運輸票據(jù)使用管理制度?一、總則（一）目的為加強公司運輸票據(jù)的管理，規(guī)范運輸票據(jù)的使用流程，確保運輸業(yè)務的順利開展，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及運輸票據(jù)使用的所有部門和人員，包括但不限于運輸部門、財務部門、銷售部門等。（三）運輸票據(jù)定義本制度所指運輸票據(jù)是指在貨物運輸過程中用于記錄運輸業(yè)務相關信息的各種憑證，包括但不限于運輸合同、運單、提單、發(fā)票等。二、運輸票據(jù)的種類及用途（一）運輸合同1.定義：運輸合同是公司與托運人或承運人簽訂的，明確雙方權(quán)利義務關系，約定貨物運輸事宜的書面協(xié)議。2.用途：作為運輸業(yè)務的基礎文件，規(guī)定了運輸?shù)呢浳锩Q、數(shù)量、起運地、目的地、運輸方式、運費及支付方式等主要條款，是雙方履行運輸義務和解決糾紛的重要依據(jù)。（二）運單1.定義：運單是貨物運輸過程中的詳細記錄單據(jù)，隨貨同行，記錄了貨物的實際運輸情況。2.用途：詳細記載貨物的發(fā)運日期、運輸工具、裝卸地點、貨物交接情況等信息，用于跟蹤貨物運輸軌跡，確保貨物安全、準確地送達目的地。同時，也是運輸過程中各環(huán)節(jié)責任劃分的重要依據(jù)。（三）提單1.定義：提單是承運人簽發(fā)的，證明貨物已由其接收或裝船，并保證據(jù)以交付貨物的憑證。2.用途：在國際貿(mào)易中，提單具有貨物收據(jù)、運輸合同證明和物權(quán)憑證的功能。它是收貨人提貨的重要依據(jù)，也是銀行結(jié)匯的重要單據(jù)之一。（四）發(fā)票1.定義：發(fā)票是公司在提供運輸服務后，向托運人或收貨人開具的，證明運輸服務已完成并用于結(jié)算運費的憑證。2.用途：是公司確認運輸收入的重要依據(jù)，同時也是托運人或收貨人進行財務核算和稅務處理的合法憑證。三、運輸票據(jù)的印制與保管（一）印制1.運輸票據(jù)由公司指定的部門統(tǒng)一負責印制。印制前，需根據(jù)公司業(yè)務需求和管理要求，確定票據(jù)的格式、內(nèi)容、編號規(guī)則等，并報公司領導審批。2.選擇具備良好信譽和資質(zhì)的印刷廠家進行印制，確保票據(jù)的質(zhì)量和安全性。印刷過程中，要嚴格監(jiān)督印刷質(zhì)量，防止出現(xiàn)字跡不清、缺頁、錯頁等問題。3.運輸票據(jù)印制完成后，由負責印制的部門進行驗收，核對票據(jù)的數(shù)量、格式、內(nèi)容等是否與審批后的要求一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，妥善保管。（二）保管1.設立專門的運輸票據(jù)保管倉庫或?qū)９瘢_保票據(jù)存放環(huán)境安全、干燥、通風良好，防止票據(jù)受潮、霉變、丟失等情況發(fā)生。2.運輸票據(jù)應按照類別、編號順序進行存放，便于查找和管理。同時，要建立詳細的票據(jù)保管臺賬，記錄票據(jù)的出入庫時間、數(shù)量、編號等信息。3.對于重要的運輸票據(jù)，如提單等，應采取加密存儲、專人保管等措施，確保票據(jù)的安全性和保密性。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自接觸和查閱這些票據(jù)。4.定期對運輸票據(jù)的保管情況進行檢查和盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。四、運輸票據(jù)的領用與發(fā)放（一）領用1.公司內(nèi)部各部門因業(yè)務需要領用運輸票據(jù)時，需填寫《運輸票據(jù)領用申請表》，注明領用票據(jù)的種類、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人簽字審批。2.《運輸票據(jù)領用申請表》提交至公司指定的票據(jù)管理部門，由票據(jù)管理人員根據(jù)庫存情況進行審核。審核通過后，按照申請表上的要求發(fā)放票據(jù)，并在臺賬上記錄領用日期、領用人、票據(jù)種類及數(shù)量等信息。3.領用人員在領取運輸票據(jù)時，應仔細核對票據(jù)的數(shù)量、格式、編號等是否與申請表一致，并在領用登記表上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)存在問題，應及時向票據(jù)管理人員提出更換。（二）發(fā)放1.對于運輸合同、運單等常用票據(jù)，可根據(jù)部門業(yè)務量的大小，定期發(fā)放一定數(shù)量的空白票據(jù)給相關部門，以滿足日常業(yè)務需求。2.對于提單等重要票據(jù)，應根據(jù)實際業(yè)務情況，在業(yè)務發(fā)生時按需發(fā)放。發(fā)放時，要嚴格按照規(guī)定的流程進行操作，確保提單的真實性、準確性和完整性。3.在發(fā)放運輸票據(jù)時，要向領用人員明確告知票據(jù)的使用規(guī)范和注意事項，提醒領用人員妥善保管票據(jù)，防止丟失或誤用。五、運輸票據(jù)的使用規(guī)范（一）填寫要求1.運輸票據(jù)上的各項內(nèi)容必須填寫完整、準確、清晰，不得遺漏或涂改。填寫內(nèi)容應與實際運輸業(yè)務情況相符，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、起運地、目的地、運輸方式、運費等信息。2.使用規(guī)范的漢字或數(shù)字填寫，字跡要工整，不得潦草。對于金額、日期等重要信息，要按照規(guī)定的格式填寫，確保數(shù)字的準確性和一致性。3.在填寫運輸票據(jù)時，如遇填寫錯誤，應在錯誤處劃一條橫線，并在其上方或旁邊重新填寫正確內(nèi)容，同時加蓋填寫人員的印章或簽字確認。不得采用刮擦、挖補、涂改液等方式進行修改。（二）簽章要求1.運輸票據(jù)上涉及的簽字、蓋章必須真實、有效，符合公司規(guī)定的授權(quán)范圍和程序。簽字人應具備相應的業(yè)務權(quán)限和責任，蓋章應清晰可辨，不得模糊不清或加蓋無效印章。2.運輸合同需由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章。運單、提單等票據(jù)上的簽字蓋章應根據(jù)業(yè)務實際情況，由相關業(yè)務人員、運輸人員、收貨人等按照規(guī)定進行簽署。3.發(fā)票的開具應按照國家稅收法規(guī)的要求，加蓋公司發(fā)票專用章。發(fā)票專用章的使用應嚴格遵守公司的印章管理制度，確保印章的安全性和規(guī)范性。（三）使用流程1.運輸部門在承接運輸業(yè)務后，應根據(jù)業(yè)務情況及時填寫運輸合同或運單。運輸合同應在與托運人協(xié)商一致后簽訂，明確雙方的權(quán)利義務關系。運單應在貨物起運前填寫完畢，并隨貨同行。2.在貨物運輸過程中，運輸人員應按照運單上的要求，認真做好貨物的裝卸、運輸、保管等工作，并及時記錄運輸過程中的相關信息，如運輸時間、運輸路線、貨物交接情況等。3.當貨物到達目的地后，運輸人員應與收貨人進行貨物交接，并在運單上簽字確認。如貨物存在損壞、短缺等問題，應及時填寫貨物運輸事故記錄，并按照公司規(guī)定的程序進行處理。4.財務部門根據(jù)運輸合同或運單以及實際運輸情況，開具發(fā)票。發(fā)票開具應準確無誤，確保發(fā)票上的信息與運輸業(yè)務一致。開具后的發(fā)票應及時交給托運人或收貨人，并做好發(fā)票的登記和存檔工作。5.在國際貿(mào)易中，涉及提單的運輸業(yè)務，應按照國際貿(mào)易慣例和相關法律法規(guī)的要求，正確使用提單。提單的簽發(fā)、背書、轉(zhuǎn)讓等操作應符合規(guī)定的程序，確保提單的有效性和物權(quán)的順利轉(zhuǎn)移。六、運輸票據(jù)的審核與結(jié)算（一）審核1.運輸部門在使用運輸票據(jù)后，應及時將票據(jù)提交至財務部門進行審核。財務部門審核人員應認真核對票據(jù)的真實性、完整性、準確性以及與實際運輸業(yè)務的一致性。2.審核內(nèi)容包括運輸合同的條款是否符合公司規(guī)定，運單上的貨物信息、運輸信息、簽字蓋章等是否齊全、正確，發(fā)票的開具是否符合稅收法規(guī)要求等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與運輸部門溝通，要求其進行更正或補充相關資料。3.對于重要的運輸票據(jù)，如提單等，財務部門應與業(yè)務部門密切配合，核實提單的真實性和有效性。在審核過程中，要關注提單的流轉(zhuǎn)情況，確保提單的使用符合公司的業(yè)務流程和風險控制要求。（二）結(jié)算1.根據(jù)運輸合同的約定和運輸票據(jù)的審核結(jié)果，財務部門進行運費的結(jié)算工作。運費結(jié)算應按照規(guī)定的時間和方式進行，確保公司的資金及時回籠。2.在結(jié)算運費時，財務部門應核對運輸票據(jù)上的運費金額與運輸合同約定的金額是否一致。如存在差異，應查明原因，并按照公司的相關規(guī)定進行處理。3.對于通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式結(jié)算運費的，財務部門應確保結(jié)算信息的準確無誤，及時與銀行溝通協(xié)調(diào)，保證資金的順利到賬。同時，要做好運費結(jié)算的記錄和存檔工作，以備日后查詢和核對。七、運輸票據(jù)的掛失與補辦（一）掛失1.如發(fā)現(xiàn)運輸票據(jù)丟失或被盜，相關人員應立即向公司報告，并填寫《運輸票據(jù)掛失申請表》，詳細說明票據(jù)丟失的情況，包括票據(jù)種類、編號、丟失時間、丟失地點等信息。2.《運輸票據(jù)掛失申請表》經(jīng)部門負責人簽字后，提交至公司指定的票據(jù)管理部門。票據(jù)管理部門接到掛失申請后，應立即采取措施，對丟失的票據(jù)進行掛失處理，防止票據(jù)被冒用或濫用。3.在掛失運輸票據(jù)的同時，公司應及時通知相關的業(yè)務往來單位和銀行等機構(gòu)，告知票據(jù)掛失情況，要求其協(xié)助防范風險。如涉及提單掛失，還應按照相關法律法規(guī)的要求，向海事部門等進行報備。（二）補辦1.在完成運輸票據(jù)掛失手續(xù)后，如因業(yè)務需要，相關部門可申請補辦運輸票據(jù)。補辦申請應填寫《運輸票據(jù)補辦申請表》，注明補辦票據(jù)的種類、原因、原票據(jù)相關信息等，并經(jīng)部門負責人和公司領導審批。2.票據(jù)管理部門根據(jù)審批后的補辦申請，按照原票據(jù)的格式、內(nèi)容和編號規(guī)則進行補辦。補辦過程中，要嚴格審核相關資料，確保補辦票據(jù)的真實性和準確性。3.補辦后的運輸票據(jù)應在備注欄注明"補辦"字樣，并按照原票據(jù)的保管和使用要求進行管理。同時，要將補辦票據(jù)的情況記錄在票據(jù)保管臺賬中，以備日后查閱。八、運輸票據(jù)的銷毀（一）銷毀條件1.運輸票據(jù)在使用完畢或超過規(guī)定的保管期限后，確已不再具有使用價值和保存必要的，可進行銷毀處理。2.對于因業(yè)務變更、合同終止等原因?qū)е虏辉偈褂玫倪\輸票據(jù)，也應及時進行清理和銷毀。（二）銷毀流程1.由票據(jù)管理部門定期對庫存的運輸票據(jù)進行清查，確定需要銷毀的票據(jù)清單。清單應包括票據(jù)種類、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.將擬銷毀的運輸票據(jù)清單提交至公司領導審批。審批通過后，由票據(jù)管理部門會同財務部門等相關人員，按照規(guī)定的方式對運輸票據(jù)進行銷毀。3.運輸票據(jù)的銷毀可采用粉碎、焚燒等方式進行，確保票據(jù)信息無法恢復。在銷毀過程中，要安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀完成后，由監(jiān)督人員和經(jīng)辦人員在《運輸票據(jù)銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單存檔保存，以備審計和查詢。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對運輸票據(jù)的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查運輸票據(jù)的印制、保管、領用、使用、審核、結(jié)算、掛失、補辦、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.審計部門在審計過程中，可通過查閱相關文件、記錄、票據(jù)等資料，實地查看票據(jù)保管情況，與相關人員進行訪談等方式，對運輸票據(jù)管理工作進行全面評估。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查1.公司應積極配合國家相關部門和行業(yè)監(jiān)管機構(gòu)的檢查，如實提供運輸票據(jù)管理的相關資料和信息。對于監(jiān)管機構(gòu)提出的問題和要求，要認真整改落實，確保公司運輸票據(jù)管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的要求。2.關注行業(yè)動態(tài)和法律法規(guī)的變化，及時調(diào)整和完善公司的運輸票據(jù)管理制度，以適應外部監(jiān)管環(huán)境的要求。十、罰則（一）違規(guī)行為界定1.未按照本制度規(guī)定的流程和要求印制、保管、領用、使用、審核、結(jié)算、掛失、補辦、銷毀運輸票據(jù)的。2.在運輸票據(jù)上填寫虛假信息、擅自涂改票據(jù)內(nèi)容、偽造或冒用運輸票據(jù)的。3.因保管不善導致運輸票據(jù)丟失、損壞，給公司造成經(jīng)濟損失或不良影響的。4.拒絕接受公司內(nèi)部監(jiān)督檢查或不配合外部監(jiān)管機構(gòu)工作的。（二）處罰措施1.對于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，