報銷流程的執(zhí)行情況。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對采購報銷憑證的審核和管理，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，并定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報采購報銷情況。3.對于違反本制度規(guī)定的采購報銷行為，公司將視情節(jié)輕