配送公司采購管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規范配送公司采購活動，確保采購工作的高效、有序進行，保證所采購物資和服務的質量，降低采購成本，滿足公司業務運營的需求。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、運輸服務等各類物資和服務的采購。3.采購原則質量優先原則：所采購的物資和服務應符合國家相關標準、行業規范以及公司業務要求，確保質量可靠。成本效益原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商都有平等的機會參與競爭，不得偏袒任何一方。誠實守信原則：采購人員應誠實守信，嚴格履行采購合同，維護公司利益和形象。二、采購組織與職責1.采購部門設置公司設立專門的采購部門，負責統籌管理公司的采購工作。采購部門根據業務需要可設置采購經理、采購專員等崗位。2.采購部門職責制定采購計劃：根據公司業務需求和庫存情況，制定年度、季度和月度采購計劃，明確采購物資和服務的種類、數量、時間等要求。供應商管理：開發、評估、選擇和管理供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核和評價。采購執行：按照采購計劃和審批流程，組織實施采購活動，與供應商進行談判、簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。采購成本控制：通過市場調研、供應商談判等方式，降低采購成本，提高采購資金使用效率。質量控制：參與采購物資和服務的驗收工作，確保所采購的物資和服務符合質量要求。信息管理：收集、整理和分析采購相關信息，為公司決策提供支持。3.其他部門職責需求部門：負責提出采購需求，明確采購物資和服務的規格、型號、數量、質量等要求，并對采購結果進行驗收和使用反饋。財務部門：負責審核采購預算、支付采購款項，對采購成本進行核算和分析，監督采購資金的使用情況。質量部門：參與采購物資和服務的質量驗收工作，提供質量標準和檢驗方法，對不合格品提出處理意見。三、采購流程1.采購需求提出需求部門根據業務需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資和服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、用途、預計到貨時間等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人對采購需求的合理性、必要性進行審核，簽署意見后報分管領導審批。2.采購計劃制定采購部門根據批準的《采購申請表》，結合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資和服務的名稱、規格、型號、數量、采購時間、采購方式等內容。采購計劃經采購部門負責人審核后，報分管領導審批。3.供應商選擇與評估采購部門根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行資格審查，要求供應商提供營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證等相關資質證明文件。采購部門組織對合格供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制、價格水平、售后服務、信譽等方面。根據評估結果，建立供應商檔案，確定合格供應商名單，并定期對供應商進行考核和評價。4.采購談判與合同簽訂采購部門與選定的供應商進行采購談判，就采購物資和服務的價格、質量、交貨期、付款方式、售后服務等條款進行協商，達成一致意見。采購人員根據談判結果，起草采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應符合法律法規的要求，內容完整、條款清晰、表述準確。采購合同經采購部門負責人審核后，報分管領導審批。審批通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂采購合同。5.采購執行與跟蹤采購部門按照采購合同的要求，及時向供應商下達采購訂單，明確采購物資和服務的名稱、規格、型號、數量、交貨時間、交貨地點等信息。采購人員跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交貨。如發現供應商存在問題，應及時采取措施解決，如要求供應商整改、更換供應商等。采購物資和服務到貨前，采購部門應通知需求部門做好驗收準備工作。6.驗收與付款需求部門按照采購合同和相關標準對采購物資和服務進行驗收，驗收合格后填寫《驗收單》。如發現質量問題或數量不符，應及時與供應商協商解決，并在《驗收單》上注明問題情況。采購部門根據《驗收單》和采購合同，辦理付款申請手續。付款申請應附采購合同、發票、驗收單等相關憑證。財務部門對付款申請進行審核，審核無誤后按照公司財務制度辦理付款手續。四、采購方式1.集中采購適用范圍：對于通用性強、采購量大、價值高的物資和服務，如辦公用品、燃油、運輸車輛等，采用集中采購方式。操作流程：采購部門根據公司需求，制定集中采購計劃，統一組織采購活動。通過招標、詢價、競爭性談判等方式選擇供應商，簽訂集中采購合同。各需求部門按照集中采購合同的要求，向采購部門申請領用所需物資和服務。2.分散采購適用范圍：對于零星采購、緊急采購以及有特殊要求的物資和服務，采用分散采購方式。操作流程：需求部門填寫《采購申請表》，經部門負責人和分管領導審批后，自行組織采購活動。采購人員可通過市場調研、詢價等方式選擇供應商，簽訂采購合同。采購完成后，需求部門應將采購情況報采購部門備案。3.招標采購適用范圍：對于金額較大、技術復雜、競爭激烈的采購項目，采用招標采購方式。操作流程：采購部門發布招標公告，邀請潛在供應商參與投標。供應商按照招標文件的要求編制投標文件，提交投標報價、技術方案、售后服務承諾等內容。采購部門組織開標、評標活動，按照評標標準評選出中標供應商，并向中標供應商發出中標通知書。中標供應商與采購部門簽訂采購合同。4.詢價采購適用范圍：對于采購金額較小、市場價格比較透明的物資和服務，采用詢價采購方式。操作流程：采購部門向多家供應商發出詢價函，要求供應商提供報價單。采購人員對各供應商的報價進行比較分析，選擇報價合理、信譽良好的供應商簽訂采購合同。五、采購合同管理1.合同簽訂采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括采購物資和服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等條款。采購合同簽訂前，采購人員應將合同草案提交采購部門負責人審核，審核通過后報分管領導審批。審批通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂采購合同。2.合同執行采購部門應按照采購合同的要求，及時跟蹤合同執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。如發現供應商存在問題，應及時與供應商溝通協調，要求供應商整改或采取其他措施解決問題。需求部門應配合采購部門做好合同執行工作，按照合同要求驗收采購物資和服務，并及時反饋使用情況。3.合同變更在采購合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應與供應商協商一致，并簽訂合同變更協議。合同變更協議應明確變更的內容、原因、雙方的權利和義務等。合同變更協議簽訂前，采購人員應將變更協議草案提交采購部門負責人審核，審核通過后報分管領導審批。審批通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂合同變更協議。4.合同終止采購合同履行完畢后，合同自然終止。如因不可抗力、供應商違約等原因導致合同無法繼續履行，采購部門應及時與供應商協商終止合同，并辦理相關手續。合同終止后，采購部門應清理合同文件，整理歸檔，并對合同執行情況進行總結分析，為今后的采購工作提供參考。六、采購成本控制1.成本預算編制采購部門根據公司業務需求和采購計劃，編制年度采購成本預算。采購成本預算應包括采購物資和服務的種類、數量、價格、預計采購金額等內容。采購成本預算經采購部門負責人審核后，報分管領導審批。審批通過后，作為采購成本控制的依據。2.成本分析與監控采購部門定期對采購成本進行分析，比較實際采購成本與預算成本的差異，分析差異產生的原因，并采取相應的措施進行控制。采購人員在采購過程中，應密切關注市場價格變化，及時調整采購策略，降低采購成本。同時，應加強與供應商的談判，爭取更優惠的采購價格和條款。3.成本節約獎勵公司建立采購成本節約獎勵制度，對在采購工作中通過合理采購策略、談判技巧等方式實現采購成本節約的部門和個人給予獎勵。采購成本節約獎勵的具體標準和方式由公司另行制定。七、供應商管理1.供應商開發采購部門根據公司業務需求和采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行資格審查，要求供應商提供營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證等相關資質證明文件。采購部門組織對合格供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制、價格水平、售后服務、信譽等方面。根據評估結果，建立供應商檔案，確定合格供應商名單，并定期對供應商進行考核和評價。2.供應商評估與考核采購部門定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括供應商的產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、信譽等方面。采購人員根據供應商的表現，填寫《供應商評估表》，對供應商進行評分。采購部門根據供應商的評分結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。3.供應商激勵與約束公司建立供應商激勵機制，對于長期合作、產品質量可靠、交貨期準時、價格合理、售后服務良好的供應商，給予優先采購、增加采購量、延長付款期等優惠政策。同時，公司建立供應商約束機制，對于違反采購合同、產品質量不合格、交貨期延誤等問題的供應商，采取扣除貨款、暫停合作、終止合作等措施進行處罰。八、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，如市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險等。采購人員根據風險識別和評估的結果，制定相應的風險應對措施，降低風險發生的可能性和影響程度。2.風險應對措施市場風險應對：采購人員應密切關注市場價格變化，及時調整采購策略，合理安排采購時間和數量，降低市場風險。質量風險應對：加強對采購物資和服務的質量檢驗和驗收工作，嚴格按照質量標準進行驗收，確保所采購的物資和服務符合質量要求。同時，要求供應商提供質量保證承諾，對質量問題承擔相應的責任。供應商風險應對：建立供應商評估和考核機制，加強對供應商的管理和監督，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商合作。同時，與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，降低供應商風險。合同風險應對：加強對采購合同的管理，嚴格按照合同簽訂流程簽訂合同，確保合同條款明確、合法、有效。同時，加強對合同執行情況的跟蹤和監督，及時發現和解決合同執行過程中出現的問題，降低合同風險。九、采購信息管理1.信息收集與整理采購部門應收集、整理和分析采購相關信息，包括市場價格信息、供應商信息、采購合同信息、采購成本信息等。采購人員應定期對采購信息進行更新和維護，確保信息的準確性和及時性。2.信息共享與利用采購部門應建立采購信息共享平臺，將采購相關信息及時共享給需求部門、財務部門、質量部門等相關部門，為公司決策提供支持。同時，采購部門應充分利用采購信息，進行市場分析和預測，優化采購策略，提高采購效率和