規范基層資料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司基層資料管理，確保資料的完整性、準確性、規范性和安全性，提高工作效率，為公司決策提供可靠依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司基層各部門、各崗位所涉及的各類資料管理。（三）基本原則1.集中統一原則：公司基層資料實行集中統一管理，確保資料的完整性和一致性。2.規范有序原則：資料的收集、整理、歸檔、存儲等環節應遵循規范的流程和標準。3.安全保密原則：嚴格資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失和損壞。4.便捷高效原則：在保證資料質量的前提下，提高資料管理的效率，便于查詢和使用。二、資料分類及定義（一）行政文件資料1.公司紅頭文件：包括公司發布的各類規章制度、決定、通知等正式文件。2.部門文件：各基層部門自行制定的工作文件、通知等。3.會議紀要：公司及各部門組織召開會議形成的紀要文件。（二）業務資料1.項目資料：與公司業務項目相關的可行性研究報告、項目計劃、合同協議、技術文檔、驗收報告等。2.市場資料：市場調研分析報告、客戶資料、競爭對手資料等。3.財務資料：財務報表、預算報告、成本核算資料等。（三）人事資料1.員工檔案：包括員工個人簡歷、入職申請表、勞動合同、培訓記錄、績效考核表、獎懲記錄等。2.考勤資料：員工考勤記錄、請假申請及審批文件等。（四）其他資料1.資質證書：公司及員工獲得的各類資質證書、榮譽證書等。2.宣傳資料：公司宣傳冊、產品說明書、宣傳海報等。三、資料收集（一）收集責任1.各部門指定專人負責本部門資料的收集工作，確保資料及時、準確、完整。2.涉及多個部門的資料，由牽頭部門負責組織相關部門共同收集。（二）收集范圍1.與本部門業務工作相關的各類文件、報表、記錄等。2.公司內部流轉的各類文件、通知等。3.外部單位發送的與公司業務有關的文件、函件等。（三）收集時間1.日常工作中形成的資料應及時收集，每周進行一次小整理，每月進行一次全面整理。2.重要項目或活動結束后，應在[x]個工作日內完成相關資料的收集。（四）收集要求1.資料應真實、準確、完整，不得遺漏重要信息。2.收集的資料應保持原始狀態，不得隨意涂改、偽造。3.對于電子資料，應確保文件格式正確、內容清晰，并存放在指定的存儲位置。四、資料整理（一）整理原則1.按照資料的類別、時間順序、重要程度等進行分類整理。2.資料應簡潔明了，便于查閱和管理。（二）整理方法1.行政文件資料：按照文件編號、發文日期、文件主題等進行分類排序，編制文件目錄。2.業務資料：根據項目階段、資料類型等進行整理，建立項目資料檔案，每個項目資料檔案應包含項目概述、項目計劃、項目執行過程中的各類資料、項目驗收資料等，并編制資料清單。3.人事資料：按照員工個人信息、工作經歷、培訓記錄、績效考核等類別進行整理，建立員工個人檔案，每個員工檔案應包含相關資料清單，并確保資料的完整性和準確性。4.其他資料：根據資料性質進行分類整理，如資質證書按照證書類別、頒發時間等排序，宣傳資料按照宣傳主題、發布時間等整理。（三）整理流程1.資料收集人員對收集到的資料進行初步篩選和分類。2.將初步分類后的資料交部門負責人進行審核，確保資料的準確性和完整性。3.審核通過后，由專人按照整理方法進行詳細整理，編制資料清單和目錄。五、資料歸檔（一）歸檔責任各部門資料整理完成后，由部門負責人指定專人負責將資料歸檔至公司統一的檔案管理部門。（二）歸檔要求1.歸檔資料應按照檔案管理部門的要求進行分類存放，標識清晰。2.紙質資料應裝訂成冊，電子資料應刻錄成光盤或存儲在服務器指定文件夾中，并建立相應的索引目錄。3.歸檔資料應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（三）歸檔時間每月末[x]個工作日內，各部門應將整理好的資料歸檔至檔案管理部門。六、資料存儲（一）存儲方式1.紙質資料應存放在專用的檔案柜中，檔案柜應具備防火、防潮、防蟲等功能。2.電子資料應存儲在服務器的專用文件夾中，服務器應具備數據備份、安全防護等功能。同時，重要電子資料應定期刻錄成光盤進行異地備份。（二）存儲環境1.檔案存儲場所應保持干燥、通風、溫度適宜，避免陽光直射和潮濕環境。2.定期對存儲場所進行清潔和消毒，防止蟲害和霉變。（三）存儲期限1.行政文件資料、業務資料等重要資料應長期保存。2.人事資料中的員工檔案應按照國家法律法規的要求進行保存，一般為員工離職后[x]年。3.其他資料根據實際情況確定存儲期限，到期后經審批可進行銷毀。七、資料查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱資料的，應填寫《資料查閱申請表》，經部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的資料，查閱人應嚴格遵守公司保密制度，未經批準不得復制、傳播。（二）借閱手續1.因工作需要借閱資料的，借閱人應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、數量、借閱時間等，經部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[x]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。3.借閱人應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、污損，如發現資料有損壞或丟失，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。（三）查閱與借閱記錄檔案管理部門應建立資料查閱與借閱臺賬，詳細記錄查閱和借閱的時間、人員、資料名稱、數量、審批情況等信息，以便查詢和統計。八、資料保密（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務數據等重要信息的資料。2.公司內部尚未公開的規章制度、決策文件等。（二）保密措施1.對涉及保密的資料，應在資料上加蓋"保密"標識，并采取加密存儲、專人保管等措施。2.接觸保密資料的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.在資料查閱、借閱過程中，嚴格遵守保密規定，限制查閱和借閱范圍。4.對保密資料的存儲場所應加強安全防范，設置門禁系統、監控設備等。（三）泄密處理如發現資料泄密情況，應立即采取措施進行制止，并及時報告公司管理層。對泄密責任人，公司將按照相關規定進行嚴肅處理，情節嚴重的將依法追究法律責任。九、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料存儲期限已滿，且不再具有保存價值。2.資料因自然災害、人為事故等原因造成損壞，無法修復且無備份。（二）銷毀流程1.由檔案管理部門提出資料銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數量、存儲期限等信息。2.經部門負責人、財務部門、審計部門等相關部門審核同意后，報公司分管領導審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負責監督銷毀過程，并填寫《資料銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。4.資料銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全環保的方式進行。十、資料信息化管理（一）建立資料管理系統公司應建立統一的資料管理系統，實現資料的電子化存儲、檢索、借閱等功能。各部門應將整理好的資料及時錄入資料管理系統，確保系統數據與實際資料一致。（二）數據維護1.資料管理系統管理員應定期對系統數據進行備份，防止數據丟失。2.及時更新資料管理系統中的數據，確保資料的準確性和時效性。3.對系統用戶的操作權限進行嚴格管理，根據用戶工作職責分配相應的權限。（三）信息安全1.加強資料管理系統的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統等，防止網絡攻擊和數據泄露。2.定期對資料管理系統進行安全評估和漏洞掃描，及時修復發現的安全問題。3.用戶應妥善保管個人賬號和密碼，不得泄露給他人。十一、監督與檢查（一）監督部門公司成立資料管理監督小組，由行政部門、檔案管理部門等相關人員組成，負責對基層資料管理工作進行監督檢查。（二）檢查內容1.資料收集、整理、歸檔、存儲等環節是否符合本制度要求。2.資料查閱與借閱手續是否齊全，記錄是否完整。3.資料保密措施是否落實到位。4.資料管理系統的運行情況和數據準確性。（三）檢查頻率1.日常工作中，檔案管理部門應對各部門資料管理情況進行不定期抽查。2.每季度進行一次全面的資料管理檢查，并