超市商品訂貨管理制度?一、總則（一）目的為規范超市商品訂貨流程，確保商品供應的及時性、準確性和合理性，滿足顧客需求，提高超市運營效益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于超市內所有商品的訂貨管理工作，包括生鮮食品、日用品、服裝、家電等各類商品。（三）基本原則1.以銷定進原則：根據商品的銷售情況和市場需求預測來確定訂貨數量，避免庫存積壓或缺貨現象。2.安全庫存原則：設定合理的安全庫存水平，以應對銷售波動和供應中斷等情況，確保商品不斷貨。3.成本控制原則：在保證商品質量和供應的前提下，優化訂貨成本，降低采購價格，提高超市的經濟效益。4.信息準確原則：訂貨過程中涉及的各種信息要準確、及時、完整，為訂貨決策提供可靠依據。二、訂貨組織與職責（一）訂貨決策層1.超市店長全面負責超市商品訂貨的決策和管理工作。根據超市的經營目標、銷售數據和市場情況，制定整體訂貨策略和計劃。審核重要商品的訂貨申請，協調解決訂貨過程中的重大問題。2.采購經理在店長的領導下，具體負責商品采購工作，包括供應商選擇、采購談判、合同簽訂等。分析市場動態和銷售數據，為訂貨決策提供專業建議和數據支持。組織實施訂貨計劃，監控采購進度和到貨情況，確保商品按時、按質、按量供應。（二）訂貨執行層1.部門主管負責本部門商品的訂貨工作，根據銷售數據和庫存情況，制定部門商品訂貨計劃。審核本部門員工提交的訂貨申請，對訂貨數量、品種、交貨期等進行把關。與采購部門溝通協調，確保訂貨工作順利進行，及時解決訂貨過程中出現的問題。2.訂貨專員收集、整理和分析商品銷售數據、庫存數據等信息，為訂貨提供數據支持。根據部門主管制定的訂貨計劃，負責具體的訂貨操作，包括填寫訂貨單、與供應商溝通確認等。跟蹤訂貨執行情況，及時反饋訂貨過程中的異常情況，如缺貨、延遲交貨等。3.收銀員在收款過程中，及時記錄商品銷售信息，為訂貨提供實時銷售數據。協助訂貨專員核對銷售數據，確保數據的準確性和完整性。三、訂貨流程（一）銷售數據收集與分析1.數據來源超市收銀系統記錄的每一筆銷售交易數據，包括商品名稱、銷售數量、銷售時間等。庫存管理系統提供的商品庫存數量、庫存位置等信息。市場調研數據，如行業報告、競爭對手動態、消費者需求調查等。2.數據分析方法銷售趨勢分析：通過分析歷史銷售數據，繪制銷售曲線，了解商品的銷售走勢，包括季節性變化、節假日銷售高峰等，預測未來銷售趨勢。品類分析：按商品品類對銷售數據進行分類統計，分析各品類的銷售占比、銷售增長率等，評估品類的市場需求和發展潛力。單品分析：針對每個具體商品，分析其銷售數量、銷售額、毛利率等指標，找出暢銷品、滯銷品和潛力品。庫存分析：結合銷售數據和庫存數據，計算商品的庫存周轉率、庫存天數等指標，評估庫存水平是否合理，是否存在庫存積壓或缺貨風險。3.數據報告訂貨專員定期（每周或每月）將銷售數據和分析結果整理成報告，提交給部門主管和采購經理。報告內容應包括銷售趨勢圖表、品類銷售分析、單品銷售排名、庫存狀況等，并提出相應的訂貨建議。（二）訂貨計劃制定1.部門主管根據銷售數據和庫存情況，結合市場需求預測，制定本部門商品的訂貨計劃確定訂貨商品清單：根據商品銷售排名、庫存周轉率、市場需求變化等因素，篩選出需要訂貨的商品清單。預估訂貨數量：參考歷史銷售數據、當前庫存水平和市場需求預測，對每個商品的訂貨數量進行預估。對于暢銷品，應適當增加訂貨量；對于滯銷品，應減少訂貨量或暫停訂貨。設定交貨期：根據供應商的供貨周期和超市的銷售節奏，確定每個商品的交貨期，確保商品按時到貨，滿足銷售需求。2.訂貨計劃審核部門主管將制定好的訂貨計劃提交給采購經理審核。采購經理從整體采購策略、成本控制、供應商供應能力等方面進行審核，對訂貨計劃提出修改意見，確保訂貨計劃的合理性和可行性。審核通過后的訂貨計劃作為正式的訂貨依據。（三）訂貨申請與審批1.訂貨專員根據審核通過的訂貨計劃，填寫訂貨申請單訂貨申請單應包括商品名稱、規格型號、訂貨數量、交貨期、供應商名稱等詳細信息，并確保信息準確無誤。2.訂貨申請單審批訂貨申請單提交給部門主管進行審批。部門主管對訂貨申請單進行再次審核，確認訂貨數量、品種、交貨期等符合訂貨計劃要求后，簽字批準。對于金額較大或重要商品的訂貨申請，還需提交超市店長進行最終審批。（四）訂貨執行1.訂貨專員根據審批通過的訂貨申請單，與供應商進行溝通確認通過電話、郵件、傳真等方式向供應商發送訂貨信息，明確商品名稱、規格型號、訂貨數量、交貨期等要求，確保供應商準確理解訂貨需求。與供應商核對商品價格、交貨方式、運輸費用等條款，確保雙方達成一致意見。如遇價格調整或其他問題，及時與采購經理溝通協調，協商解決辦法。2.簽訂訂貨合同（如有需要）對于長期合作的供應商或金額較大的訂貨，應簽訂訂貨合同。訂貨合同應明確雙方的權利和義務，包括商品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款，確保雙方的合作有法可依、有章可循。3.跟蹤訂貨進度訂貨專員定期與供應商溝通，了解訂貨執行情況，跟蹤商品的生產、運輸進度。如發現供應商存在交貨延遲、質量問題等異常情況，及時與供應商協商解決，并向部門主管和采購經理匯報。同時，根據實際情況調整后續銷售計劃和庫存管理策略。（五）到貨驗收1.商品到貨前準備倉庫管理人員根據訂貨合同和交貨期，提前做好收貨準備工作，包括安排收貨場地、準備驗收工具、通知相關人員等。核對商品的預計到貨時間和數量，確保收貨工作的順利進行。2.到貨驗收商品到貨時，倉庫管理人員按照驗收標準對商品進行逐一驗收。驗收內容包括商品的數量、規格型號、質量、包裝等。如發現商品數量短缺、質量不合格、包裝破損等問題，應及時與供應商聯系，要求其解決或補貨。驗收合格的商品辦理入庫手續，按照庫存管理規定進行存放和管理；驗收不合格的商品填寫拒收單，注明拒收原因，及時反饋給采購部門，由采購部門與供應商協商處理。3.到貨信息反饋倉庫管理人員將到貨驗收情況及時反饋給訂貨專員和部門主管。訂貨專員根據到貨情況更新庫存數據，并對訂貨計劃的執行情況進行總結分析，為后續訂貨工作提供經驗參考。四、庫存管理與補貨（一）庫存監控1.設定庫存指標超市應根據商品特點、銷售情況和市場需求，設定合理的庫存指標，如安全庫存、最高庫存、最低庫存等。安全庫存是為了應對銷售波動和供應中斷等情況而設定的最低庫存水平，確保商品不斷貨；最高庫存是為了避免庫存積壓而設定的上限；最低庫存是提醒補貨的庫存閾值。2.庫存數據實時更新庫存管理系統應實時記錄商品的出入庫情況，確保庫存數據的準確性和及時性。訂貨專員和倉庫管理人員應定期核對庫存數據，及時發現庫存差異并進行調整。3.庫存預警庫存管理系統根據設定的庫存指標，對庫存情況進行實時監控。當庫存低于最低庫存或高于最高庫存時，系統自動發出預警信息，提醒訂貨專員或部門主管及時進行補貨或調整訂貨計劃。（二）補貨原則1.及時補貨原則：根據庫存預警信息，及時對缺貨商品進行補貨，確保商品不斷貨，滿足顧客需求。2.適量補貨原則：補貨數量應根據銷售情況和庫存水平進行合理預估，避免補貨過多導致庫存積壓，或補貨過少無法滿足銷售需求。3.先進先出原則：在補貨時，應遵循先進先出的原則，確保商品在保質期內銷售出去，減少庫存損耗。（三）補貨流程1.補貨申請倉庫管理人員根據庫存監控情況，發現商品庫存低于最低庫存時，填寫補貨申請單，注明商品名稱、規格型號、補貨數量等信息。2.補貨申請審批補貨申請單提交給部門主管進行審批。部門主管審核補貨申請的合理性，根據銷售數據和庫存情況決定是否批準補貨申請。如批準，在補貨申請單上簽字確認；如不批準，應說明原因。3.補貨執行訂貨專員根據審批通過的補貨申請單，按照訂貨流程進行訂貨操作，確保補貨商品按時、按質、按量到貨。倉庫管理人員在商品到貨后，及時辦理入庫手續，并將補貨后的庫存信息更新到庫存管理系統中。五、訂貨風險管理（一）市場風險1.市場需求變化市場需求受多種因素影響，如季節變化、消費者偏好改變、競爭對手策略調整等，可能導致商品銷售情況與預期不符。為應對市場風險，超市應加強市場調研，及時了解市場動態和消費者需求變化趨勢，調整訂貨策略和商品結構，以適應市場變化。2.價格波動商品價格波動會影響采購成本和銷售利潤。超市應建立價格監控機制，關注市場價格走勢，與供應商協商簽訂合理的價格調整條款，如價格保護協議、定期調價機制等。同時，合理控制庫存水平，避免因價格大幅下跌導致庫存減值損失。（二）供應風險1.供應商問題供應商可能出現交貨延遲、質量問題、供應中斷等情況，影響超市的商品供應和正常運營。超市應選擇信譽良好、供應能力強的供應商，并與其建立長期穩定的合作關系。同時，與供應商簽訂詳細的供貨合同，明確雙方的權利和義務，約定違約責任和賠償措施。加強對供應商的日常管理和監督，定期評估供應商的表現，及時發現和解決潛在問題。2.自然災害和突發事件自然災害、公共衛生事件、政策法規變化等不可抗力因素可能影響供應商的生產和運輸，導致商品供應中斷。超市應制定應急預案，建立應急物資儲備機制，確保在突發事件發生時能夠及時調整訂貨渠道和供應方式，保障商品的基本供應。（三）庫存風險1.庫存積壓訂貨數量過多或銷售不暢可能導致庫存積壓，占用大量資金，增加庫存管理成本和商品損耗風險。超市應加強訂貨管理，合理控制訂貨數量，優化庫存結構，及時處理滯銷商品。通過促銷活動、與供應商協商退貨等方式，降低庫存積壓水平。2.庫存缺貨庫存管理不善或訂貨不及時可能導致商品缺貨，影響顧客滿意度和銷售業績。超市應加強庫存監控和補貨管理，建立快速響應機制，及時處理缺貨情況。對于暢銷商品，可適當增加安全庫存水平，確保商品不斷貨。六、考核與獎懲（一）考核指標1.訂貨準確率：考核訂貨數量與實際銷售需求的符合程度，計算公式為：訂貨準確率=（準確訂貨數量÷總訂貨數量）×100%。2.庫存周轉率：衡量庫存資產的運營效率，計算公式為：庫存周轉率=銷售成本÷平均庫存余額。3.缺貨率：反映商品缺貨情況對銷售的影響程度，計算公式為：缺貨率=（缺貨商品銷售金額÷總銷售金額）×100%。4.供應商交貨及時率：考核供應商按時交貨的情況，計算公式為：供應商交貨及時率=（按時交貨次數÷總交貨次數）×100%。（二）考核周期考核周期為每月或每季度，由超市人力資源部門會同采購部門、運營部門等相關部門對訂貨專員、部門主管等相關人員進行考核。（三）獎懲措施1.獎勵對于訂貨準確率高、庫存周轉率良好、缺貨率低且供應商交貨及時率高的部門和個人，給予表彰和獎勵，如獎金、榮譽證書、晉升機會等。對在訂貨管理工作中提出創新性建議或方法，有效提高訂貨效率、降低成本或提升顧客滿意度的個人，給予專項獎勵。2.懲