餐館新店采購管理制度?總則1.目的為規范餐館新店采購工作流程，確保采購物品的質量、價格合理，控制采購成本，保障餐館正常運營，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于餐館新店所有采購活動，包括食品原材料、廚房設備、餐具、桌椅、辦公用品等各類物資的采購。3.基本原則質量第一原則：所采購的物品必須符合國家相關標準和餐館經營要求，確保食品安全和服務質量。價格合理原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購渠道和談判技巧，爭取最優惠的采購價格。誠信合作原則：與供應商建立良好的合作關系，誠實守信，互利共贏。規范高效原則：明確采購流程和職責，提高采購工作效率，確保各項采購任務及時、準確完成。采購組織與職責1.采購部門設置設立采購部，負責餐館新店的所有采購工作。采購部設采購經理一名，采購專員若干名，根據采購物品的類別進行分工。2.采購經理職責全面負責采購部的日常管理工作，制定采購計劃和預算。建立和維護供應商管理體系，評估供應商資質和信譽，選擇合格的供應商。組織采購談判，簽訂采購合同，確保采購價格、質量、交貨期等條款符合餐館要求。監督采購工作執行情況，協調解決采購過程中的問題，定期向上級匯報采購工作進展。分析采購成本，提出降低成本的建議和措施，不斷優化采購流程。3.采購專員職責根據采購計劃和任務，負責具體采購物品的詢價、比價、議價工作。收集供應商信息，建立供應商檔案，與供應商保持密切溝通，確保采購任務順利完成。負責采購合同的起草、審核、簽訂及執行跟蹤，及時處理合同變更和違約事宜。協助采購經理進行采購成本控制，對采購價格波動進行分析和報告。負責采購物品的驗收工作，確保采購物品的數量、質量、規格等符合要求。采購流程1.需求申請各部門根據餐館經營需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品的名稱、規格、型號、數量、用途等信息。《采購申請表》需經部門負責人審核簽字后，提交至采購部。2.采購審批采購部收到《采購申請表》后，采購專員對申請內容進行初步審核，確認采購需求的合理性和必要性。采購經理根據采購預算和實際情況，對采購申請進行審批。對于金額較大或重要的采購項目，需報上級領導批準。3.供應商選擇與評估采購專員根據采購物品的類別和特點，通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行初步篩選，評估其資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的情況。采購部組織相關人員對篩選后的供應商進行實地考察，與供應商進行面對面溝通和交流，進一步了解其實際情況。根據考察結果，建立供應商檔案，對合格的供應商進行分類管理，并定期對供應商進行評估和更新。4.采購詢價與比價采購專員向至少三家合格供應商發出詢價函，詳細說明采購物品的要求和規格，要求供應商在規定時間內報價。對供應商的報價進行整理和分析，比較不同供應商的價格、質量、交貨期等因素，選擇最優的供應商。在比價過程中，采購專員應充分了解市場行情，確保采購價格合理公正。如發現價格異常，應及時與供應商溝通或進行進一步的市場調研。5.采購談判與合同簽訂根據比價結果，采購專員與選定的供應商進行采購談判，就采購價格、質量標準、交貨期、付款方式、售后服務等條款進行協商。在談判過程中，采購專員應堅持原則，維護餐館的利益，同時也要考慮供應商的合理訴求，爭取達成雙方都能接受的合作協議。談判達成一致后，采購專員起草采購合同，經采購經理審核后，報上級領導批準。采購專員與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，確保合同的合法性和有效性。合同簽訂后，采購專員應將合同副本存檔，并及時將合同執行情況告知相關部門。6.采購訂單下達采購專員根據采購合同，填寫《采購訂單》，詳細注明采購物品的名稱、規格、型號、數量、交貨時間、交貨地點等信息。《采購訂單》經采購經理審核簽字后，發送給供應商，要求供應商按照訂單要求及時組織生產和發貨。7.采購跟蹤與催貨采購專員負責跟蹤采購訂單的執行情況，定期與供應商溝通，了解生產進度和發貨情況。如發現供應商未能按時交貨或出現質量問題，采購專員應及時與供應商協商解決，并采取相應的措施，如催貨、換貨、補貨等，確保采購任務按時完成。在采購跟蹤過程中，采購專員應做好記錄，及時向上級匯報采購進展情況，對于重大問題應及時提出解決方案和建議。8.采購驗收采購物品到貨前，采購專員應提前通知相關部門做好驗收準備工作。驗收人員根據采購合同和相關標準，對采購物品的數量、質量、規格、型號等進行逐一核對和檢驗。對于食品原材料，還需檢查其生產日期、保質期、檢驗報告等相關證明文件，確保食品安全。驗收合格后，驗收人員填寫《采購驗收單》，簽字確認。如發現采購物品存在質量問題或數量不符等情況，驗收人員應及時與供應商聯系，要求其進行處理。9.采購付款采購專員根據采購合同和《采購驗收單》，填寫《付款申請單》，詳細注明采購物品的名稱、規格、型號、數量、金額、付款方式等信息。《付款申請單》經采購經理審核簽字后，報上級領導批準。財務部門根據批準后的《付款申請單》，按照采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續。采購預算管理1.預算編制采購部根據餐館新店的經營計劃和采購需求，編制年度采購預算。年度采購預算應包括食品原材料、廚房設備、餐具、桌椅、辦公用品等各類物資的采購預算。在編制采購預算時，采購部應充分考慮市場價格波動、餐館經營變化等因素，確保預算的合理性和準確性。年度采購預算編制完成后，經采購經理審核后，報上級領導批準。2.預算執行采購部嚴格按照批準后的采購預算執行采購任務，控制采購成本。在采購過程中，如遇特殊情況需要調整采購預算，應按照規定的程序進行審批。采購專員應定期對采購預算執行情況進行統計和分析，及時發現預算執行過程中存在的問題，并提出改進措施和建議。3.預算調整在采購預算執行過程中，如因市場價格波動、餐館經營調整、不可抗力等原因導致采購預算需要調整的，采購部應及時提出預算調整申請。預算調整申請應詳細說明調整的原因、調整的金額、調整后的預算安排等內容，并經采購經理審核后，報上級領導批準。經批準后的預算調整申請，采購部應及時組織實施，確保采購工作的順利進行。供應商管理1.供應商選擇標準具有合法經營資質，營業執照、稅務登記證、食品經營許可證等相關證件齊全。具備良好的信譽和商業道德，無不良經營記錄。生產能力和產品質量穩定，能夠滿足餐館的采購需求。價格合理，具有一定的價格優勢。售后服務良好，能夠及時解決采購過程中出現的問題。2.供應商開發與引入采購部通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。對潛在供應商進行初步篩選和評估，符合條件的供應商列入供應商開發名單。采購部組織相關人員對供應商開發名單中的供應商進行實地考察，了解其實際情況。經考察合格的供應商，采購部與其簽訂合作協議，正式引入為餐館新店的供應商。3.供應商評估與考核采購部定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。采購專員根據日常采購工作情況，對供應商進行評分，填寫《供應商評估表》。采購部根據供應商評估結果，對表現優秀的供應商給予獎勵，對表現不佳的供應商提出警告或終止合作。4.供應商關系維護采購專員與供應商保持密切溝通，定期走訪供應商，了解其生產經營情況和市場動態。及時處理供應商反饋的問題和意見，維護良好的合作關系。組織供應商參加餐館新店的相關活動，增強供應商的合作意愿和忠誠度。采購風險管理1.風險識別與評估采購部定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，如市場價格波動風險、供應商違約風險、質量風險、交貨期風險等。針對識別出的風險，采購部分析其發生的可能性和影響程度，制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施市場價格波動風險：建立市場價格監測機制，及時了解市場價格動態，通過與供應商協商、簽訂價格調整協議、套期保值等方式，降低價格波動風險。供應商違約風險：加強供應商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應商，簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，對供應商的違約行為進行約束和懲罰。質量風險：嚴格采購驗收程序，加強對采購物品質量的檢驗和監督，要求供應商提供質量合格證明文件，對質量不合格的產品及時退換貨。交貨期風險：與供應商協商確定合理的交貨期，并在采購合同中明確約定違約責任，加強采購跟蹤與催貨，確保供應商按時交貨。3.風險監控與預警采購部定期對采購風險進行監控和評估，及時發現風險變化情況。建立風險預警機制，當風險指標達到設定的預警值時，及時發出預警信號，提醒相關人員采取應對措施。采購檔案管理1.檔案內容采購檔案包括采購申請表、采購合同、采購訂單、采購驗收單、供應商檔案、報價單、詢價函等與采購活動相關的文件和資料。2.檔案整理與歸檔采購專員負責采購檔案的整理和歸檔工作，按照采購項目和時間順序進行分類整理，確保檔案資料的