部門保密文件管理制度?一、總則（一）目的為加強公司部門保密文件管理，確保公司機密信息的安全，防止機密文件的泄露、丟失或不當使用，特制定本制度。本制度適用于公司各部門涉及保密文件的管理工作。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門在日常工作中產生、傳遞、使用、存儲、保管和銷毀的各類保密文件，包括但不限于紙質文件、電子文件、光盤、U盤等存儲介質上的文件。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對保密文件采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。2.分級管理原則：根據文件的重要性和涉密程度，對保密文件進行分級管理，采取相應的保密措施。3.控制知悉范圍原則：嚴格控制保密文件的知悉范圍，確保只有經過授權的人員才能接觸和處理相關文件。4.確保安全原則：確保保密文件在各個流轉環節的安全，防止文件丟失、損壞或被盜。二、保密文件的定義與分類（一）定義保密文件是指涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密、客戶信息等重要信息，一旦泄露可能給公司造成經濟損失、聲譽損害或其他不良影響的文件。（二）分類1.絕密文件：公司核心商業秘密，如未公開的產品研發資料、重大投資決策方案、獨特的商業模式等。涉及國家安全、法律法規明確規定為絕密級的信息。2.機密文件：重要的技術秘密，如關鍵技術配方、工藝流程、技術訣竅等。公司財務狀況、重大財務決策、財務報表等財務信息。尚未公開的重要客戶信息、合作協議、市場策略等。3.秘密文件：一般性的商業秘密，如產品規格、銷售數據、內部管理制度等。公司內部的工作安排、會議紀要、人事檔案等涉及一定范圍人員知悉的信息。三、保密文件的產生與標識（一）產生1.各部門在工作過程中，凡涉及保密內容的文件，應在文件產生時明確標注其保密級別。2.起草保密文件時，起草人應根據文件內容確定保密級別，并在文件首頁左上角或右上角顯著位置標明"絕密""機密"或"秘密"字樣。（二）標識1.紙質保密文件的標識應采用紅色字體，并在文件首頁左上角或右上角顯著位置標明保密級別。2.電子保密文件應在文件名前或文件屬性中注明保密級別，并設置相應的訪問權限。3.對于存儲在光盤、U盤等存儲介質上的保密文件，應在存儲介質表面標明保密級別和文件名稱。四、保密文件的流轉與傳遞（一）流轉1.保密文件在公司內部流轉時，應通過專門的文件傳遞渠道進行，如機要文件交換站、內部網絡文件傳輸系統等，確保文件傳遞的安全性和及時性。2.涉及保密文件的部門應指定專人負責文件的收發、登記和傳遞工作，確保文件流轉過程中的可控性。（二）傳遞1.傳遞保密文件時，應采用密封包裝，并在封口處加蓋密封章或注明密封標識。2.通過網絡傳輸保密文件時，應采用加密傳輸方式，并確保接收方具備相應的解密能力。3.傳遞絕密級文件時，原則上應由專人專車直接送達收件人，并辦理簽收手續。五、保密文件的使用與借閱（一）使用1.保密文件的使用應嚴格限制在經授權的范圍內，使用人員應按照文件規定的用途和要求進行使用，不得擅自擴大使用范圍或改變文件內容。2.在使用保密文件過程中，應采取必要的保密措施，如設置專門的使用場所、使用專用設備等，防止文件被無關人員接觸。（二）借閱1.因工作需要借閱保密文件的，應填寫《保密文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、保密級別、借閱原因、借閱期限等內容，并經所在部門負責人和保密管理部門審批。2.絕密級文件一般不予借閱，確因特殊情況需要借閱的，須經公司分管領導批準。3.借閱保密文件時，借閱人應在保密管理人員的監督下進行，不得擅自復印、拍照、掃描或傳播文件內容。4.借閱人應按時歸還所借保密文件，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。歸還時，保密管理人員應認真核對文件數量和內容，確保文件完整無損。六、保密文件的存儲與保管（一）存儲1.保密文件應存儲在專門的保密柜、保險柜或加密存儲設備中，確保文件存儲環境的安全可靠。2.不同保密級別的文件應分開存儲，避免混淆。3.存儲保密文件的場所應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防磁等安全措施，并設置明顯的保密標識。（二）保管1.各部門應指定專人負責保密文件的保管工作，保管人員應具備良好的保密意識和責任心。2.保密文件保管人員應定期對保管的文件進行清查核對，確保文件數量準確、內容完整。3.對于不再使用或已過保密期限的保密文件，應按照規定及時進行銷毀處理，不得隨意丟棄或留存。七、保密文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已過保密期限且無保存價值的保密文件。2.因工作失誤、文件改版等原因導致的多余或作廢的保密文件。3.經公司領導批準同意銷毀的保密文件。（二）銷毀方式1.對于紙質保密文件，應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保文件無法恢復。2.對于電子保密文件，應采用格式化、刪除存儲介質等方式進行銷毀，必要時可進行數據覆蓋處理。3.對于存儲在光盤、U盤等存儲介質上的保密文件，應在銷毀存儲介質后，對其進行徹底粉碎處理。（三）銷毀程序1.各部門在確定需要銷毀保密文件后，應填寫《保密文件銷毀申請表》，注明文件名稱、保密級別、數量、銷毀原因等內容，并經所在部門負責人和保密管理部門審批。2.經批準的保密文件銷毀申請應提交給專門的銷毀機構或由公司內部指定的人員進行銷毀。3.在銷毀保密文件過程中，應安排專人負責監督，確保銷毀過程符合規定要求。4.銷毀完成后，負責監督銷毀的人員應在《保密文件銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀記錄留存備查。八、保密監督與檢查（一）監督1.公司保密管理部門負責對各部門保密文件管理工作進行定期監督檢查，確保各項保密制度的有效執行。2.各部門負責人應加強對本部門保密文件管理工作的日常監督，發現問題及時糾正，并向公司保密管理部門報告。（二）檢查1.公司保密管理部門應制定保密文件管理檢查計劃，定期對各部門保密文件的產生、標識、流轉、使用、存儲、保管和銷毀等環節進行檢查。2.檢查方式可采用現場檢查、文件查閱、人員訪談等多種形式，確保檢查工作的全面性和準確性。3.對于檢查中發現的問題，公司保密管理部門應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改，并對整改情況進行跟蹤復查。九、保密責任與處罰（一）保密責任1.公司全體員工都有保守公司保密文件秘密的義務，應嚴格遵守本制度的各項規定。2.各部門負責人是本部門保密文件管理工作的第一責任人，應切實履行職責，加強對本部門保密工作的管理和監督。3.涉及保密文件的工作人員應嚴格按照規定程序處理文件，確保文件安全。（二）處罰1.對于違反本制度規定，導致保密文件泄露、丟失或不當使用的，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.對于因故意或重大過失導致公司機密信