行政人事公章管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司行政人事公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的利益和形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政人事公章的刻制、啟用、保管、使用、更換、廢止等全過程管理。（三）定義1.行政人事公章：指公司在行政管理和人事管理活動中使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同專用章、法人章、人事專用章等。2.保管人：指負責保管行政人事公章的公司內部人員。二、公章的刻制與啟用（一）刻制1.公司行政人事公章的刻制由行政部門統一負責，根據公司實際需要填寫《公章刻制申請表》，詳細注明公章名稱、樣式、規格等信息，并提交公司法定代表人或其授權人審批。2.審批通過后，行政部門持相關審批文件到公安機關指定的具有資質的印章刻制單位進行刻制。3.刻制完成后，行政部門應及時將新刻公章的印模備案留存，并妥善保管印章實物。（二）啟用1.新刻公章啟用前，行政部門應填寫《公章啟用申請表》，注明公章名稱、啟用日期、啟用范圍等內容，并提交公司法定代表人或其授權人審批。2.審批通過后，行政部門應發布公章啟用通知，明確告知公司各部門新公章的啟用時間、使用范圍及相關注意事項。3.新公章啟用后，原相關公章同時廢止。三、公章的保管（一）保管原則1.行政人事公章必須指定專人負責保管，實行"專人專管、誰保管誰負責"的原則。2.保管人應具備高度的責任心和保密意識，確保公章安全存放，防止丟失、被盜或誤用。（二）保管方式1.公司公章、合同專用章、法人章應存放在公司保險柜中，由行政部門專人保管；人事專用章應存放在人事部門保險柜中，由人事部門專人保管。2.保險柜鑰匙和密碼應分別由不同人員掌握，嚴禁將保險柜鑰匙和密碼交予同一人保管。（三）保管人的職責1.負責公章的日常保管工作，確保公章存放安全，未經批準不得擅自將公章帶出公司或轉借他人使用。2.嚴格遵守公章使用規定，認真審核用章申請，對不符合規定的用章申請有權拒絕蓋章，并及時向上級報告。3.建立公章使用登記簿，詳細記錄每次公章使用的時間、事由、用章部門、用章人、批準人等信息，確保公章使用記錄完整、準確、可追溯。4.定期檢查公章的保管情況，如發現公章有損壞、遺失等異常情況，應立即向公司領導報告，并采取相應的補救措施。四、公章的使用（一）使用范圍1.公司公章主要用于公司對外簽訂合同、協議、文件、報表等具有法律效力的文書；發布公司內部重要通知、公告等；辦理公司營業執照、稅務登記證等相關證照的年檢、變更等手續；以及其他需要公司蓋章確認的事項。2.合同專用章主要用于公司對外簽訂各類經濟合同、業務協議等。3.法人章主要用于公司辦理銀行開戶、銷戶、賬戶變更、支票簽發等與銀行相關的業務；以及在公司授權范圍內代表法人簽署相關文件。4.人事專用章主要用于公司員工的勞動合同簽訂、解除、終止；員工工資發放表、獎金分配表等薪酬福利文件的蓋章；員工各類人事證明、介紹信的開具；以及其他與人事管理相關的文件蓋章。（二）使用流程1.用章申請各部門因工作需要使用行政人事公章時，應填寫《公章使用申請表》，詳細注明用章事由、用章文件名稱及份數、用章部門、用章人等信息，并提交部門負責人審核簽字。涉及公司重大事項、經濟合同、重要文件等用章，需經公司法定代表人或其授權人審批簽字。2.審核蓋章保管人收到用章申請后，應認真審核用章申請內容是否完整、準確，審批手續是否齊全。對不符合規定的用章申請，應及時退回申請部門并說明原因。審核通過后，保管人在用章前應再次核對用章文件內容與申請內容是否一致，確認無誤后在規定位置加蓋公章，并在《公章使用登記簿》上登記蓋章信息。3.用章登記用章完成后，保管人應將用章文件復印件留存歸檔，并在《公章使用登記簿》上詳細記錄用章時間、事由、用章部門、用章人、批準人等信息，確保用章記錄清晰、準確、完整。《公章使用登記簿》應定期整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理規定執行。（三）使用要求1.嚴格按照規定的使用范圍使用公章，嚴禁超范圍使用公章。2.用章文件必須內容真實、合法、有效，不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。3.公章應加蓋在文件規定的蓋章位置，確保蓋章清晰、端正，不得模糊不清或蓋在其他無關位置。4.如需同時加蓋多個公章，應按照規定的順序依次加蓋，并確保各公章之間不相互重疊或遮擋。五、公章的更換與廢止（一）更換1.因公章磨損、損壞、樣式變更等原因需要更換公章時，由行政部門填寫《公章更換申請表》，詳細注明更換原因、新公章樣式、規格等信息，并提交公司法定代表人或其授權人審批。2.審批通過后，行政部門持相關審批文件到公安機關指定的具有資質的印章刻制單位進行新公章的刻制，并按照公章啟用流程辦理新公章的啟用手續。3.新公章啟用后，原公章應及時廢止，并交回行政部門統一保管或按照公司規定進行銷毀處理。（二）廢止1.行政人事公章因公司名稱變更、注銷、合并等原因不再使用時，由行政部門填寫《公章廢止申請表》，詳細注明廢止原因、公章名稱等信息，并提交公司法定代表人或其授權人審批。2.審批通過后，行政部門應發布公章廢止通知，明確告知公司各部門原公章已廢止，停止使用。3.原公章廢止后，保管人應將其妥善保管，按照公司檔案管理規定進行歸檔保存，并定期進行檢查核對，確保公章安全。如需銷毀，應按照公司規定的程序進行銷毀處理，銷毀過程應進行記錄，并由相關人員簽字確認。六、監督與檢查（一）內部監督1.公司行政部門負責對行政人事公章的使用情況進行定期檢查和不定期抽查，確保公章使用符合規定，記錄完整準確。2.審計部門負責對行政人事公章的管理情況進行審計監督，檢查公章保管、使用、審批等環節是否存在違規行為，發現問題及時督促整改。（二）外部監督1.接受公安機關等相關部門的監督檢查，按照要求提供公章管理的相關資料和信息，配合做好各項檢查工作。2.如發現公章管理存在違規行為或安全隱患，應及時采取措施進行整改，并向相關部門報告。七、違規處理（一）違規行為界定1.未經批準擅自使用公章的；2.超越公章使用范圍使用公章的；3.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章的；4.偽造、變造公章或使用偽造、變造公章的；5.因保管不善導致公章丟失、被盜或誤用，給公司造成損失的；6.其他違反公章管理制度的行為。（二）處理措施1.對于違規使用公章的行為，一經發現，公司將視情節輕重給予相關責任人批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理措施；造成公司經濟損失的，責任人應承擔相應的賠償責任；構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。2.因保管不善導致公章丟失、被盜或誤用的，保管人應立即向公司報告，并采取緊急措施防止損失擴大。如給公司造成損失的，保管人應承擔相應的賠償責任，同