酒店房費記賬管理制度?一、總則（一）目的為了規范酒店房費的記賬管理，確保酒店收入的準確記錄與核算，保障酒店財務信息的真實性、完整性和及時性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店內所有涉及房費的記賬業務，包括但不限于客房預訂、入住登記、退房結算等環節。（三）基本原則1.準確性原則：確保房費記錄準確無誤，反映實際發生的業務情況。2.及時性原則：及時記錄房費相關信息，不得拖延，以保證財務數據的時效性。3.合規性原則：嚴格遵守國家財務法規和酒店內部財務制度，依法進行記賬操作。4.保密性原則：對涉及客人房費信息等財務數據嚴格保密，防止信息泄露。二、房費記賬流程（一）客房預訂1.預訂渠道酒店官網：客人通過酒店官方網站進行在線預訂，系統自動記錄預訂信息，包括客人姓名、聯系方式、預訂房型、入住日期、退房日期等。電話預訂：客人撥打酒店預訂熱線，預訂員接聽后詳細記錄預訂信息，并錄入酒店預訂系統。預訂員需與客人確認預訂信息，包括房費價格、支付方式等。第三方預訂平臺：與酒店合作的第三方預訂平臺，如攜程、去哪兒等。預訂信息由平臺傳輸至酒店預訂系統，酒店需定期核對并確保信息準確。2.預訂記錄預訂系統應實時更新預訂狀態，包括已預訂、已確認、已取消等。預訂員在接到預訂信息后，需及時進行確認，并將確認信息反饋給客人。對于特殊要求的預訂，如加床、無煙房等，預訂員應在預訂系統中詳細記錄，并確保相關信息傳達至客房部和其他相關部門。（二）入住登記1.接待流程客人抵達酒店后，前臺接待員應熱情接待，引導客人辦理入住手續。接待員需查看客人的有效身份證件，并與預訂信息進行核對。對于有預訂的客人，接待員應迅速調出預訂記錄，確認客人信息。對于無預訂的客人，接待員應根據客人需求提供相應房型，并告知客人房費價格、支付方式等信息。接待員在辦理入住手續時，需為客人分配房間，并將房卡交給客人。同時，告知客人酒店的相關服務設施和注意事項。2.房費確認接待員需再次與客人確認房費價格、入住天數、支付方式等信息。對于采用預付款方式的客人，接待員應及時收取預付款，并開具相應收據。在客人確認無誤后，接待員在酒店財務管理系統中錄入客人入住信息，包括房間號、客人姓名、入住日期、退房日期、房費價格等。系統自動生成房費賬單，并關聯到客人賬戶。（三）房費變更1.房型變更客人如需變更房型，前臺接待員應先查看酒店房態，確認有可變更房型后，與客人協商變更事宜。接待員需根據新房型價格調整房費賬單，并告知客人變更后的房費金額。客人確認后，接待員在系統中進行房型變更操作，并更新房費賬單。2.入住天數變更客人如需延長或縮短入住天數，前臺接待員應及時與客人溝通，并根據實際情況調整房費賬單。對于延長入住天數的客人，接待員需在系統中修改退房日期，并重新計算房費。對于縮短入住天數的客人，接待員需在系統中修改退房日期，并退還相應房費。（四）退房結算1.退房檢查客人退房時，客房服務員應及時查房，檢查房間設施設備是否完好，如有損壞，需及時通知前臺，并按照酒店規定進行賠償處理。客房服務員將查房結果告知前臺接待員，前臺接待員根據查房情況核對房費賬單。2.房費結算前臺接待員根據房費賬單與客人進行結算。對于已支付預付款的客人，接待員需計算實際消費金額，并退還或補收差額。對于采用其他支付方式的客人，如信用卡支付、現金支付等，接待員在確認客人支付成功后，為客人辦理退房手續，并開具發票。接待員在系統中進行退房操作，關閉客人賬戶，同時將房費收入記錄到酒店財務系統中。三、房費記賬相關部門職責（一）前臺部門1.負責接待客人辦理入住、退房手續，準確記錄客人房費信息。2.及時處理客人房費變更需求，確保房費賬單準確無誤。3.與客人進行房費結算，收取房費并開具發票。4.定期核對房費賬目，確保賬實相符。（二）客房部門1.負責客人退房時的查房工作，檢查房間設施設備損壞情況。2.將查房結果及時反饋給前臺部門，協助前臺進行房費結算。（三）財務部門1.負責制定酒店房費記賬管理制度，并監督制度執行情況。2.審核房費記賬憑證，確保財務數據的準確性和合規性。3.定期對房費收入進行統計分析，為酒店經營決策提供數據支持。4.保管房費相關財務資料，確保資料安全完整。四、房費記賬憑證管理（一）憑證種類1.入住登記表：記錄客人入住信息，包括房間號、客人姓名、入住日期、退房日期、房費價格等，作為房費記賬的原始憑證之一。2.房費賬單：系統自動生成，記錄客人每天的房費消費情況，包括房費金額、加床費用、其他消費項目等，是房費結算的重要依據。3.預付款收據：對于采用預付款方式的客人，開具的預付款收據作為收款憑證。4.發票：根據客人支付情況開具的發票，作為客人支付房費的證明。（二）憑證填寫要求1.所有憑證應填寫清晰、準確、完整，不得涂改。2.憑證上的各項信息應與實際業務情況相符，包括客人姓名、房間號、入住日期、退房日期、房費金額等。3.憑證上的簽名、蓋章應齊全，確保憑證的真實性和有效性。（三）憑證審核與保管1.前臺部門在辦理完入住、退房手續后，應及時將相關憑證傳遞給財務部門。2.財務部門收到憑證后，應進行嚴格審核，檢查憑證的真實性、準確性和完整性。對于審核發現的問題，及時與前臺部門溝通并進行更正。3.審核無誤的憑證應按照會計檔案管理規定進行妥善保管，保存期限按照國家相關法規執行。五、房費價格管理（一）價格制定原則1.參考市場行情：酒店房費價格應參考同行業同檔次酒店的價格水平，結合酒店自身的實際情況進行制定。2.成本核算：綜合考慮酒店的運營成本，包括客房裝修、設備維護、人員工資、水電費等，確保房費價格能夠覆蓋成本并實現合理盈利。3.淡旺季差異：根據酒店的淡旺季情況，制定不同的房費價格策略。旺季時適當提高價格，淡季時適當降低價格，以平衡酒店的經營收益。（二）價格調整1.酒店根據市場行情、成本變化、淡旺季等因素，定期對房費價格進行評估和調整。2.價格調整前，酒店應提前制定調整方案，并報相關部門審批。審批通過后，及時通知前臺部門執行新的價格標準。3.前臺部門在執行新價格標準時，應確保所有預訂渠道和系統中的房費價格信息及時更新，避免出現價格混亂。（三）優惠活動管理1.酒店為吸引客源，可能會推出各種優惠活動，如打折、贈送早餐、免費升級房型等。2.對于優惠活動，酒店應制定詳細的活動方案，明確活動內容、優惠對象、優惠期限等。3.前臺部門在辦理入住手續時，應按照活動方案為符合條件的客人提供相應優惠，并在房費賬單中準確記錄優惠信息。六、房費支付方式管理（一）常見支付方式1.現金支付：客人在退房時直接支付現金，前臺接待員在收取現金后，應及時開具收據，并在系統中記錄收款信息。2.信用卡支付：客人在入住時使用信用卡預授權支付房費押金，退房時根據實際消費金額進行結算。前臺接待員應按照銀行規定操作信用卡支付流程，并確保支付信息準確無誤。3.第三方支付平臺支付：如微信支付、支付寶支付等。客人在退房時可通過第三方支付平臺進行在線支付。前臺接待員應引導客人完成支付操作，并在系統中記錄支付信息。（二）支付流程1.現金支付流程客人退房時，向接待員提出現金支付房費。接待員核對房費賬單后，收取客人現金，并當面點清金額。接待員開具現金收據，注明房費金額、支付日期等信息，并將收據交給客人。接待員在系統中記錄現金收款信息，包括收款金額、收款日期、收款方式等。2.信用卡支付流程客人入住時，接待員詢問客人支付方式，客人選擇信用卡支付。接待員根據客人提供的信用卡信息，在系統中進行預授權操作，凍結相應金額作為房費押金。客人退房時，接待員根據實際消費金額，在系統中進行信用卡結算操作，解凍預授權金額，并扣除實際消費金額。接待員打印信用卡支付憑證，讓客人簽字確認。3.第三方支付平臺支付流程客人退房時，接待員告知客人可通過第三方支付平臺支付房費。客人打開第三方支付平臺，掃描前臺提供的支付二維碼。客人輸入支付金額，確認支付信息后完成支付操作。前臺接待員在系統中刷新頁面，確認支付成功后，為客人辦理退房手續。（三）支付風險防范1.對于現金支付，前臺接待員應嚴格遵守現金管理制度，確保現金安全。收取現金后應及時存入保險柜，并定期上繳財務部門。2.對于信用卡支付，前臺接待員應熟悉信用卡支付流程，確保操作規范。在進行預授權和結算操作時，應仔細核對信用卡信息和支付金額，避免出現支付錯誤。3.對于第三方支付平臺支付，前臺接待員應確保支付二維碼的真實性和有效性。在客人支付成功后，應及時在系統中確認支付信息，避免出現支付未到賬等問題。七、房費統計與分析（一）統計報表1.每日房費收入報表：財務部門每天根據酒店財務管理系統生成，反映當天酒店的房費收入情況，包括不同房型的收入、支付方式構成等。2.月度房費收入報表：每月末財務部門匯總生成，詳細統計當月酒店的房費收入情況，與上月進行對比分析，展示房費收入的變化趨勢。3.房型銷售情況報表：定期統計不同房型的銷售數量和收入占比，分析房型受歡迎程度，為酒店房型調整和營銷策略制定提供參考。（二）數據分析1.房費收入趨勢分析：通過對歷史房費收入數據的分析，觀察房費收入隨時間的變化趨勢，找出淡旺季規律，為酒店經營決策提供依據。2.房型銷售分析：分析不同房型的銷售情況，了解客人對房型的需求偏好，以便合理調整房型布局和價格策略。3.支付方式分析：統計各種支付方式的使用比例，分析客人支付習慣的變化，為優化支付流程和拓展支付渠道提供參考。（三）經營決策支持1.根據房費統計與分析結果，酒店管理層可以制定合理的房價策略，如在旺季適當提高價格，在淡季推出優惠活動，以提高酒店的經濟效益。2.依據房型銷售情況分析，酒店可以調整房型配置，增加受歡迎房型的數量，減少不受歡迎房型的庫存，提高客房利用率。3.通過支付方式分析，酒店可以與第三方支付平臺合作，優化支付流程，提高客人支付的便利性，同時降低支付風險。八、房費記賬監督與審計（一）內部監督1.酒店財務部門定期對房費記賬業務進行內部檢查，審核記賬憑證的真實性、準確性和完整性。2.前臺部門應建立內部自查制度，定期核對房費賬目，確保賬實相符。對于發現的問題及時進行整改，并向上級報告。3.酒店內部審計部門不定期對房費記賬業務進行審計，檢查房費記賬管理制度的執行情況，發現違規行為及時提出整改意見，并追究相關人員責任。（二）外部審計1.酒店應按照國家相關法規要求，定期接受外部審計機構的審計。外部審計機構對酒店的房費記賬業務進行全面審計，檢查財務報表的真實性和合規性。2.對于外部審計提出的問題，酒店應認真對待，積極整