項(xiàng)目資料歸檔管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目資料的規(guī)范化管理，確保項(xiàng)目資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于資料的查閱、利用和保存，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目資料的歸檔管理，包括但不限于項(xiàng)目策劃、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收等各個(gè)階段產(chǎn)生的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司項(xiàng)目資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔和保管。2.真實(shí)完整原則項(xiàng)目資料應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目的實(shí)際情況，確保資料的真實(shí)性和完整性，不得隨意篡改或缺失。3.分類科學(xué)原則按照項(xiàng)目資料的來(lái)源、性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則采取必要的安全保密措施，確保項(xiàng)目資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞。二、項(xiàng)目資料的分類與編號(hào)（一）分類1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。項(xiàng)目策劃書、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃等。2.項(xiàng)目實(shí)施過程文件項(xiàng)目合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、項(xiàng)目日志等。項(xiàng)目技術(shù)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案等。項(xiàng)目質(zhì)量控制文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。項(xiàng)目安全管理文件、安全檢查記錄、事故處理報(bào)告等。項(xiàng)目成本管理文件、費(fèi)用報(bào)銷憑證、成本核算報(bào)表等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。項(xiàng)目成果鑒定文件、項(xiàng)目獲獎(jiǎng)證書等。（二）編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則項(xiàng)目編號(hào)采用[公司簡(jiǎn)稱][項(xiàng)目類別代碼][年份][序號(hào)]的格式。項(xiàng)目類別代碼根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)定，如：工程建設(shè)項(xiàng)目為"GC"，軟件開發(fā)項(xiàng)目為"SF"等。年份為項(xiàng)目開始的年份，采用四位數(shù)字表示。序號(hào)為該項(xiàng)目在當(dāng)年同類項(xiàng)目中的順序號(hào)，從001開始編排。2.示例公司2023年的第一個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目編號(hào)為：[公司簡(jiǎn)稱]GC2023001三、項(xiàng)目資料的收集與整理（一）收集要求1.明確責(zé)任主體項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整收集。2.規(guī)定收集時(shí)間項(xiàng)目資料應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施過程中同步收集，確保資料的真實(shí)性和時(shí)效性。對(duì)于重要資料，應(yīng)及時(shí)歸檔，不得積壓。3.確定收集范圍根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，明確項(xiàng)目資料的收集范圍，包括項(xiàng)目各個(gè)階段產(chǎn)生的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等。收集范圍應(yīng)涵蓋項(xiàng)目的前期策劃、實(shí)施過程、驗(yàn)收總結(jié)等全過程。（二）整理要求1.分類整理按照項(xiàng)目資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理，確保資料的條理清晰。2.編號(hào)標(biāo)注對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)標(biāo)注，確保資料的唯一性和可追溯性。編號(hào)應(yīng)與項(xiàng)目編號(hào)相對(duì)應(yīng)，并在資料上注明編號(hào)、名稱、日期等信息。3.內(nèi)容審核對(duì)整理后的資料進(jìn)行內(nèi)容審核，確保資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。審核內(nèi)容包括資料的格式、字體、排版、簽字蓋章等是否符合要求。四、項(xiàng)目資料的歸檔流程（一）提交申請(qǐng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目資料整理完成后，填寫《項(xiàng)目資料歸檔申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明項(xiàng)目名稱、編號(hào)、資料類別、數(shù)量、歸檔時(shí)間等信息，并提交給檔案管理部門。（二）審核受理檔案管理部門收到《項(xiàng)目資料歸檔申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)資料進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、分類合理性等。如審核通過，檔案管理部門予以受理；如審核不通過，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）資料交接項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將審核通過的項(xiàng)目資料移交給檔案管理部門，雙方辦理資料交接手續(xù)，填寫《項(xiàng)目資料交接清單》，明確資料的名稱、數(shù)量、交接時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。（四）歸檔存儲(chǔ)檔案管理部門按照項(xiàng)目資料的分類編號(hào)，將資料進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。存儲(chǔ)方式可采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式，確保資料的安全保管和便捷查閱。五、項(xiàng)目資料的保管與維護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房要求檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.存儲(chǔ)設(shè)備要求檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的存儲(chǔ)安全。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案柜、檔案架等進(jìn)行存放；對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。（二）維護(hù)措施1.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目資料進(jìn)行檢查，確保資料的完整性和安全性。檢查內(nèi)容包括資料的存放位置、保管狀況、有無(wú)損壞等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.防蟲防霉定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行防蟲防霉處理，可采用放置驅(qū)蟲藥、防霉劑等方式，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。3.電子檔案維護(hù)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)備份、病毒查殺、軟件更新等，確保電子檔案的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。六、項(xiàng)目資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項(xiàng)目資料時(shí)，應(yīng)填寫《項(xiàng)目資料查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)陪同，確保資料的安全和完整。2.外部查閱因特殊情況需要向外部單位或個(gè)人提供項(xiàng)目資料查閱時(shí)，應(yīng)填寫《項(xiàng)目資料外部查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍和查閱時(shí)間，并要求查閱人員簽署保密協(xié)議。（二）借閱規(guī)定1.內(nèi)部借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱項(xiàng)目資料時(shí)，應(yīng)填寫《項(xiàng)目資料借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部借閱原則上不允許外部單位或個(gè)人借閱項(xiàng)目資料。如因特殊情況確需借閱，應(yīng)填寫《項(xiàng)目資料外部借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，按照相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，并要求借閱人員提供擔(dān)保或抵押。（三）歸還要求借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還所借項(xiàng)目資料，如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)要求借閱人員照價(jià)賠償。七、項(xiàng)目資料的保密與銷毀（一）保密規(guī)定1.保密范圍項(xiàng)目資料涉及公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、項(xiàng)目信息等，均屬于保密范圍。檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，確保資料的安全。2.保密措施對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行物理隔離，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問權(quán)限。與接觸項(xiàng)目資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（二）銷毀規(guī)定1.銷毀條件項(xiàng)目資料在超過保管期限或已失去保存價(jià)值時(shí)，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。銷毀前，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)資料進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。2.銷毀程序填寫《項(xiàng)目資料銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，并對(duì)銷毀過程進(jìn)行記錄。銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子刪除等方式，確保資料無(wú)法恢復(fù)。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、人員、方式等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司設(shè)立專門的檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)項(xiàng)目資料的歸檔管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核機(jī)制1.考核指標(biāo)建立項(xiàng)目資料歸檔管理考核指標(biāo)體系，包括資料完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、規(guī)范性等方面的指標(biāo)。2.考核方式采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式，對(duì)各部門和項(xiàng)目