行政快遞工作管理制度?一、總則（一）目的為規范公司行政快遞工作流程，提高快遞服務質量和效率，確保公司文件、資料及物品的安全、準確、及時傳遞，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門通過行政快遞方式進行文件、資料、物品等的收發及相關管理工作。（三）基本原則1.準確及時原則：確保快遞信息準確無誤，嚴格按照規定的時間要求完成收發任務，避免延誤。2.安全保密原則：對涉及公司機密的文件、資料及物品，要采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。3.責任明確原則：明確各環節的工作職責和責任人，確保快遞工作有序進行。二、寄件管理（一）寄件申請1.各部門因工作需要寄發快遞時，由寄件人填寫《行政快遞寄件申請表》，詳細注明寄件人姓名、部門、聯系電話、收件人姓名、地址、聯系電話、寄件內容（包括文件名稱、數量、物品明細等）、寄件原因等信息。2.《行政快遞寄件申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。（二）快遞選擇1.行政部門收到寄件申請后，根據寄件內容、重量、目的地等因素，綜合考慮快遞服務提供商的價格、速度、服務質量等，選擇合適的快遞公司。2.優先選擇與公司簽訂長期合作協議、服務質量良好的快遞公司。（三）物品包裝1.寄件人應確保所寄物品包裝牢固、完好，能夠有效保護物品在運輸過程中不受損壞。2.對于易碎、易損物品，應進行特殊包裝，并在包裝上注明"易碎物品，小心輕放"等標識。3.文件類應使用文件袋或信封進行封裝，并確保封口牢固。（四）費用結算1.行政部門負責統一與快遞公司結算快遞費用。每月末，行政部門根據當月快遞寄件情況，編制《行政快遞費用結算清單》，經財務部門審核后進行費用支付。2.快遞費用支付方式按照公司財務相關規定執行。（五）寄件跟蹤1.行政部門在快遞寄出后，應及時獲取快遞單號，并通過快遞公司官網或客服電話等方式對快遞運輸狀態進行跟蹤查詢。2.如發現快遞運輸過程中出現異常情況（如延誤、丟失、損壞等），行政部門應及時與快遞公司溝通協調，采取相應的解決措施，并將情況反饋給寄件部門。三、收件管理（一）收件登記1.行政部門收到快遞后，應及時進行登記。登記內容包括快遞單號、寄件人姓名、部門、聯系電話、收件人姓名、部門、聯系電話、寄件內容、收件日期等。2.對于重要文件或緊急物品，行政部門應在收到快遞后立即通知收件人領取。（二）收件通知1.行政部門根據收件登記信息，通過電話、郵件或即時通訊工具等方式通知收件人領取快遞。通知內容應包括快遞單號、寄件人信息、寄件內容、收件地點等。2.收件人應在接到通知后的[x]個工作日內領取快遞。如有特殊情況需要延遲領取，應提前與行政部門溝通說明。（三）物品驗收1.收件人領取快遞時，應當場對快遞物品進行驗收。確認物品數量、規格、型號等與寄件內容一致，外觀無損壞后，在《行政快遞收件登記表》上簽字確認。2.如發現物品數量不符、規格型號錯誤或外觀有損壞等情況，收件人應立即向行政部門反饋，并拒絕簽收。行政部門負責與快遞公司協商解決，并及時將處理結果反饋給寄件部門。（四）特殊情況處理1.對于收件人無法及時領取的快遞，行政部門應妥善保管。保管期限一般為[x]個工作日，逾期未領取的，行政部門應再次通知收件人，并視情況采取相應的處理措施（如退回寄件人、暫存倉庫等）。2.如快遞在運輸過程中丟失或損壞，行政部門應協助收件人按照快遞公司的相關規定進行索賠，并及時將索賠進展情況反饋給寄件部門。四、快遞費用管理（一）費用標準1.公司根據快遞業務的實際情況，制定合理的快遞費用標準。費用標準應包括不同快遞公司的收費標準、不同重量段和距離的收費指導價等。2.快遞費用標準如有調整，行政部門應及時通知各部門。（二）費用控制1.各部門應嚴格按照快遞費用標準控制寄件費用，盡量選擇經濟、合適的快遞服務。對于超出費用標準的寄件申請，應說明原因并經上級領導審批同意。2.行政部門應定期對快遞費用進行統計分析，對比實際費用與預算費用的差異，找出費用控制的關鍵點，并采取相應的措施進行優化。（三）報銷規定1.快遞費用報銷應按照公司財務制度的相關規定執行。報銷時，應提供有效的快遞發票、《行政快遞寄件申請表》等相關憑證。2.快遞發票應注明寄件人姓名、收件人姓名、寄件內容、快遞單號等詳細信息，確保與報銷申請一致。五、快遞信息管理（一）信息記錄1.行政部門應建立完善的快遞信息檔案，對每次寄件和收件的相關信息進行詳細記錄。記錄內容包括快遞單號、寄件人信息、收件人信息、寄件內容、收件日期、快遞運輸狀態等。2.快遞信息檔案應妥善保存，保存期限為[x]年，以便日后查詢和追溯。（二）信息共享1.行政部門應定期將快遞信息進行整理和匯總，并與相關部門進行共享。共享內容包括快遞寄件和收件情況統計報表、重要快遞信息等，以便各部門及時了解公司快遞業務動態。2.對于涉及公司機密的快遞信息，應嚴格按照公司保密制度進行管理，限制信息的訪問權限，確保信息安全。六、人員職責（一）寄件人職責1.負責填寫《行政快遞寄件申請表》，確保寄件信息準確、完整。2.按照規定對寄件物品進行包裝，確保物品安全。3.配合行政部門做好快遞寄件的其他相關工作。（二）行政部門職責1.負責統一管理公司行政快遞工作，制定和完善相關管理制度和流程。2.審核寄件申請，選擇合適的快遞公司，辦理快遞寄件手續。3.負責快遞的收發登記、跟蹤查詢、通知領取等工作，確保快遞工作準確、及時、安全。4.定期對快遞費用進行統計分析，控制快遞費用支出。5.建立和維護快遞信息檔案，做好快遞信息的記錄和共享工作。（三）收件人職責1.及時關注行政部門的收件通知，按時領取快遞。2.領取快遞時，當場對快遞物品進行驗收，如發現問題及時反饋。3.配合行政部門做好快遞收件的其他相關工作。七、監督與考核（一）監督機制1.公司設立行政快遞工作監督小組，由行政部門負責人擔任組長，成員包括財務部門人員、審計部門人員等。監督小組負責對公司行政快遞工作進行定期檢查和不定期抽查。2.監督小組應重點檢查快遞工作流程的執行情況、快遞費用的使用情況、快遞信息的管理情況等，發現問題及時督促整改。（二）考核辦法1.行政部門負責對各部門行政快遞工作進行考核，考核內容包括寄件申請的規范性、快遞費用的控制情況、收件的及時性等。2.考核結果納入公司部門績效考核體系，與部門績效獎金掛鉤。對于行政快遞工作表現優秀的部門和個人，給予相應的獎勵