供應(yīng)部合同管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)供應(yīng)部合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于供應(yīng)部對(duì)外簽訂的各類(lèi)采購(gòu)合同、供應(yīng)商合作合同等相關(guān)合同的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同義務(wù)。3.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：充分識(shí)別、評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，并采取有效措施進(jìn)行防范和控制。4.統(tǒng)一管理原則：合同管理工作應(yīng)統(tǒng)一歸口，確保合同管理的規(guī)范性和一致性。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)需求確認(rèn)供應(yīng)部各崗位人員根據(jù)公司生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)需求，提出采購(gòu)或合作意向，明確所需物資、服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時(shí)間等關(guān)鍵信息。對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目或復(fù)雜合作事項(xiàng)，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行需求論證，確保需求的合理性和必要性。2.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購(gòu)人員通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目要求，從名錄中篩選出潛在供應(yīng)商，向其發(fā)送詢(xún)價(jià)單或招標(biāo)邀請(qǐng)等。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。可以采用實(shí)地考察、查閱資料、參考以往合作記錄等方式進(jìn)行評(píng)估。綜合評(píng)估后，選擇合適的供應(yīng)商，并填寫(xiě)供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告。3.合同起草采購(gòu)人員根據(jù)與供應(yīng)商溝通的結(jié)果及業(yè)務(wù)需求，起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交付方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等主要條款。對(duì)于格式合同，應(yīng)優(yōu)先使用公司統(tǒng)一制定的合同模板；對(duì)于特殊業(yè)務(wù)的合同，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修改完善，但應(yīng)確保主要條款完整、準(zhǔn)確、合法。合同起草過(guò)程中，應(yīng)與法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)溝通，確保合同條款符合法律法規(guī)及公司政策要求。4.合同審核采購(gòu)人員將起草好的合同提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門(mén)負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求、與供應(yīng)商的溝通情況是否清晰、風(fēng)險(xiǎn)防范措施是否得當(dāng)?shù)取３鯇復(fù)ㄟ^(guò)后，將合同送交法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門(mén)主要審查合同的合法性、合規(guī)性，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)合同條款提出法律意見(jiàn)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)合同的付款方式、結(jié)算周期、資金安排等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保公司資金安全和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。根據(jù)法務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)，采購(gòu)人員對(duì)合同進(jìn)行修改完善。如涉及重大修改或分歧，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行協(xié)商溝通，達(dá)成一致意見(jiàn)。5.合同簽訂經(jīng)審核通過(guò)的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保簽字蓋章齊全、合同文本清晰可辨。合同簽訂后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)將合同原件交至公司合同管理部門(mén)進(jìn)行編號(hào)、歸檔，并留存復(fù)印件以便執(zhí)行和跟蹤。（二）合同簽訂注意事項(xiàng)1.合同主體資格審查核實(shí)供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)資質(zhì)證書(shū)是否有效，并確保其經(jīng)營(yíng)范圍涵蓋合同標(biāo)的業(yè)務(wù)。了解供應(yīng)商的法定代表人或授權(quán)代表身份信息，要求其提供授權(quán)委托書(shū)（如有），并核實(shí)授權(quán)范圍和期限。2.合同條款明確性合同條款應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，避免模糊不清或歧義性表述。對(duì)于質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、交付時(shí)間等關(guān)鍵條款，應(yīng)盡可能細(xì)化和量化。明確雙方的權(quán)利義務(wù)，特別是違約責(zé)任條款，應(yīng)具有可操作性，能夠有效約束雙方行為，保障公司利益。3.合同價(jià)格條款合同價(jià)格應(yīng)明確、合理，符合市場(chǎng)行情。對(duì)于涉及價(jià)格調(diào)整的合同，應(yīng)約定價(jià)格調(diào)整的條件、方式和時(shí)間等。避免簽訂價(jià)格含混不清或存在價(jià)格陷阱的合同，如"市場(chǎng)價(jià)""隨行就市"等表述應(yīng)盡量避免，如有必要，應(yīng)明確價(jià)格參照的市場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)或價(jià)格調(diào)整的計(jì)算方法。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.建立合同執(zhí)行臺(tái)賬采購(gòu)人員負(fù)責(zé)建立合同執(zhí)行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂時(shí)間、合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱(chēng)、合同標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、付款計(jì)劃、實(shí)際履行情況等信息。2.進(jìn)度跟蹤根據(jù)合同約定的交付時(shí)間和進(jìn)度安排，定期跟蹤供應(yīng)商的履行情況。對(duì)于重要合同或關(guān)鍵物資采購(gòu)合同，應(yīng)加強(qiáng)跟蹤頻率，及時(shí)掌握合同執(zhí)行動(dòng)態(tài)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能存在履行困難或延遲交付等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解原因，并要求其采取措施解決問(wèn)題。同時(shí)，向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)相關(guān)情況，以便及時(shí)協(xié)調(diào)處理。3.質(zhì)量跟蹤在供應(yīng)商交付物資或服務(wù)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)協(xié)同質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保所采購(gòu)的物資或服務(wù)符合要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，要求其采取整改措施。對(duì)不合格產(chǎn)品或服務(wù)，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行處理，如退貨、換貨、降價(jià)等，并記錄處理過(guò)程和結(jié)果。（二）合同付款管理1.付款審批采購(gòu)人員根據(jù)合同執(zhí)行情況，在達(dá)到付款節(jié)點(diǎn)前，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，注明合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱(chēng)、付款金額、付款理由等信息。付款申請(qǐng)單依次提交部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式、付款條件和審批流程進(jìn)行審核，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的付款申請(qǐng)單，安排資金支付。2.付款記錄財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)做好合同付款記錄，詳細(xì)記錄每筆付款的時(shí)間、金額、付款方式、對(duì)應(yīng)的合同編號(hào)等信息。同時(shí)，定期與采購(gòu)人員核對(duì)付款情況，確保付款信息一致。（三）合同變更管理1.變更申請(qǐng)?jiān)诤贤男羞^(guò)程中，如因各種原因需要變更合同條款，合同執(zhí)行部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出變更申請(qǐng)。變更申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明變更的事項(xiàng)、原因、對(duì)合同履行的影響等。采購(gòu)人員負(fù)責(zé)填寫(xiě)合同變更申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交給供應(yīng)商協(xié)商。2.供應(yīng)商協(xié)商采購(gòu)人員與供應(yīng)商就合同變更事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)后，雙方簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時(shí)間、對(duì)原合同條款的調(diào)整等，并作為原合同的補(bǔ)充文件。在協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)注意評(píng)估變更對(duì)公司成本、交付時(shí)間、質(zhì)量等方面的影響，確保變更后的合同條款對(duì)公司有利。3.內(nèi)部審批合同變更協(xié)議簽訂后，采購(gòu)人員將其提交至公司合同管理部門(mén)進(jìn)行編號(hào)、歸檔，并按照合同簽訂流程進(jìn)行內(nèi)部審批。審批通過(guò)后，合同管理部門(mén)將變更協(xié)議副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，以便執(zhí)行。（四）合同終止管理1.終止條件合同在以下情況下可以終止：合同雙方按照合同約定全面履行完畢各自的義務(wù)。合同因不可抗力或其他不可預(yù)見(jiàn)、不可避免的原因無(wú)法履行，雙方協(xié)商一致解除合同。一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方根據(jù)合同約定或法律規(guī)定行使解除權(quán)解除合同。2.終止流程當(dāng)合同滿(mǎn)足終止條件時(shí)，合同執(zhí)行部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方，并提出合同終止申請(qǐng)。申請(qǐng)應(yīng)說(shuō)明合同終止的原因、時(shí)間等信息。采購(gòu)人員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商合同終止事宜，如涉及結(jié)算、清理等事項(xiàng)，應(yīng)明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。協(xié)商一致后，簽訂合同終止協(xié)議。合同終止協(xié)議簽訂后，采購(gòu)人員將其提交至公司合同管理部門(mén)進(jìn)行編號(hào)、歸檔，并按照相關(guān)規(guī)定辦理合同終止后的后續(xù)事項(xiàng)，如資產(chǎn)清理、款項(xiàng)結(jié)算等。四、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別供應(yīng)部應(yīng)定期組織合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別工作，全面梳理合同簽訂、履行過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)涵蓋市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)等多個(gè)方面。收集合同履行過(guò)程中的相關(guān)數(shù)據(jù)和案例，分析潛在風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)狀況變化、法律法規(guī)調(diào)整、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果，對(duì)各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估指標(biāo)可包括風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性、影響程度等。采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級(jí)劃分，如高風(fēng)險(xiǎn)、中風(fēng)險(xiǎn)、低風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注并制定應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，及時(shí)掌握行業(yè)價(jià)格走勢(shì)、供求關(guān)系變化等信息。在合同中合理約定價(jià)格調(diào)整條款，如根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格指數(shù)、原材料價(jià)格波動(dòng)等因素調(diào)整合同價(jià)格，以降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)公司成本的影響。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，分散采購(gòu)渠道，降低因單一供應(yīng)商問(wèn)題導(dǎo)致的供應(yīng)中斷風(fēng)險(xiǎn)。2.信用風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)供應(yīng)商信用管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行信用評(píng)估和跟蹤。建立供應(yīng)商信用檔案，記錄其信用狀況、合同履行情況等信息。在合同中約定嚴(yán)格的違約責(zé)任條款，對(duì)于供應(yīng)商的違約行為進(jìn)行約束。如供應(yīng)商出現(xiàn)逾期交付、質(zhì)量問(wèn)題等違約情況，應(yīng)按照合同約定扣除相應(yīng)款項(xiàng)或追究其法律責(zé)任。對(duì)于信用狀況不佳的供應(yīng)商，應(yīng)謹(jǐn)慎簽訂合同或采取必要的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，如要求提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。3.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)法務(wù)人員與供應(yīng)部的溝通協(xié)作，在合同起草、審核過(guò)程中充分聽(tīng)取法務(wù)意見(jiàn)，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。定期組織合同管理人員和采購(gòu)人員進(jìn)行法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。對(duì)于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，可聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)律師進(jìn)行法律咨詢(xún)和審查，確保合同的合法性和有效性。4.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)在合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)，嚴(yán)格按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于關(guān)鍵物資，可增加抽檢頻率或進(jìn)行駐廠(chǎng)監(jiān)造。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的質(zhì)量責(zé)任，如更換產(chǎn)品、賠償損失等。五、合同檔案管理（一）檔案收集與整理1.采購(gòu)人員在合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同原件、合同變更協(xié)議、終止協(xié)議、往來(lái)函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等相關(guān)資料收集齊全。2.對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間、供應(yīng)商名稱(chēng)等進(jìn)行編號(hào)和歸檔。確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，便于查閱和管理。（二）檔案保管與查閱1.合同檔案應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識(shí)和技能，確保檔案的安全存放。2.建立合同檔案查閱制度，明確查閱權(quán)限和流程。因工作需要查閱合同檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并做好查閱記錄。（三）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)于已履行完畢且超過(guò)保管期限的合同檔案，由檔案保管人員提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)合同檔案銷(xiāo)毀清單。2.經(jīng)公司檔案管理部門(mén)審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止信息泄露。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)部合同管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合公司制度和法律法規(guī)要求，合同檔案管理是否規(guī)范等。2.公司設(shè)立合同管理投訴舉報(bào)渠道，接受員工和其他相關(guān)方對(duì)合同管理過(guò)程中違規(guī)行為的投訴舉報(bào)。對(duì)投訴舉報(bào)事項(xiàng)進(jìn)行及時(shí)調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋