貿(mào)易公司結(jié)算管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司結(jié)算管理，規(guī)范結(jié)算流程，確保公司資金安全與正常流轉(zhuǎn)，提高資金使用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有貿(mào)易業(yè)務(wù)涉及的款項(xiàng)結(jié)算，包括但不限于貨款結(jié)算、運(yùn)費(fèi)結(jié)算、傭金結(jié)算等。基本原則1.準(zhǔn)確性原則：結(jié)算數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確無誤，確保賬實(shí)相符。2.及時(shí)性原則：按照合同約定及時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)，不得拖延。3.合規(guī)性原則：結(jié)算活動(dòng)應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。4.安全性原則：保障資金流轉(zhuǎn)安全，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。結(jié)算流程銷售結(jié)算流程1.發(fā)貨確認(rèn)業(yè)務(wù)部門在貨物發(fā)出后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)貨信息（包括發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨品種等）通知財(cái)務(wù)部門。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門需確保發(fā)貨單等相關(guān)單據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，并與客戶進(jìn)行發(fā)貨確認(rèn)。2.發(fā)票開具財(cái)務(wù)部門根據(jù)發(fā)貨確認(rèn)信息，按照合同約定及時(shí)開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際交易相符，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、稅率等。3.收款跟進(jìn)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)客戶收款情況，及時(shí)與客戶溝通催款事宜。對于逾期未付款的客戶，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫催款記錄，并提交給財(cái)務(wù)部門備案。4.款項(xiàng)到賬確認(rèn)財(cái)務(wù)部門在收到客戶款項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行到賬確認(rèn)。核對收款金額、付款單位等信息與合同及發(fā)票是否一致。若發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門和客戶溝通核實(shí)。采購結(jié)算流程1.到貨驗(yàn)收采購部門在收到供應(yīng)商貨物后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行到貨驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收報(bào)告，詳細(xì)記錄貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等情況。2.發(fā)票審核財(cái)務(wù)部門收到供應(yīng)商發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，發(fā)票金額與合同及驗(yàn)收報(bào)告是否一致等。3.付款申請采購部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，填寫付款申請單。付款申請單應(yīng)注明付款金額、付款方式、收款單位等信息，并附上合同、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證。4.審批付款付款申請單按照公司審批流程進(jìn)行審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門安排資金支付，并做好付款記錄。結(jié)算方式現(xiàn)金結(jié)算1.適用范圍：一般適用于金額較小、交易頻繁且雙方同意采用現(xiàn)金結(jié)算的業(yè)務(wù)。2.操作流程：業(yè)務(wù)人員收取現(xiàn)金后，應(yīng)及時(shí)交予財(cái)務(wù)部門，并填寫現(xiàn)金交款單。財(cái)務(wù)部門核對現(xiàn)金金額無誤后，開具收款收據(jù)。銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算1.適用范圍：是公司最常用的結(jié)算方式，適用于各種貿(mào)易業(yè)務(wù)款項(xiàng)的結(jié)算。2.操作流程業(yè)務(wù)部門與客戶或供應(yīng)商協(xié)商確定銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算方式，并提供公司銀行賬戶信息。財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同及業(yè)務(wù)情況，制作付款或收款憑證，通過銀行系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)賬操作。轉(zhuǎn)賬完成后，及時(shí)獲取銀行回單，并進(jìn)行賬務(wù)處理。票據(jù)結(jié)算1.支票結(jié)算適用范圍：適用于同城交易結(jié)算。操作流程：業(yè)務(wù)人員收到客戶支票后，應(yīng)及時(shí)交予財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核支票的真實(shí)性、有效性后，填寫進(jìn)賬單送存銀行。在支票款項(xiàng)到賬后，進(jìn)行相應(yīng)賬務(wù)處理。2.匯票結(jié)算適用范圍：包括銀行匯票和商業(yè)匯票，適用于異地交易結(jié)算。操作流程：財(cái)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求開具或收到匯票后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行背書轉(zhuǎn)讓、貼現(xiàn)等操作，并做好票據(jù)管理和賬務(wù)記錄。應(yīng)收賬款管理信用評估1.業(yè)務(wù)部門在與新客戶開展業(yè)務(wù)前，應(yīng)收集客戶的基本信息，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明、財(cái)務(wù)狀況等。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)收集的客戶信息，對客戶進(jìn)行信用評估，確定客戶的信用額度和信用期限。3.信用評估結(jié)果應(yīng)定期進(jìn)行更新和調(diào)整，以適應(yīng)客戶經(jīng)營狀況的變化。臺(tái)賬建立1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立應(yīng)收賬款臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆應(yīng)收賬款的客戶名稱、金額、賬齡、收款情況等信息。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門及時(shí)更新應(yīng)收賬款臺(tái)賬，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。賬齡分析1.財(cái)務(wù)部門每月對應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，編制賬齡分析表。2.根據(jù)賬齡分析結(jié)果，對逾期賬款進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，制定相應(yīng)的催收措施。催收措施1.對于逾期未付款的客戶，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照事先制定的催收計(jì)劃進(jìn)行催收。2.催收方式包括電話催收、郵件催收、上門催收等。對于長期拖欠款項(xiàng)且催收無效的客戶，應(yīng)及時(shí)采取法律手段維護(hù)公司權(quán)益。應(yīng)付賬款管理供應(yīng)商管理1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、合作歷史、信用狀況等。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整合作策略。付款計(jì)劃制定1.采購部門根據(jù)合同約定和業(yè)務(wù)需求，制定合理的付款計(jì)劃。2.付款計(jì)劃應(yīng)考慮公司資金狀況和供應(yīng)商要求，確保按時(shí)足額付款，維護(hù)良好的合作關(guān)系。審批與執(zhí)行1.應(yīng)付賬款付款申請按照公司審批流程進(jìn)行審批。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的付款計(jì)劃，按時(shí)安排資金支付，確保不逾期付款。資金預(yù)算與結(jié)算監(jiān)控資金預(yù)算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合公司業(yè)務(wù)計(jì)劃和結(jié)算安排，編制年度、季度和月度資金預(yù)算。2.資金預(yù)算應(yīng)包括收入預(yù)算、支出預(yù)算、資金缺口等內(nèi)容，為公司資金管理提供依據(jù)。結(jié)算監(jiān)控1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對公司結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)控，分析結(jié)算數(shù)據(jù)和資金流向。2.及時(shí)發(fā)現(xiàn)結(jié)算過程中存在的問題和風(fēng)險(xiǎn)，采取相應(yīng)措施進(jìn)行調(diào)整和防范。財(cái)務(wù)核對與對賬內(nèi)部核對1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期進(jìn)行內(nèi)部賬務(wù)核對，確保總賬與明細(xì)賬、日記賬相符。2.核對內(nèi)容包括應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、存貨等科目，發(fā)現(xiàn)差異及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。外部對賬1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期與客戶和供應(yīng)商進(jìn)行對賬，確保雙方賬目一致。2.對賬方式可采用函證、面對面核對等。對于存在爭議的款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決。財(cái)務(wù)審計(jì)與監(jiān)督定期審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對結(jié)算管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)。2.審計(jì)內(nèi)容包括結(jié)算流程的合規(guī)性、賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性、應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款的管理等。專項(xiàng)監(jiān)督1.對于重大結(jié)算業(yè)務(wù)或存在風(fēng)險(xiǎn)的結(jié)算項(xiàng)目，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)監(jiān)督。2.監(jiān)督結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門，并提出改進(jìn)建議和措施。結(jié)算檔案管理檔案范圍1.與結(jié)算業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、發(fā)票、發(fā)貨單、驗(yàn)收報(bào)告、付款申請單、銀行回單等各類單據(jù)和文件。2.應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款的臺(tái)賬、賬齡分析表、催收記錄等資料。檔案整理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對結(jié)算檔案進(jìn)行整理，按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行歸檔。2.確保檔案資料的完整性和規(guī)范性，便于查閱和保管。檔案保管1.結(jié)算檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.檔案保管地點(diǎn)應(yīng)安全可靠，防止檔案丟失、損壞或泄露。檔案查閱1.因工作需要查閱結(jié)算檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、涂改或帶走檔案原件。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.違反結(jié)算流程規(guī)定，擅自簡化或跳過必要環(huán)節(jié)的。2.提供虛假結(jié)算數(shù)據(jù)或單據(jù)，騙取公司資金的。3.未及時(shí)進(jìn)行結(jié)算操作，導(dǎo)致公司資金損失或影響業(yè)務(wù)正常開展的。4.未按照規(guī)定進(jìn)行應(yīng)收賬款或應(yīng)付賬款管理，造成壞賬或逾期付款的。處理措施1.對于違規(guī)行為，一經(jīng)查實(shí)，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等