飼料公司記錄管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司記錄管理，確保記錄的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，規(guī)范記錄的填寫(xiě)、存儲(chǔ)、檢索、使用和銷(xiāo)毀等行為，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門(mén)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的各類記錄，包括但不限于文件記錄、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備維護(hù)記錄、人員培訓(xùn)記錄、銷(xiāo)售記錄等。職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)記錄的收集、整理、填寫(xiě)、保管和定期歸檔工作，確保記錄的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。按照規(guī)定的格式和要求填寫(xiě)記錄，不得隨意涂改、偽造記錄內(nèi)容。配合其他部門(mén)對(duì)相關(guān)記錄的查詢和使用需求。2.行政部負(fù)責(zé)制定和完善公司記錄管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)記錄管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和考核。負(fù)責(zé)公司各類記錄的集中存儲(chǔ)和檔案管理，建立記錄檔案目錄，便于檢索和查詢。按照規(guī)定的期限對(duì)記錄進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，并做好銷(xiāo)毀記錄。3.其他相關(guān)部門(mén)在各自職責(zé)范圍內(nèi)，對(duì)涉及的記錄進(jìn)行審核、批準(zhǔn)和使用，確保記錄的有效性和合規(guī)性。記錄的分類與編號(hào)記錄分類1.生產(chǎn)記錄：如原料采購(gòu)記錄、生產(chǎn)批次記錄、配料記錄、加工過(guò)程記錄、成品檢驗(yàn)記錄等。2.質(zhì)量記錄：包括原材料檢驗(yàn)報(bào)告、成品檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品質(zhì)量追溯記錄、不合格品處理記錄等。3.設(shè)備記錄：設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備故障維修記錄等。4.人員記錄：?jiǎn)T工入職登記表、培訓(xùn)記錄、考核記錄、考勤記錄、離職記錄等。5.銷(xiāo)售記錄：銷(xiāo)售訂單、發(fā)貨記錄、客戶反饋記錄等。6.文件記錄：公司內(nèi)部文件、外來(lái)文件、文件發(fā)放記錄、文件傳閱記錄等。7.其他記錄：如會(huì)議記錄、安全檢查記錄、環(huán)境監(jiān)測(cè)記錄等。記錄編號(hào)1.記錄編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和實(shí)用性原則，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)規(guī)則：[公司代碼（2位字母）+部門(mén)代碼（2位數(shù)字）+記錄類別代碼（2位數(shù)字）+年份（4位數(shù)字）+順序號(hào)（4位數(shù)字）]。公司代碼：由公司名稱英文縮寫(xiě)的前兩位字母組成。部門(mén)代碼：按照公司組織架構(gòu)設(shè)定，如行政部為01，生產(chǎn)部為02等。記錄類別代碼：根據(jù)記錄分類表設(shè)定，如生產(chǎn)記錄為01，質(zhì)量記錄為02等。年份：記錄形成的年份，用4位數(shù)字表示。順序號(hào)：同一類別記錄在同一年份內(nèi)的順序編號(hào)，從0001開(kāi)始。3.示例：公司代碼為FS，行政部的質(zhì)量記錄（2023年第5份）編號(hào)為FS010220230005。記錄的填寫(xiě)與審核填寫(xiě)要求1.記錄應(yīng)使用鋼筆、中性筆或電腦打印填寫(xiě)，不得使用鉛筆、圓珠筆（除藍(lán)色圓珠筆外）等易褪色的筆填寫(xiě)。2.記錄內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰，不得有空項(xiàng)、漏項(xiàng)。如有不適用的項(xiàng)目，應(yīng)劃"/"或填寫(xiě)"無(wú)"。3.記錄填寫(xiě)應(yīng)及時(shí)，不得提前或事后補(bǔ)填。如因特殊原因需要補(bǔ)填，應(yīng)在補(bǔ)填處注明原因，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.記錄中的簽名應(yīng)使用全名，不得代簽。簽名應(yīng)清晰可辨，確保責(zé)任可追溯。審核要求1.記錄填寫(xiě)完成后，應(yīng)由填寫(xiě)人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.審核人應(yīng)在記錄上簽署審核意見(jiàn)和姓名，并注明審核日期。如審核通過(guò)，應(yīng)簽署"同意"或"審核無(wú)誤"等字樣；如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)要求填寫(xiě)人及時(shí)更正，并重新審核。3.對(duì)于重要記錄或涉及多個(gè)部門(mén)的記錄，還應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽審核。記錄的存儲(chǔ)與保管存儲(chǔ)方式1.記錄可以采用紙質(zhì)形式存儲(chǔ)，也可以采用電子形式存儲(chǔ)。電子記錄應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.對(duì)于紙質(zhì)記錄，應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)或裝入檔案盒，并在封面或盒脊上注明記錄名稱、年份、月份等信息。3.對(duì)于電子記錄，應(yīng)建立電子文件夾，按照記錄類別和年份進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并設(shè)置相應(yīng)的文件名和目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索和查詢。保管期限1.記錄的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況確定。一般分為短期、中期和長(zhǎng)期保管。短期保管：保管期限為13年，適用于一般性的生產(chǎn)記錄、日常文件等。中期保管：保管期限為310年，適用于重要的質(zhì)量記錄、設(shè)備維護(hù)記錄等。長(zhǎng)期保管：保管期限為10年以上，適用于涉及公司重大決策、法律糾紛、資質(zhì)認(rèn)證等方面的記錄。2.具體保管期限見(jiàn)附件《飼料公司記錄保管期限一覽表》。保管責(zé)任1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)記錄的日常保管工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄的整理、存放和保管，確保記錄的安全和完整。2.行政部負(fù)責(zé)公司記錄的集中保管和檔案管理工作，應(yīng)建立記錄保管臺(tái)賬，記錄記錄的名稱、編號(hào)、保管期限、存放位置等信息，并定期對(duì)記錄進(jìn)行清查和核對(duì)，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。3.記錄保管人員應(yīng)妥善保管記錄，防止記錄受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀、丟失等情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)記錄損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門(mén)負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。記錄的檢索與使用檢索方式1.對(duì)于紙質(zhì)記錄，可通過(guò)記錄檔案目錄進(jìn)行檢索。檔案目錄應(yīng)包括記錄名稱、編號(hào)、保管期限、存放位置等信息，便于快速查找。2.對(duì)于電子記錄，可通過(guò)電子文件夾的目錄結(jié)構(gòu)或使用電子檢索工具進(jìn)行檢索。檢索工具應(yīng)具備關(guān)鍵詞檢索、模糊檢索等功能，提高檢索效率。使用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱記錄的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部查閱。2.行政部應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供記錄，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、部門(mén)、查閱記錄名稱及編號(hào)、查閱目的等。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱記錄，不得擅自將記錄帶出檔案室。如需復(fù)印或摘抄記錄內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)行政部同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司記錄時(shí)，應(yīng)持有合法有效的證明文件，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)有公司相關(guān)人員陪同，并按照公司規(guī)定進(jìn)行查閱和登記。5.記錄的使用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露記錄中的機(jī)密信息。查閱人員對(duì)查閱過(guò)程中知悉的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等應(yīng)予以保密，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。記錄的銷(xiāo)毀銷(xiāo)毀條件1.記錄保管期限屆滿，且已無(wú)查閱和使用價(jià)值的，可以進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.記錄因其他原因需要銷(xiāo)毀的，如記錄內(nèi)容涉及違法違規(guī)、商業(yè)秘密泄露等情況，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，也可進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀程序1.各部門(mén)在記錄保管期限屆滿或需要銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明記錄名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，提交行政部審核。2.行政部對(duì)各部門(mén)提交的《記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)記錄符合銷(xiāo)毀條件后，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)的記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)，由行政部負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀方式可采用粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)清除等方式，確保記錄信息無(wú)法恢復(fù)。4.記錄銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫(xiě)《記錄銷(xiāo)毀登記表》，注明銷(xiāo)毀日期、記錄名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)督人等信息。5.《記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、《記錄銷(xiāo)毀登記表》等相關(guān)資料應(yīng)作為記錄檔案的一部分進(jìn)行保存，保存期限與原記錄相同。記錄管理的監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政部定期對(duì)各部門(mén)記錄管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的填寫(xiě)、審核、存儲(chǔ)、保管、檢索、使用和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行。檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，并及時(shí)反饋給被檢查部門(mén)。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)要求被檢查部門(mén)限期整改?？己藱C(jī)制1.公司建立記錄管理工作考核機(jī)制，將記錄管理工作納入各部門(mén)績(jī)效考核體系。考核指標(biāo)包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、及時(shí)性、安全性等方面。2.行政部根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果和考核指標(biāo)，對(duì)各部門(mén)記錄管理工作進(jìn)行評(píng)分，并按照公司績(jī)效考核制度進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對(duì)于記錄管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于記錄管理工作存在問(wèn)題較多的部門(mén)，責(zé)令限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。附則解釋權(quán)本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋。修訂與廢止本制度如有未盡事宜或與國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等相抵觸的，按照國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等執(zhí)行，并及時(shí)修訂本制度。如因公司發(fā)展需要，確需廢止本制度的，由行政部提出申請(qǐng)，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后廢止。生效日期本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施。[公司名稱][發(fā)布日期]附件：飼料公司記錄保管期限一覽表|記錄類別|保管期限|||||生產(chǎn)記錄|短期（13年）：一般性生產(chǎn)記錄<br>中期（310年）：重要生產(chǎn)記錄||質(zhì)量記錄|中期（310年）：一般質(zhì)量記錄<br>長(zhǎng)期（10年以上）：關(guān)鍵質(zhì)量記錄||設(shè)備記錄|中期（310年）：設(shè)備日常維護(hù)記錄<br>長(zhǎng)期（10年以上）：設(shè)備大修、改造記錄||人員記錄|短期（13年）：日?？记谟涗浀?lt;br>中期（310年）：培訓(xùn)記錄、考核記錄等<br>長(zhǎng)期（10年以上）：?jiǎn)T工檔案等||銷(xiāo)售記錄|中期（310年）：一般銷(xiāo)售記錄<br>長(zhǎng)期（10年以上）：重要客戶銷(xiāo)售