裝飾建材采購管理制度?總則目的為規范公司裝飾建材采購流程，確保采購工作的高效、有序進行，保證所采購的裝飾建材質量符合要求，滿足公司項目施工及運營需求，控制采購成本，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司所有裝飾建材采購活動，包括但不限于各類板材、涂料、瓷磚、衛浴潔具、門窗等建筑裝飾材料的采購。基本原則1.質量優先原則：所采購的裝飾建材必須符合國家相關標準及公司規定的質量要求，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商。2.成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略、談判技巧等降低采購成本，提高采購效益。3.合規合法原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司內部規定，確保采購過程的合法性、合規性。4.高效協作原則：采購部門與其他部門（如設計部門、工程部門等）密切協作，及時溝通需求信息，共同完成采購任務。采購流程采購需求提出1.項目啟動階段設計部門根據項目設計方案，確定所需裝飾建材的種類、規格、數量等詳細信息，并填寫《裝飾建材采購需求表》。將《裝飾建材采購需求表》提交給工程部門審核，工程部門重點審核需求的合理性、與項目進度的匹配性等。2.項目實施過程中如因設計變更、施工調整等原因產生新的采購需求，相關部門應及時填寫《裝飾建材采購需求變更表》，詳細說明變更內容及原因。按照與項目啟動階段相同的流程進行審核。供應商選擇與評估1.供應商信息收集采購部門通過多種渠道收集裝飾建材供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。建立供應商信息庫，記錄供應商的基本情況（如公司名稱、地址、聯系方式等）、經營范圍、產品質量、價格水平、售后服務等信息。2.供應商篩選根據采購需求，從供應商信息庫中篩選出初步符合要求的供應商名單。對篩選出的供應商進行實地考察，了解其生產能力、質量管理體系、倉儲物流等情況。3.供應商評估制定供應商評估標準，從質量、價格、交貨期、售后服務等方面對供應商進行綜合評估。定期（每年至少一次）對供應商進行評估，評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評估結果為不合格的供應商，暫停與其合作，并要求其限期整改；整改后仍不符合要求的，取消其供應商資格。采購合同簽訂1.采購談判采購部門與選定的供應商就采購價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款進行談判。談判過程中要充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。2.合同起草與審核根據談判結果，采購部門起草采購合同。合同文本應明確雙方的權利和義務，包括產品規格、數量、價格、交貨時間、地點、質量驗收標準、售后服務等條款。法務部門對采購合同進行審核，確保合同的合法性、合規性。3.合同簽訂采購合同經雙方授權代表簽字蓋章后生效。采購部門負責將合同副本分發給相關部門（如財務部門、工程部門等），以便各部門做好相應的工作安排。采購訂單下達1.采購訂單生成采購部門根據采購合同，生成采購訂單。采購訂單應明確訂單編號、供應商名稱、產品規格、數量、交貨時間、交貨地點等信息。2.訂單審核與下達采購訂單提交給相關負責人審核，確保訂單信息準確無誤。審核通過后，將采購訂單發送給供應商，并要求供應商確認訂單。采購進度跟蹤1.建立跟蹤機制采購部門安排專人負責采購進度跟蹤，及時掌握供應商的生產、發貨等情況。建立采購進度跟蹤臺賬，記錄采購訂單的執行情況。2.信息溝通與協調定期與供應商溝通，了解訂單執行過程中遇到的問題，并及時協調解決。如因供應商原因導致交貨延遲，采購部門應及時與供應商協商解決方案，并通知相關部門調整項目進度安排。到貨驗收1.驗收準備工程部門根據采購合同和相關標準，制定裝飾建材到貨驗收方案。通知采購部門、供應商等相關方到貨驗收時間和地點。2.數量驗收采購人員、倉庫管理人員與供應商共同核對到貨裝飾建材的數量，確保與采購訂單一致。對數量不符的情況，要及時與供應商溝通，查明原因并做好記錄。3.質量驗收工程技術人員按照相關質量標準對到貨裝飾建材進行質量檢驗。檢驗內容包括外觀質量、尺寸規格、性能指標等。對于質量不合格的裝飾建材，應及時通知供應商處理，嚴禁不合格產品進入項目施工現場。4.驗收報告驗收完成后，由驗收人員填寫《裝飾建材到貨驗收報告》，詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、地點、供應商名稱、產品名稱、規格、數量、質量狀況等。驗收報告經相關人員簽字確認后存檔。付款管理1.付款申請供應商按照采購合同約定交貨并驗收合格后，向采購部門提交付款申請。付款申請應包括發票、送貨單、驗收報告等相關證明文件。2.審核流程采購部門對付款申請進行初審，核對相關證明文件的真實性、完整性及與采購合同的一致性。財務部門對付款申請進行復審，審核付款金額的準確性、付款方式的合規性等。經采購部門和財務部門審核通過后，提交公司領導審批。3.付款執行公司領導審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間向供應商支付款項。采購風險管理市場價格波動風險1.風險識別關注裝飾建材市場價格動態，分析價格波動趨勢，識別價格波動風險。2.風險應對建立價格預警機制，設定價格波動閾值。當市場價格接近或超過閾值時，及時與供應商協商調整價格或采取其他應對措施，如簽訂價格調整條款、套期保值等。供應商違約風險1.風險識別對供應商的經營狀況、信譽等進行持續監測，識別供應商違約風險，如供應商破產、停產、無法按時交貨、提供不合格產品等。2.風險應對與供應商簽訂詳細的合同條款，明確違約責任。建立備用供應商機制，在主要供應商出現違約情況時，能夠及時切換到備用供應商，保證采購任務的順利進行。質量風險1.風險識別對采購的裝飾建材進行質量抽檢，分析質量不穩定因素，識別質量風險。2.風險應對加強供應商質量管理，要求供應商提供質量保證文件，定期對供應商進行質量審核。增加到貨驗收環節的檢驗頻次和嚴格程度，對不合格產品及時處理，防止質量問題影響項目進度和質量。采購檔案管理檔案分類1.采購合同檔案：包括采購合同正本、副本、補充協議等。2.采購訂單檔案：采購訂單及其相關的審批文件、與供應商的往來函件等。3.供應商檔案：供應商信息登記表、評估報告、合作記錄等。4.驗收檔案：到貨驗收報告、檢驗記錄、不合格產品處理記錄等。5.付款檔案：付款申請、審批文件、付款憑證等。檔案保管1.指定專人負責采購檔案的保管工作，確保檔案的安全、完整。2.按照檔案分類建立檔案目錄，便于查找和管理。3.檔案應存放在專門的檔案柜或存儲設備中，保證存儲環境適宜，防止檔案損壞、丟失。檔案查閱1.內部查閱公司內部人員因工作需要查閱采購檔案，需填寫《采購檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等。經所在部門負責人簽字同意后，到檔案保管部門查閱檔案。2.外部查閱如有外部單位需要查閱采購檔案，必須經過公司相關領導批準，并由檔案保管部門專人陪同查閱。查閱過程中，嚴禁對檔案進行涂改、復印、拍照等操作，如需復制檔案內容，需另行辦理審批手續。監督與考核監督機制1.內部審計監督公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本控制情況等。對審計中發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.部門自查采購部門定期對自身采購工作進行自查，發現問題及時整改。采購部門應將自查情況形成報告，提交給公司領導和相關部門。考核辦法1.考核指標采購成本控制：考核采購價格與市場價格的對比情況、采購成本節約率等指標。采購質量：考核到貨驗收合格率、因質量問題導致的項目損失等指標。交貨期：考核采購訂單按時交貨率、因交貨延遲對項目進度的影響程度等指標。供應商管理：考核供應商評估結果、供應商投訴處理情況等指標。2.考核周期采購部門負責人的年度考核與公司整體績效考核同步進行。采購人員的月度考核由采購部門自行組織實施。3.考核結果應用將考核