超市進貨管理制度條例?總則目的為了加強超市進貨管理，規范進貨流程，確保所進商品的質量、價格合理，滿足超市經營和顧客需求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于超市所有商品的進貨活動，包括但不限于食品、日用品、生鮮產品、服裝、家電等各類商品的采購。基本原則1.質量第一原則：優先選擇質量可靠、符合國家相關標準和行業規范的商品。2.價格合理原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購渠道和談判，爭取最優的采購價格。3.供應商選擇原則：選擇信譽良好、實力雄厚、供貨穩定的供應商，建立長期穩定的合作關系。4.規范流程原則：嚴格按照規定的進貨流程進行操作，確保各個環節的準確性和規范性。進貨流程采購計劃制定1.銷售數據分析采購部門定期收集超市各品類、各區域的銷售數據，包括銷售額、銷售量、庫存周轉率等。分析銷售數據的變化趨勢，了解顧客需求和市場動態，找出暢銷品、滯銷品和季節性商品。2.庫存狀況評估結合銷售數據，對超市各品類的庫存進行盤點和評估，確定現有庫存數量、庫存結構和庫存水平。計算各類商品的安全庫存、補貨點和最大庫存，為采購計劃提供參考依據。3.采購計劃編制根據銷售數據分析和庫存狀況評估結果，采購部門制定月度、季度和年度采購計劃。采購計劃應明確各品類、各商品的采購數量、采購時間、采購預算等內容，并報上級領導審批。供應商選擇與管理1.供應商篩選采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業展會、供應商推薦、同行交流等。對收集到的供應商進行初步篩選，評估其資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的情況。建立供應商信息庫，記錄供應商的基本信息、聯系方式、合作歷史、評價等內容。2.供應商實地考察對于經過初步篩選的潛在供應商，采購部門組織實地考察。實地考察內容包括供應商的生產基地、倉庫、生產設備、質量管理體系、環保措施等方面的情況?？疾旖Y束后，采購部門撰寫考察報告，對供應商的綜合實力進行評估，并提出是否合作的建議。3.供應商評估與考核建立供應商評估與考核機制，定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評估和考核。評估指標包括商品合格率、退貨率、準時交貨率、價格變動情況、售后服務響應時間等。根據評估與考核結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵和優先合作機會，對于表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。采購訂單下達1.采購申請審批采購人員根據采購計劃，填寫采購申請表，詳細說明采購商品的名稱、規格、數量、價格、交貨時間等內容。采購申請表經采購部門負責人審核后，報上級領導審批。2.采購訂單生成采購申請獲得批準后，采購人員根據采購申請表生成采購訂單。采購訂單應明確采購商品的詳細信息、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款，并加蓋超市公章或合同專用章。3.采購訂單發送采購人員將采購訂單發送給供應商，并要求供應商確認訂單內容。采購人員應跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通，確保訂單按時、按質、按量完成。商品驗收1.驗收準備倉庫部門根據采購訂單，提前做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。驗收人員應熟悉采購商品的質量標準和驗收流程，掌握驗收方法和技巧。2.到貨通知采購人員在采購訂單規定的交貨期前，通知倉庫部門做好到貨準備，并及時跟蹤商品的運輸情況。當商品到達超市倉庫時，采購人員應及時通知倉庫部門進行驗收。3.商品驗收驗收人員按照采購訂單和相關質量標準，對到貨商品的數量、規格、型號、質量、外觀等進行逐一核對和檢查。對于需要檢驗檢疫的商品，應按照國家相關規定進行檢驗檢疫。驗收過程中發現商品存在數量短缺、質量問題、規格不符等情況，驗收人員應及時填寫驗收報告，并通知采購人員與供應商協商解決。4.驗收記錄與入庫驗收人員對驗收結果進行詳細記錄，包括驗收時間、驗收人員、采購訂單號、商品名稱、規格、數量、質量狀況等內容。驗收合格的商品，倉庫部門辦理入庫手續，將商品存入相應的倉庫區域，并更新庫存記錄。驗收不合格的商品，倉庫部門應單獨存放，并按照規定進行處理，如退貨、換貨、補貨等。付款結算1.發票審核采購部門收到供應商開具的發票后，應及時進行審核。發票審核內容包括發票的真實性、合法性、完整性、準確性等方面，確保發票內容與采購訂單和驗收報告一致。2.付款申請采購人員根據采購訂單、驗收報告和發票審核結果，填寫付款申請表，詳細說明付款金額、付款方式、付款時間等內容。付款申請表經采購部門負責人審核后，報上級領導審批。3.付款執行財務部門根據付款申請審批結果，按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續。付款完成后，財務部門應及時記錄付款信息，并與供應商進行核對。進貨價格管理價格調研1.市場價格監測采購部門定期收集市場上同類商品的價格信息，包括競爭對手的價格、供應商的報價、行業價格指數等。分析市場價格變化趨勢，了解價格波動原因，為采購價格談判提供參考依據。2.供應商價格分析采購人員對各供應商的價格水平進行分析，比較不同供應商的價格優勢和劣勢。定期與供應商進行價格溝通，了解其價格政策和價格調整情況，爭取更有利的采購價格。價格談判1.談判準備采購人員在與供應商進行價格談判前，應充分了解采購商品的成本結構、市場價格水平、供應商的利潤空間等情況。制定談判策略和目標，明確談判的底線和讓步空間。2.談判過程采購人員與供應商進行面對面的價格談判，闡述超市的采購需求和價格期望。傾聽供應商的意見和訴求，進行充分的溝通和協商，尋求雙方都能接受的價格平衡點。在談判過程中，采購人員應靈活運用談判技巧，爭取最優的采購價格。3.談判結果確定經過談判達成一致后，采購人員與供應商簽訂價格協議，明確采購商品的價格、價格有效期、價格調整方式等條款。價格協議應作為采購訂單的附件，具有同等法律效力。價格調整1.價格調整原因市場價格波動、原材料價格上漲、供應商成本變化、產品質量升級等原因，可能導致采購商品的價格需要調整。超市內部經營策略調整、促銷活動需要等也可能影響采購商品的價格。2.價格調整程序供應商提出價格調整申請，應提前[x]天書面通知超市采購部門。采購部門對供應商提出的價格調整申請進行審核，評估價格調整的合理性和必要性。采購部門與供應商進行協商，確定價格調整的幅度、時間和方式等內容。價格調整申請獲得批準后，采購部門及時更新采購訂單和價格協議，并通知相關部門做好相應的準備工作。進貨質量管理質量標準制定1.國家相關標準遵循采購部門應熟悉國家有關商品質量的法律法規和標準要求，確保所進商品符合國家強制標準。對于食品、藥品、化妝品等特殊商品，應嚴格按照國家相關的質量安全標準進行采購。2.行業標準與企業標準結合參考行業通行的質量標準和規范，結合超市自身的經營定位和顧客需求，制定超市內部的商品質量標準。商品質量標準應明確商品的規格、型號、材質、性能、外觀、包裝等方面的要求。供應商質量管理1.供應商資質審核在選擇供應商時，嚴格審核其生產資質、經營許可證、產品質量認證等相關資質文件，確保供應商具備合法經營資格。要求供應商提供產品質量檢測報告、質量保證協議等文件，作為采購商品質量的重要依據。2.供應商質量協議簽訂與供應商簽訂質量協議，明確雙方在商品質量方面的權利和義務。質量協議應包括商品質量標準、質量檢驗方法、不合格品處理、質量賠償等條款。3.供應商質量監督與考核定期對供應商的質量管理體系進行評估和監督，檢查其質量控制措施的執行情況。根據供應商的供貨質量情況，進行質量考核評分，對于質量問題嚴重的供應商，采取警告、暫停合作、終止合作等措施。進貨檢驗管理1.檢驗流程規范明確進貨檢驗的流程和方法，包括外觀檢驗、尺寸檢驗、性能檢驗、理化檢驗等環節。對于不同類型的商品，制定相應的檢驗操作規程，確保檢驗結果的準確性和可靠性。2.檢驗人員培訓對參與進貨檢驗的人員進行專業培訓，使其熟悉商品質量標準和檢驗方法，掌握檢驗技能和儀器設備的操作。定期對檢驗人員進行考核，確保其具備勝任工作的能力。3.不合格品處理對于檢驗不合格的商品，應及時填寫不合格品報告，并通知采購人員與供應商協商處理。不合格品處理方式包括退貨、換貨、補貨、降價處理等，應根據實際情況選擇合適的處理方式，確保超市利益不受損失。進貨合同管理合同簽訂1.合同條款審核采購部門在簽訂進貨合同前，應對合同條款進行嚴格審核，確保合同內容合法、合規、合理。合同條款應包括商品名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等內容。2.合同簽訂流程采購人員根據談判結果和審核通過的合同條款，起草進貨合同。進貨合同經采購部門負責人審核后，報上級領導審批。審批通過后，采購人員與供應商簽訂進貨合同，并加蓋超市公章或合同專用章。合同執行與跟蹤1.合同執行監督采購部門負責對進貨合同的執行情況進行監督，確保供應商按照合同約定履行義務。定期檢查供應商的交貨情況、商品質量情況、付款情況等，及時發現和解決合同執行過程中出現的問題。2.合同變更管理在合同執行過程中，如因不可抗力、市場變化、雙方協商一致等原因需要變更合同條款，應按照合同約定的變更程序進行操作。合同變更申請應經雙方協商一致，并簽訂書面變更協議，作為原合同的補充文件。3.合同糾紛處理如在合同執行過程中發生糾紛，采購部門應及時與供應商溝通協商，尋求解決方案。如協商不成，可根據合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟等途徑解決糾紛。進貨檔案管理檔案建立1.供應商檔案為每個供應商建立獨立的檔案，記錄供應商的基本信息、資質文件、合作歷史、評價等內容。供應商檔案應包括供應商營業執照副本復印件、稅務登記證副本復印件、組織機構代碼證副本復印件、法定代表人身份證明書、授權委托書、產品質量檢測報告、質量保證協議、合作合同等文件。2.采購訂單檔案對每一份采購訂單進行歸檔管理，記錄采購訂單的編號、日期、采購商品名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、供應商名稱等信息。采購訂單檔案應包括采購訂單原件、采購申請審批表、驗收報告、發票等相關文件。3.商品質量檔案為每一種采購商品建立質量檔案，記錄商品的質量標準、檢驗報告、質量問題處理情況等內容。商品質量檔案應包括商品質量標準文件、進貨檢驗報告、不合格品處理記錄等相關文件。檔案保管與查閱1.檔案保管設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，確保檔案的安全和完整。按照檔案管理的相關規定，對檔案進行分類、編號、裝訂、存放，便于查閱和管理。定期對檔案進行清查和盤點，確