超市供貨渠道管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規范超市供貨渠道管理，確保商品供應的穩定性、質量安全性和成本合理性，滿足超市日常運營及顧客需求，提升超市整體競爭力。2.適用范圍本制度適用于超市所有商品的供貨渠道管理，包括但不限于生鮮食品、日用品、服裝、家電等各類商品的供應商選擇、采購合同簽訂、供貨過程監控、供應商評估與調整等環節。3.基本原則合法性原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策，確保供貨渠道合法合規。質量第一原則：優先選擇能夠提供高質量商品的供應商，保障消費者權益。公平公正原則：在供應商選擇、合作過程中秉持公平公正態度，維護超市與供應商雙方的合法權益。合作共贏原則：與供應商建立長期穩定、互利共贏的合作關系，共同發展。二、供應商選擇與準入1.供應商信息收集市場調研：采購部門定期對市場進行調研，收集潛在供應商信息，包括供應商名稱、地址、聯系方式、經營范圍、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。行業推薦：通過行業協會、商會、同行交流等渠道獲取優質供應商推薦名單。網絡搜索：利用互聯網搜索引擎、專業采購平臺等工具查找相關供應商信息。2.供應商篩選初步篩選：根據收集到的供應商信息，采購部門對潛在供應商進行初步篩選，剔除不符合基本要求的供應商，如經營資質不全、信譽不佳、產品質量不穩定等。實地考察：對初步篩選合格的供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、倉儲物流能力、環保措施等情況，實地考察可由采購部門、質量控制部門、運營部門等相關人員共同參與。樣品評估：要求供應商提供樣品進行質量評估，評估內容包括外觀、性能、口感、安全性等方面，必要時可委托專業檢測機構進行檢測。3.供應商準入審批資料提交：經篩選合格的供應商需提交以下資料：營業執照副本復印件、稅務登記證副本復印件、組織機構代碼證副本復印件（已完成三證合一的提供營業執照副本復印件）、法定代表人身份證明書、授權委托書、產品質量檢測報告、產品認證證書、生產許可證、銷售業績證明、售后服務承諾等。審批流程：采購部門將供應商提交的資料進行整理后，提交至供應商評估小組進行審批。評估小組由采購部門負責人、質量控制部門負責人、運營部門負責人、財務部門負責人等組成，根據供應商的綜合情況進行打分評估，總分達到[x]分及以上的供應商方可通過準入審批。準入通知：經審批通過的供應商，由采購部門向其發出準入通知，明確告知其已成為超市正式供應商，并要求其按照超市要求簽訂采購合同及相關協議。三、采購合同簽訂1.合同條款制定采購部門負責根據超市需求及與供應商協商結果，制定采購合同條款，合同條款應明確雙方的權利義務、商品規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、售后服務等內容。質量標準條款應明確商品的質量要求、驗收標準及方法，引用相關國家標準、行業標準或雙方另行約定的質量標準。價格條款應明確商品的單價、總價及價格調整方式，價格調整應根據市場行情、原材料價格波動等因素進行合理約定。交貨條款應明確交貨時間、交貨地點、運輸方式及運輸費用承擔等內容，確保商品能夠按時、準確送達超市指定地點。付款條款應明確付款方式、付款周期及逾期付款的違約責任等內容，付款方式可根據實際情況選擇月結、貨到付款、分批付款等方式。售后服務條款應明確供應商的售后服務內容、響應時間、維修期限、退換貨政策等內容，確保消費者在購買商品后能夠得到及時、有效的售后服務。2.合同審核采購合同初稿制定完成后，提交至法務部門進行審核。法務部門重點審核合同條款的合法性、合規性、完整性及風險防范措施等內容，對合同中存在的法律風險提出修改意見和建議。采購部門根據法務部門的審核意見對合同進行修改完善后，提交至財務部門進行審核。財務部門重點審核合同的付款條款、價格條款、結算方式等內容，確保合同符合超市財務管理制度要求，避免財務風險。經法務部門和財務部門審核通過的采購合同，由采購部門提交至超市管理層進行審批。管理層根據超市整體經營戰略、采購預算、供應商情況等因素對合同進行審批，審批通過后方可簽訂合同。3.合同簽訂采購合同經超市管理層審批通過后，由采購部門與供應商簽訂書面合同。合同簽訂應使用超市統一制定的合同文本，并加蓋超市合同專用章及供應商公章或合同專用章。合同簽訂過程中，應確保雙方簽字蓋章齊全、合同條款清晰明確、內容完整準確。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門，如質量控制部門、倉儲物流部門、財務部門等，以便各部門按照合同要求開展工作。四、供貨過程監控1.訂單管理采購部門根據超市銷售情況、庫存狀況及商品補貨計劃，定期向供應商下達采購訂單。訂單內容應明確商品規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點等信息，確保供應商準確理解超市需求。采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單執行情況，與供應商保持溝通，了解商品生產進度、運輸安排等信息，確保訂單能夠按時、準確執行。如因市場需求變化、超市促銷活動等原因需要變更采購訂單，采購部門應及時與供應商協商，簽訂訂單變更協議，明確變更內容及雙方責任。2.質量監控質量控制部門負責對供應商供貨質量進行全程監控。在商品到貨前，質量控制部門應根據采購合同約定的質量標準，制定驗收方案，明確驗收流程、驗收方法及驗收人員職責。商品到貨時，驗收人員應按照驗收方案對商品進行嚴格驗收，檢查商品的外觀、包裝、數量、規格、質量證明文件等是否符合要求。對于需要進行抽檢或全檢的商品，應按照規定的比例和方法進行檢驗，確保商品質量合格。如發現商品質量不合格，驗收人員應及時填寫質量檢驗報告，詳細記錄不合格商品的信息、檢驗結果及處理建議。質量控制部門應立即通知采購部門，采購部門負責與供應商溝通協商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，確保超市利益不受損失。質量控制部門應定期對供應商供貨質量進行統計分析，評估供應商質量穩定性。對于質量問題頻發的供應商，應及時采取警告、暫停合作、取消合作等措施，督促供應商改進質量。3.交貨期監控倉儲物流部門負責對供應商交貨期進行監控。在商品預計到貨日期前，倉儲物流部門應及時與供應商聯系，確認商品發貨情況及預計到達時間，確保商品能夠按時到貨。如發現供應商未能按時交貨，倉儲物流部門應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商溝通協商，了解延遲交貨原因，并要求供應商給出明確的交貨時間承諾。對于因供應商延遲交貨導致超市缺貨、影響銷售等情況，采購部門應根據合同約定追究供應商的違約責任，要求供應商承擔相應的經濟賠償責任。同時，采購部門應及時調整采購計劃，采取緊急補貨等措施，盡量減少對超市經營的影響。4.價格監控財務部門負責對供應商供貨價格進行監控。財務部門定期收集市場同類商品價格信息，與供應商供貨價格進行對比分析，評估供應商價格合理性。如發現供應商供貨價格高于市場同類商品價格，財務部門應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協商降價事宜，要求供應商調整價格，確保超市采購成本合理。對于供應商價格調整情況，采購部門應及時與財務部門溝通，確保財務核算準確無誤。同時，采購部門應定期對采購價格進行統計分析，評估采購成本控制效果，為超市采購決策提供參考依據。五、供應商評估與調整1.評估周期超市定期對供應商進行評估，評估周期為每[x]月/季度/半年/年進行一次，具體評估周期根據超市實際情況確定。2.評估指標質量指標：主要評估供應商供貨商品的質量穩定性、合格率、退貨率等指標，質量指標權重為[x]%。交貨期指標：主要評估供應商按時交貨率、交貨延遲次數等指標，交貨期指標權重為[x]%。價格指標：主要評估供應商供貨價格的合理性、價格調整情況等指標，價格指標權重為[x]%。服務指標：主要評估供應商的售后服務質量、響應速度、合作配合度等指標，服務指標權重為[x]%。其他指標：根據超市實際情況，可增加供應商的創新能力、環保表現、社會責任等指標，其他指標權重為[x]%。3.評估方法數據統計分析：采購部門、質量控制部門、倉儲物流部門、財務部門等相關部門定期收集供應商的各項數據，如質量檢驗報告、交貨記錄、價格清單、售后服務記錄等，進行數據統計分析，計算各項評估指標得分。問卷調查：采購部門定期向超市內部相關部門及員工發放供應商評估調查問卷，了解供應商在供貨過程中的表現及存在的問題，問卷結果作為供應商評估的參考依據。現場考察：定期對供應商進行現場考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、倉儲物流能力、環保措施等情況，現場考察結果作為供應商評估的重要依據。綜合評估：根據各項評估指標得分及權重，計算供應商綜合評估得分。綜合評估得分=質量指標得分×質量指標權重+交貨期指標得分×交貨期指標權重+價格指標得分×價格指標權重+服務指標得分×服務指標權重+其他指標得分×其他指標權重。4.評估結果應用優秀供應商：綜合評估得分在[x]分及以上的供應商為優秀供應商，超市將給予一定的獎勵政策，如增加采購量、延長付款周期、提供優先合作機會等，同時與優秀供應商建立長期戰略合作伙伴關系，共同開展市場推廣、產品研發等活動。良好供應商：綜合評估得分在[x][x]分之間的供應商為良好供應商，超市將繼續保持與該供應商的合作關系，并要求其不斷改進提升，爭取成為優秀供應商。合格供應商：綜合評估得分在[x][x]分之間的供應商為合格供應商，超市將對其進行重點關注，加強溝通與監督，要求其針對存在的問題進行整改，如整改后仍不符合要求，將采取相應的措施。不合格供應商：綜合評估得分在[x]分以下的供應商為不合格供應商，超市將暫停與該供應商的合作關系，要求其限期整改。如整改后仍未達到要求，將取消其供應商資格，并將相關情況通報給行業協會、同行企業等，避免其他企業與該供應商合作。5.供應商調整根據供應商評估結果及超市經營發展需要，適時對供應商進行調整。對于表現優秀的供應商，可增加其采購份額，擴大合作范圍；對于表現不佳的供應商，應及時減少采購量，直至取消合作。在供應商調整過程中，采購部門應提前與相關供應商溝通協商，做好交接工作，確保超市商品供應不受影響。同時，采購部門應及時尋找新的合格供應商，建立備用供貨渠道，降低供應風險。六、庫存管理與補貨1.庫存監控倉儲物流部門負責對超市庫存進行實時監控，定期盤點庫存商品，掌握庫存數量、庫存位置、庫存周轉率等信息。根據庫存監控情況，倉儲物流部門制定庫存預警機制，設定庫存上限和下限。當庫存數量低于下限或高于上限時，及時發出預警信息，通知采購部門進行補貨或調整采購計劃。2.補貨計劃制定采購部門根據庫存預警信息、銷售預測及商品補貨周期，制定補貨計劃。補貨計劃應明確商品名稱、規格、數量、補貨時間等信息，確保及時準確補貨。在制定補貨計劃時，采購部門應充分考慮供應商的生產能力、交貨期、運輸時間等因素，合理安排補貨數量和時間，避免庫存積壓或缺貨現象發生。3.補貨執行采購部門根據補貨計劃向供應商下達補貨訂單，供應商應按照訂單要求及時組織生產和發貨。倉儲物流部門在商品到貨前，做好收貨準備工作，包括安排收貨人員、清理收貨場地、準備收貨設備等。商品到貨時，嚴格按照驗收流程進行驗收，確保商品質量和數量準確無誤。驗收合格的商品及時辦理入庫手續，按照規定的庫存管理方法進行存放，確保庫存商品擺放整齊、便于管理。同時，更新庫存系統信息，確保庫存數據準確反映實際庫存情況。七、信息溝通與協調1.內部溝通建立超市內部供貨渠道管理溝通協調機制，明確采購部門、質量控制部門、倉儲物流部門、財務部門等相關部門在供貨渠道管理中的職責和權限，加強各部門之間的信息共享和協同工作。采購部門定期組織召開供貨渠道管理協調會議，向各部門通報供應商評估情況、采購訂單執行情況、庫存狀況等信息，協調解決供貨過程中存在的問題。各部門在工作中發現問題或需要其他部門配合時，應及時通過內部溝通平臺或直接聯系相關部門進行溝通協調，確保問題得到及時解決，工作順利開展。2.與供應商溝通采購部門負責與供應商保持密切溝通，定期向供應商反饋超市銷售情況、庫存狀況、商品質量反饋等信息，以便供應商及時調整生產和供應計劃。在商品采購過程中，采購部門與供應商就商品規格、價格、交貨時間等問題進行充分溝通協商，達成一致意見后簽訂采購合同。對于供應商在供貨過程中出現的問題，采購部門及時與供應商溝通，要求其采取措施解決問題，并跟蹤問題解決進度。同時，定期對供應商的溝通配合情況進行評估，作為供應商評估的重要依據。3.信息系統建設建立超市供貨渠道管理信息系