集團總部采購管理制度?一、總則（一）目的為規范集團總部采購工作流程，加強采購管理，確保采購活動的合法性、合規性、經濟性和有效性，保障集團各項業務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團總部各部門及下屬子公司（如有）涉及的所有采購活動，包括但不限于辦公用品、設備物資、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.合規性原則：嚴格按照集團內部規定和流程進行采購操作，確保采購過程透明、公正、公開。3.經濟性原則：在滿足業務需求的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高資金使用效益。4.有效性原則：采購的物資和服務應符合質量要求，能夠有效滿足集團業務運營的實際需要。二、采購組織與職責（一）采購決策機構集團設立采購決策委員會，負責對重大采購項目進行決策。采購決策委員會成員包括集團高層管理人員、相關部門負責人等。其職責如下：1.審議重大采購項目的采購策略和預算安排。2.審批采購項目的招標方案、評標標準等重要文件。3.對采購過程中的重大事項進行決策，如供應商選擇、合同簽訂等。（二）采購執行部門集團總部設立采購部門，作為采購活動的執行主體，負責具體采購業務的操作。采購部門職責如下：1.根據各部門的采購需求，編制采購計劃并組織實施。2.開展供應商開發、評估與管理工作，建立供應商數據庫。3.組織采購招標、詢價、談判等采購活動，選擇合適的供應商和采購方式。4.負責采購合同的起草、簽訂、執行與跟蹤，協調處理合同履行過程中的問題。5.收集、整理采購相關信息，定期向上級匯報采購工作進展情況。（三）需求部門各需求部門負責提出采購需求，明確采購物資或服務的規格、數量、質量要求、交付時間等詳細信息，并對采購需求的合理性和準確性負責。同時，配合采購部門開展采購工作，參與供應商選擇、驗收等環節。（四）其他相關部門1.財務部門：負責審核采購預算、支付款項，對采購成本進行核算和監督。2.審計部門：對采購活動進行審計監督，檢查采購行為的合法性、合規性和效益性。3.法務部門：為采購活動提供法律支持，審核采購合同等法律文件，防范法律風險。三、采購流程（一）采購需求提出1.各需求部門根據業務發展需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購金額、交付時間等信息，并經部門負責人簽字確認后提交給采購部門。2.對于緊急采購需求，需求部門應在申請表上注明"緊急"字樣，并說明緊急原因，以便采購部門優先處理。（二）采購計劃編制采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行匯總、分析和評估。根據需求的緊迫性、采購金額大小、市場供應情況等因素，編制采購計劃，明確采購方式、采購時間安排、預算控制等內容。采購計劃經采購部門負責人審核后報上級領導審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商開發采購部門根據采購需求，通過多種渠道收集潛在供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，考察其資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面情況，建立供應商備選庫。2.供應商評估定期或不定期對供應商進行評估，評估內容包括供應商的供貨質量、交貨期、價格變動、售后服務等方面。采購部門可采用問卷調查、實地考察、數據分析、與其他合作企業交流等方式收集評估信息，并根據評估結果對供應商進行分級管理。3.供應商選擇根據采購項目的特點和需求，從供應商備選庫中選擇合適的供應商參與采購活動。對于重大采購項目，應采用招標、邀請招標、競爭性談判等采購方式，按照規定的程序和標準選擇供應商；對于一般性采購項目，可采用詢價、單一來源采購等方式。在選擇供應商過程中，采購人員應與供應商進行充分溝通和談判，爭取有利的采購條件，如價格、付款方式、交貨期等。（四）采購實施1.招標采購對于達到集團規定招標金額標準的采購項目，采購部門應組織招標活動。編制招標文件，明確招標項目的技術規格、商務條款、評標標準等內容。發布招標公告，邀請符合條件的供應商參與投標。接收供應商的投標文件，并按照招標文件規定的時間、地點和程序進行開標、評標。根據評標結果，確定中標供應商，并向其發出中標通知書。2.詢價采購對于采購金額較小、市場貨源充足且價格比較透明的采購項目，采購部門可向多家供應商發出詢價函，要求其在規定時間內報價。對供應商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、質量可靠的供應商作為成交對象，并與其簽訂采購合同。3.競爭性談判采購對于技術復雜、有特殊要求或者受自然環境限制，只有少量潛在供應商可供選擇的采購項目，采購部門可組織競爭性談判。確定參與談判的供應商名單，與供應商進行多輪談判，就采購項目的價格、技術、服務等條款進行協商，達成一致后簽訂采購合同。4.單一來源采購符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式的，采購部門應按照規定的程序進行審批，并與供應商進行協商談判，簽訂采購合同。（五）采購合同簽訂與執行1.合同簽訂采購項目確定成交供應商后，采購部門應及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、售后服務等條款。采購合同簽訂前，應提交法務部門進行法律審核，確保合同的合法性和有效性。合同經雙方簽字蓋章后生效。2.合同執行采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交付物資或服務。需求部門應配合采購部門做好合同執行過程中的驗收工作，按照合同約定的質量標準對采購物資或服務進行檢驗。如發現問題，應及時通知采購部門與供應商協商解決。財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理款項支付手續。（六）采購驗收1.采購物資或服務到貨后，需求部門應及時組織驗收。驗收人員應根據采購合同和相關標準，對物資的數量、規格、型號、質量等進行逐一核對。2.對于重要物資或服務，可邀請專業技術人員或第三方檢測機構參與驗收。驗收合格后，驗收人員應在《采購驗收單》上簽字確認。3.如驗收發現物資或服務存在質量問題或其他不符合合同約定的情況，需求部門應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協商解決，要求供應商采取補貨、換貨、退貨、降價等措施，直至達到合同要求。（七）采購付款1.采購部門根據采購合同和驗收情況，填寫《付款申請表》，附上采購合同、驗收單、發票等相關憑證，經采購部門負責人審核后提交財務部門。2.財務部門對《付款申請表》及相關憑證進行審核，核實采購業務的真實性、合法性和準確性。審核通過后，按照集團財務管理制度辦理付款手續。3.對于預付款項，財務部門應嚴格控制，確保預付款項的安全和合理使用。在供應商履行合同義務后，按照合同約定及時沖抵預付款或支付剩余款項。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據集團年度經營計劃和各部門采購需求預測，編制年度采購預算。采購預算應明確采購項目、采購金額、采購時間等內容，并與集團財務預算相銜接。2.各部門應配合采購部門做好采購預算編制工作，提供準確的采購需求信息。采購預算編制過程中，應充分考慮市場價格波動、業務發展變化等因素，確保預算的合理性和可行性。3.采購預算經采購部門負責人審核后報集團財務部門，由財務部門匯總平衡后提交集團管理層審批。（二）預算執行與控制1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照規定的程序進行審批。2.財務部門負責對采購預算執行情況進行監控和分析，定期向集團管理層匯報采購預算執行情況。對超預算采購的項目，財務部門有權拒絕付款，并要求采購部門說明原因。3.采購部門應建立采購預算執行臺賬，記錄采購項目的實際采購金額、采購數量、采購時間等信息，以便及時掌握預算執行情況，發現問題及時采取措施進行調整。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動中可能存在的風險進行識別和評估，包括但不限于供應商風險、市場風險、質量風險、合同風險、法律風險等。2.采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。例如，對于供應商破產、市場價格大幅波動等風險，應重點關注并進行詳細分析。（二）風險應對措施1.供應商風險應對加強供應商管理，通過多種方式對供應商進行考察和評估，選擇資質良好、信譽可靠的供應商合作。與供應商簽訂詳細的合同條款，明確雙方的權利義務和違約責任，降低因供應商違約帶來的風險。建立供應商備用機制，對于關鍵物資或服務的供應商，應尋找多家備選供應商，以防單一供應商出現問題影響采購業務。2.市場風險應對關注市場動態，及時收集市場價格、供求信息等，分析市場變化趨勢，為采購決策提供參考。采用靈活的采購策略，如套期保值、簽訂長期合同、分批采購等，降低市場價格波動對采購成本的影響。3.質量風險應對在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強采購過程中的質量監督和檢驗。要求供應商提供質量保證文件，如質量檢驗報告、合格證等。對于重要物資或服務，可進行實地考察或抽檢，確保質量符合要求。建立質量反饋機制，及時處理采購物資或服務出現的質量問題，要求供應商采取整改措施，避免類似問題再次發生。4.合同風險應對加強合同管理，嚴格按照合同簽訂流程進行操作，確保合同條款完整、準確、合法。定期對合同執行情況進行檢查和跟蹤，及時發現并解決合同履行過程中出現的問題。加強與法務部門的溝通協作，對重大合同進行法律審核，防范合同風險。5.法律風險應對采購活動嚴格遵守國家法律法規及集團內部規定，確保采購行為的合法性。加強對采購人員的法律培訓，提高法律意識，避免因法律知識欠缺導致采購活動出現法律糾紛。涉及重大采購項目或復雜法律問題時，及時咨詢法務部門意見，確保采購活動在法律框架內進行。六、采購信息管理（一）信息收集1.采購部門應建立采購信息收集渠道，廣泛收集與采購活動相關的信息，包括供應商信息、市場價格信息、產品技術信息、政策法規信息等。2.定期對收集到的信息進行整理和分析，形成有價值的采購情報，為采購決策提供依據。例如，通過分析市場價格走勢，為制定采購策略提供參考。（二）信息共享1.建立采購信息共享平臺，實現采購部門與需求部門、財務部門、審計部門等相關部門之間的信息共享。各部門可通過平臺查詢采購需求、采購進度、合同執行情況、付款信息等內容，提高工作效率和協同性。2.在保證信息安全的前提下，采購部門應及時將采購相關信息向集團內部公開，接受監督。例如，定期公布采購項目成交結果、供應商評價情況等。七、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：主要考核采購物資或服務的實際采購價格與預算價格的差異率，評估采購成本控制效果。2.采購質量：通過驗收合格率、退貨率等指標，考核采購物資或服務的質量符合要求的程度。3.采購效率：以采購周期、按時交貨率等指標，衡量采購部門完成采購任務的速度和及時性。4.供應商管理：從供應商開發數量、供應商滿意度、供應商合作穩定性等方面，評估采購部門對供應商的管理水平。5.合規性：考察采購活動是否符合國家法律法規、集團內部規定及采購流程要求。（二）評估方法1.定期收集采購相關數據，按照設定的評估指標進行計算和分析。2.采用自評與互評相結合的方式，采購部門對自身采購工作進行自我評價，同時組織需求部門、財務部門等相關部門對采購部門進行評價。3.通過與歷史數據對比、同行業對標等方式，綜合評估采購績效水平。（三）結果應用