軟件定制合同管理制度?一、總則（一）目的為加強公司軟件定制合同的管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等流程，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與外部供應商或客戶簽訂的軟件定制合同，包括但不限于軟件開發、軟件升級、軟件維護等相關合同。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等活動應遵守國家法律法規及相關政策規定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上協商一致簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應體現公平公正，保障雙方的合法權益，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。二、合同簽訂流程（一）項目發起1.業務部門根據公司業務需求，提出軟件定制項目申請，填寫《軟件定制項目申請表》，詳細說明項目背景、目標、功能需求、預算、時間要求等內容。2.申請表經業務部門負責人審核簽字后，提交至公司管理層審批。（二）供應商選擇1.經審批通過的項目，由采購部門負責尋找潛在的軟件供應商。采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，并對供應商進行初步篩選。2.采購部門組織相關人員（如業務部門代表、技術專家等）對篩選后的供應商進行實地考察或資質審核。考察內容包括供應商的技術實力、項目經驗、信譽狀況、售后服務能力等。3.根據考察結果，采購部門確定擬合作的供應商名單，并與其進行商務洽談，了解其報價、交付時間、售后服務等條款。（三）合同起草1.采購部門根據商務洽談結果，起草軟件定制合同初稿。合同初稿應明確雙方的權利義務、項目內容、技術要求、交付時間、驗收標準、付款方式、違約責任等核心條款。2.合同初稿起草完成后，采購部門應將其提交給法務部門進行合法性審查。法務部門應對合同條款進行仔細審核，確保合同內容符合法律法規要求，避免潛在的法律風險。（四）合同審核與審批1.法務部門審核通過后的合同初稿，流轉至相關部門進行會簽。會簽部門包括業務部門、技術部門、財務部門等。各部門應根據本部門職責，對合同條款進行審核，并提出意見和建議。2.業務部門重點審核合同是否滿足業務需求，技術部門審核技術條款是否合理可行，財務部門審核付款方式、預算等財務條款是否符合公司規定。3.各部門會簽完成后，將合同提交至公司管理層審批。公司管理層應綜合考慮各部門意見，對合同進行最終審批。審批通過后的合同方可正式簽訂。（五）合同簽訂1.合同經公司管理層審批通過后，由法定代表人或其授權代表與供應商簽訂書面合同。簽訂合同時，應確保合同文本清晰、準確、完整，雙方簽字蓋章齊全。2.合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門，以便各部門了解合同內容，做好后續的配合工作。三、合同履行管理（一）項目啟動1.合同簽訂后，業務部門應組織召開項目啟動會議，與供應商共同明確項目目標、任務分工、時間進度等內容。項目啟動會議應形成會議紀要，作為項目執行的依據。2.業務部門應指定專人作為項目聯系人，負責與供應商溝通協調項目進展情況，及時解決項目中出現的問題。（二）進度跟蹤1.項目聯系人應定期（每周或每兩周）向業務部門負責人匯報項目進度情況，填寫《軟件定制項目進度報告表》。進度報告表應包括項目已完成的工作內容、未完成的工作任務、遇到的問題及解決方案、預計下一步工作計劃等內容。2.業務部門負責人應定期檢查項目進度情況，對項目進展中出現的偏差及時進行調整和糾正。如發現項目進度嚴重滯后或可能影響交付時間的情況，應及時向公司管理層匯報，并與供應商協商解決辦法。（三）質量控制1.技術部門應根據合同約定的技術要求，制定軟件質量控制計劃。質量控制計劃應明確軟件測試的方法、標準、流程等內容，確保軟件質量符合要求。2.在軟件開發過程中，技術部門應定期對軟件進行測試，及時發現和解決軟件中的缺陷和問題。測試過程應形成詳細的測試報告，記錄測試結果和問題處理情況。3.軟件交付前，業務部門應組織相關人員對軟件進行驗收。驗收內容包括軟件功能、性能、界面、兼容性等方面是否符合合同要求。驗收合格后，雙方應簽署《軟件定制項目驗收報告》。（四）溝通協調1.在合同履行過程中，雙方應保持密切溝通協調。項目聯系人應及時將公司的需求變更、意見建議等傳達給供應商，同時將供應商的反饋信息及時反饋給公司相關部門。2.對于項目中出現的重大問題或爭議，雙方應通過協商解決。協商不成的，可以按照合同約定的爭議解決方式（如仲裁或訴訟）進行處理。四、合同變更管理（一）變更申請1.在合同履行過程中，如因業務需求變化、技術調整等原因需要對合同內容進行變更的，由業務部門填寫《軟件定制合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、對項目進度和費用的影響等。2.變更申請表經業務部門負責人審核簽字后，提交至公司管理層審批。（二）變更評估1.公司管理層審批通過變更申請后，采購部門應組織相關人員（如業務部門代表、技術專家、法務人員等）對變更內容進行評估。評估內容包括變更的必要性、可行性、對合同雙方權利義務的影響、對項目進度和費用的影響等。2.根據評估結果，形成《軟件定制合同變更評估報告》，明確變更的具體方案和建議。（三）變更協商與簽訂1.采購部門根據變更評估報告，與供應商就變更事項進行協商。協商一致后，雙方簽訂《軟件定制合同變更協議》，明確變更后的合同條款。2.《軟件定制合同變更協議》簽訂后，采購部門應及時將其副本分發給相關部門，確保各部門了解變更后的合同內容。五、合同付款管理（一）付款申請1.業務部門應根據合同約定的付款方式和時間節點，在付款前填寫《軟件定制合同付款申請表》，詳細說明付款金額、付款原因、對應的合同條款等內容。2.付款申請表經業務部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。（二）財務審核1.財務部門收到付款申請表后，應按照公司財務管理制度對付款申請進行審核。審核內容包括合同條款的執行情況、發票開具情況、付款金額的準確性等。2.如發現付款申請存在問題，財務部門應及時與業務部門溝通協調，要求其補充相關資料或糾正錯誤。審核通過后的付款申請，財務部門提交至公司管理層審批。（三）付款審批公司管理層根據財務部門的審核意見，對付款申請進行最終審批。審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間進行付款。六、合同風險管理（一）風險識別1.法務部門、采購部門、業務部門等相關人員應定期對軟件定制合同進行風險排查，識別合同履行過程中可能存在的風險，如技術風險、質量風險、交付風險、付款風險、法律風險等。2.針對識別出的風險，應詳細分析其產生的原因、可能造成的影響以及風險發生的可能性。（二）風險評估1.根據風險識別的結果，采用定性或定量的方法對風險進行評估。評估指標可包括風險發生的概率、風險影響的程度等。2.根據風險評估的結果，將風險分為高、中、低三個等級，以便采取相應的風險應對措施。（三）風險應對1.對于高風險事項，應制定詳細的風險應對方案，采取積極有效的措施進行防范和控制。如增加技術審核環節、加強質量監控、調整付款方式等。2.對于中風險事項，應密切關注其發展動態，及時采取措施進行應對，降低風險發生的可能性和影響程度。3.對于低風險事項，可采取適當的監控措施，確保風險處于可控狀態。七、合同文檔管理（一）合同文件分類1.軟件定制合同文件包括合同正本、副本、變更協議、補充協議、會議紀要、進度報告、測試報告、驗收報告、付款憑證等。2.合同文件應按照類別進行分類歸檔，便于查閱和管理。（二）文檔編號與存儲1.為便于合同文件的識別和管理，應對每份合同文件進行編號。編號規則應保持一致，具有唯一性。2.合同文件應存儲在公司指定的電子文檔系統或紙質檔案柜中，確保存儲安全、完整、可查。（三）文檔查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同文件的，應填寫《軟件定制合同文檔查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.如需借閱合同文件的，應填寫《軟件定制合同文檔借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應提前辦理續借手續。八、合同監督與考核（一）監督檢查1.公司管理層應定期對軟件定制合同的履行情況進行監督檢查，了解合同執行過程中的問題和困難，及時協調解決。2.法務部門、審計部門等應不定期對合同管理情況進行專項檢查，重點檢查合同簽訂、履行、變更、付款等環節是否符合公司制度和法律法規要求。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價機制，對合同執行部門和相關人員的合同管理工作進行考核評價。考核評