規(guī)范采購業(yè)務(wù)管理制度?一、總則（一）目的為加強公司采購業(yè)務(wù)管理，規(guī)范采購流程，確保采購活動合法、合規(guī)、高效，降低采購成本，保證采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機會。3.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。4.誠實守信原則：采購人員應(yīng)與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠實守信，履行合同約定。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置根據(jù)公司規(guī)模和業(yè)務(wù)需求，設(shè)立采購部門，負責(zé)公司采購業(yè)務(wù)的歸口管理。采購部門可根據(jù)業(yè)務(wù)類別進一步細分采購小組，如原材料采購小組、設(shè)備采購小組等。（二）采購部門職責(zé)1.制定采購計劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和物資需求情況，編制年度、季度和月度采購計劃。2.供應(yīng)商管理：開發(fā)、評估、選擇和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行考核。3.采購執(zhí)行：按照采購計劃和審批后的采購申請，組織實施采購活動，與供應(yīng)商簽訂采購合同。4.采購成本控制：通過談判、招標等方式，爭取優(yōu)惠的采購價格和條款，降低采購成本。5.采購質(zhì)量控制：參與采購物資的檢驗和驗收工作，確保采購物資符合質(zhì)量要求。6.合同管理：負責(zé)采購合同的簽訂、履行、變更、終止等管理工作，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時處理合同糾紛。7.信息管理：收集、整理和分析采購信息，為公司決策提供支持。（三）其他部門職責(zé)1.需求部門：提出采購申請，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并對采購物資的使用和驗收負責(zé)。2.財務(wù)部門：負責(zé)采購資金的預(yù)算安排、支付審核和財務(wù)核算，監(jiān)督采購活動的資金使用情況。3.質(zhì)量部門：參與采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收工作，提供質(zhì)量標準和技術(shù)支持，對采購物資的質(zhì)量負責(zé)。4.審計部門：對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性和采購成本的合理性。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門填寫采購申請表：詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計到貨時間等信息，并簽字蓋章。2.提交采購申請：需求部門將采購申請表提交給采購部門。對于緊急采購申請，應(yīng)在申請表上注明"緊急"字樣，并說明緊急原因。（二）采購審批1.采購部門審核：采購部門收到采購申請后，對采購申請的必要性、合理性和合規(guī)性進行審核。審核內(nèi)容包括采購物資是否在公司采購目錄范圍內(nèi)、采購數(shù)量是否合理、預(yù)計價格是否在預(yù)算范圍內(nèi)等。2.相關(guān)部門審批：根據(jù)采購物資的金額和性質(zhì)，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，提交相關(guān)部門審批。一般采購申請由采購部門負責(zé)人審批；較大金額的采購申請需經(jīng)財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大采購申請需經(jīng)總經(jīng)理辦公會或董事會審批。（三）采購方式選擇1.公開招標：適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目。采購部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司招標管理規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標和定標工作。2.邀請招標：對于具有特定資格要求或供應(yīng)商數(shù)量有限的采購項目，可采用邀請招標方式。采購部門應(yīng)選擇不少于三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書，并組織招標活動。3.競爭性談判：適用于招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的、技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的、采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的、不能事先計算出價格總額的采購項目。采購部門應(yīng)成立談判小組，與供應(yīng)商進行談判，確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購：符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的、必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購部門應(yīng)提供充分的理由和相關(guān)證明材料，經(jīng)審批后與單一供應(yīng)商進行采購談判。5.詢價：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購部門應(yīng)向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求供應(yīng)商一次報出不得更改的價格，根據(jù)報價確定成交供應(yīng)商。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)：采購部門通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式，收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商資源庫。2.供應(yīng)商評估：采購部門對潛在供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等?？刹捎脤嵉乜疾?、問卷調(diào)查、樣品測試、供應(yīng)商業(yè)績評價等方式進行評估。3.供應(yīng)商選擇：根據(jù)評估結(jié)果，采購部門選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議或采購合同。對于重要供應(yīng)商，應(yīng)定期進行復(fù)審和重新評估。4.供應(yīng)商管理：采購部門建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作情況等。定期對供應(yīng)商進行考核，考核指標包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、售后服務(wù)滿意度等。對于考核不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)采取警告、暫停合作、終止合作等措施。（五）采購合同簽訂1.合同起草：采購部門根據(jù)采購談判結(jié)果，起草采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同審核：采購合同起草完成后，提交給法務(wù)部門和財務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門主要審核合同的合法性和合規(guī)性，財務(wù)部門主要審核合同的付款條款和資金安排。3.合同簽訂：經(jīng)審核通過的采購合同，由采購部門負責(zé)人與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。（六）采購執(zhí)行與跟蹤1.下達采購訂單：采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.供應(yīng)商備貨與發(fā)貨：供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)按照訂單要求組織備貨和發(fā)貨。采購部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的備貨和發(fā)貨情況，及時協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題。3.到貨驗收：采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準備。到貨時，由需求部門和質(zhì)量部門按照合同要求和質(zhì)量標準對采購物資進行驗收。驗收合格的，填寫驗收報告；驗收不合格的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決辦法。4.采購付款：采購物資驗收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定，填寫付款申請單，提交給財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，按照公司資金支付流程辦理付款手續(xù)。（七）采購檔案管理1.采購檔案收集：采購部門負責(zé)采購檔案的收集和整理工作。采購檔案應(yīng)包括采購申請、采購審批文件、采購方式選擇記錄、供應(yīng)商評估資料、采購合同、采購訂單、到貨驗收報告、付款憑證等相關(guān)資料。2.采購檔案整理與歸檔：采購部門應(yīng)定期對采購檔案進行整理和歸檔，確保檔案資料的完整性和準確性。檔案應(yīng)按照時間順序和類別進行分類存放，便于查閱和管理。3.采購檔案保管期限：采購檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般采購檔案的保管期限為[x]年，重要采購檔案的保管期限為[x]年。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.市場風(fēng)險：包括市場價格波動、供應(yīng)商壟斷、原材料短缺等風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險：采購物資不符合質(zhì)量要求，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營活動。3.合同風(fēng)險：采購合同條款不明確、合同履行過程中出現(xiàn)糾紛等風(fēng)險。4.供應(yīng)商風(fēng)險：供應(yīng)商破產(chǎn)、違約、供貨能力不足等風(fēng)險。5.內(nèi)部管理風(fēng)險：采購流程不規(guī)范、采購人員違規(guī)操作等風(fēng)險。采購部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進行風(fēng)險識別和評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動風(fēng)險。加強供應(yīng)商管理，拓展供應(yīng)商渠道，避免供應(yīng)商壟斷。建立原材料儲備制度，應(yīng)對原材料短缺風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強采購物資的質(zhì)量控制，在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。加強到貨驗收工作，對采購物資進行嚴格檢驗，確保質(zhì)量符合要求。對于質(zhì)量不合格的采購物資，及時與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或采取其他補救措施。3.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強采購合同管理，在簽訂合同前，由法務(wù)部門和財務(wù)部門對合同條款進行審核，確保合同條款明確、合法、合規(guī)。在合同履行過程中，加強跟蹤和監(jiān)督，及時處理合同糾紛。建立合同糾紛應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對合同糾紛的能力。4.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強供應(yīng)商管理，定期對供應(yīng)商進行評估和考核，選擇資質(zhì)信譽良好、生產(chǎn)能力強、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商合作。與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任。建立供應(yīng)商風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在的風(fēng)險，并采取相應(yīng)的措施。5.內(nèi)部管理風(fēng)險應(yīng)對：完善采購流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作規(guī)范，加強采購過程的監(jiān)督和控制。加強采購人員培訓(xùn)，提高采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和法律意識，防止采購人員違規(guī)操作。建立采購內(nèi)部審計制度，定期對采購業(yè)務(wù)進行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。五、采購績效評估（一）評估指標設(shè)定1.采購成本：包括采購物資的價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.采購質(zhì)量：以采購物資的質(zhì)量合格率為評估指標，考核采購物資是否符合質(zhì)量要求。3.交貨及時性：統(tǒng)計供應(yīng)商按時交貨的比例，評估供應(yīng)商的交貨及時性。4.供應(yīng)商管理：包括供應(yīng)商開發(fā)數(shù)量、供應(yīng)商淘汰率、供應(yīng)商滿意度等指標，考核供應(yīng)商管理工作的成效。5.采購效率：以采購周期為評估指標，衡量采購部門完成采購任務(wù)的速度。（二）評估方法1.定期評估：采購部門定期（每月、每季度或每年）對采購績效進行評估，填寫采購績效評估表，提交給上級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。2.對比分析：將采購績效指標與預(yù)算目標、歷史數(shù)據(jù)、同行業(yè)數(shù)據(jù)等進行對比分析，找出差距和改進方向。3.綜合評價：結(jié)合定期評估和對比分析結(jié)果，對采購部門和采購人員的績效進行綜合評價，確定績效等級。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.績效獎勵：對于采購績效優(yōu)秀的部門和個人，給予相應(yīng)的獎勵，如獎金、榮譽