行政公文格式管理制度?一、總則（一）目的為規范公司行政公文格式，提高公文處理效率和質量，確保公文的嚴肅性、準確性和規范性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門以公司名義制發的各類行政公文，包括但不限于通知、報告、請示、批復、函等。（三）基本原則1.符合國家有關法律法規和公文處理的相關規定。2.遵循公司的企業文化和管理要求。3.保證公文格式的統一、規范、清晰，便于識別、閱讀和處理。二、公文格式要素及要求（一）發文機關標志1.由公司全稱或規范化簡稱加"文件"二字組成，如"[公司名稱]文件"。2.發文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。（二）發文字號1.由發文機關代字、年份、發文順序號組成。2.編排在發文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括號"〔〕"括入；發文順序號不加"第"字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加"號"字。3.上行文的發文字號居左空一字編排，與最后一個簽發人姓名處在同一行。（三）標題1.一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。2.標題應準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般不應出現標點符號。（四）主送機關1.編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。2.主送機關應使用全稱、規范化簡稱或同類型機關統稱。（五）正文1.公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。2.文中結構層次序數依次可以用"一、""（一）""1.""（1）"標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。（六）附件說明1.如有附件，在正文下空一行左空二字編排"附件"二字，后標全角冒號和附件名稱。2.如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如"附件：1.[附件名稱1]"）；附件名稱后不加標點符號。3.附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。（七）發文機關署名、成文日期和印章1.加蓋印章的公文單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。2.不加蓋印章的公文單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發文機關署名依次向下編排。3.成文日期用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。（八）附注1.如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。2.附注主要用于公文印發傳達范圍等需要說明的事項。（九）附件1.附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。"附件"二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。2.如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注"附件"二字及附件順序號。（十）抄送機關1.如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。"抄送"二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。2.如需把主送機關移至版記，除將"抄送"二字改為"主送"外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。（十一）印發機關和印發日期1.印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加"印發"二字。2.版記中如有其他要素，應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。三、公文排版規格與印刷要求（一）排版規格1.公文用紙采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側裝訂。2.頁邊距：上白邊（天頭）為37mm±1mm，下白邊（地腳）為35mm±1mm，左白邊（訂口）為28mm±1mm，右白邊（翻口）為26mm±1mm。3.文字從左至右橫寫、橫排。正文一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。（二）印刷要求1.雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過±0.5mm。2.黑色油墨應當達到色譜所標BL100%，紅色油墨應當達到色譜所標Y80%、M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。四、公文格式的審核與修改（一）起草部門審核1.公文起草完成后，起草部門應對公文格式進行初步審核，確保格式符合本制度要求。2.審核內容包括發文機關標志、發文字號、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期等要素的準確性和規范性。（二）部門負責人審核1.起草部門負責人對公文格式進行審核，重點審核公文內容與格式的協調性、格式的完整性以及是否符合公司相關規定。2.如發現格式問題，應及時返回起草人員進行修改，確保公文格式規范無誤后再提交至下一審核環節。（三）辦公室審核1.公司辦公室對各部門提交的公文格式進行全面審核，審核內容包括格式的規范性、一致性以及與公司整體形象的協調性。2.辦公室有權對不符合格式要求的公文提出修改意見，要求起草部門或相關部門進行修改完善，直至公文格式符合制度規定。（四）分管領導審批1.經辦公室審核通過的公文，提交分管領導進行審批。分管領導在審批公文時，應對公文格式進行審查，確保公文格式規范、準確。2.如分管領導發現格式問題，應批示起草部門或相關部門進行修改，修改完成后重新提交審批。（五）主要領導簽發1.公文經分管領導審批后，提交主要領導簽發。主要領導簽發時，對公文格式的最終確認負責。2.簽發后的公文，任何人不得擅自更改格式。如遇特殊情況需要修改格式，必須重新履行審核、審批和簽發程序。五、公文格式的使用與執行（一）培訓與宣傳1.公司辦公室負責組織開展公文格式培訓工作，定期對各部門相關人員進行培訓，確保員工熟悉和掌握公文格式的規范要求。2.通過內部網站、宣傳欄等渠道，宣傳公文格式管理制度和相關規范，提高員工對公文格式重要性的認識。（二）模板使用1.公司辦公室制定統一的公文模板，供各部門在制發公文時使用。公文模板應包含公文格式的各項要素及排版要求，確保公文格式的一致性。2.各部門在使用公文模板時，應嚴格按照模板格式進行填寫和排版，不得擅自修改模板內容和格式。（三）日常監督與檢查1.