貿易管理制度還未健全?一、總則（一）目的為加強公司貿易業務管理，規范貿易操作流程，防范貿易風險，提高貿易業務的經濟效益和管理水平，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有貿易業務活動，包括但不限于商品進出口、國內貿易等。（三）基本原則1.合法合規原則：貿易業務必須遵守國家法律法規、政策以及相關國際慣例。2.風險控制原則：建立健全風險防范機制，對貿易業務各環節進行風險評估和控制。3.效益優先原則：在有效控制風險的前提下，追求貿易業務的經濟效益最大化。4.分工協作原則：明確各部門在貿易業務中的職責，加強部門間的協作與溝通。二、貿易業務流程（一）業務洽談1.市場調研收集國內外市場信息，包括商品供求狀況、價格走勢、競爭對手情況等。分析市場動態，為業務洽談提供決策依據。2.客戶開發與篩選通過多種渠道開發潛在客戶，如網絡營銷、行業展會、商務拜訪等。對客戶進行信用評估和篩選，選擇信譽良好、有合作潛力的客戶進行洽談。3.業務洽談與客戶就貿易商品的品種、規格、數量、價格、交貨期、付款方式等條款進行溝通和協商。形成初步的業務意向，簽訂合作意向書或框架協議。（二）合同簽訂1.合同起草根據業務洽談結果，由業務部門起草貿易合同。合同內容應明確雙方的權利和義務，包括商品描述、價格條款、交貨條款、付款條款、質量標準、違約責任等。2.合同審核業務部門將起草好的合同提交給法務部門進行審核。法務部門重點審核合同的合法性、合規性、完整性以及風險防范條款。財務部門審核合同的付款條款和財務風險。各部門提出修改意見，業務部門根據意見進行修改完善。3.合同簽訂經審核無誤后，由公司法定代表人或授權代表與客戶簽訂正式貿易合同。合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本分發給相關部門存檔。（三）訂單執行1.采購安排根據合同約定，業務部門負責制定采購計劃，明確采購商品的品種、規格、數量、供應商等。采購部門按照采購計劃進行采購談判，選擇合適的供應商，簽訂采購合同。2.生產跟蹤對于需要生產加工的商品，采購部門應跟蹤供應商的生產進度，確保按時、按質、按量完成生產任務。業務部門定期與供應商溝通，了解生產情況，及時解決生產過程中出現的問題。3.貨物運輸采購部門負責安排貨物的運輸事宜，選擇合適的運輸方式和物流公司。辦理貨物運輸保險，確保貨物在運輸過程中的安全。及時向客戶提供貨物運輸信息，如提單號、船期、預計到達時間等。4.報關報檢進出口業務涉及報關報檢的，業務部門負責準備相關資料，如合同、發票、裝箱單、報關單等。委托專業的報關報檢公司辦理報關報檢手續，確保手續齊全、合規。及時了解報關報檢進展情況，協調解決報關報檢過程中出現的問題。（四）貨物驗收1.到貨通知貨物到達目的地后，物流公司應及時通知業務部門。業務部門通知客戶準備驗收貨物。2.驗收標準根據合同約定的質量標準和驗收方法進行貨物驗收。對于外觀、數量等可直觀檢驗的項目，由客戶在規定時間內進行初步驗收。對于需要專業檢驗的項目，可委托第三方檢驗機構進行檢驗。3.驗收結果處理如貨物驗收合格，客戶應簽署驗收報告。如貨物存在質量問題或數量短缺等情況，業務部門應及時與供應商協商解決。協商不成的，按照合同約定的爭議解決方式處理。（五）貨款收付1.付款安排業務部門根據合同約定，及時向客戶發出付款通知，明確付款金額、付款方式、付款期限等。客戶應按照合同約定按時付款。如客戶逾期付款，業務部門應及時催款，并按照合同約定收取逾期利息。2.收款管理財務部門負責貨款的收付工作，及時核對到賬情況。對于收到的貨款，應及時入賬，并進行賬務處理。定期與客戶核對往來賬目，確保賬目清晰。3.資金結算根據業務需要，合理安排資金結算方式，如電匯、信用證、托收等。辦理資金結算手續時，應確保手續齊全、合規，保障資金安全。（六）售后服務1.客戶反饋處理建立客戶反饋機制，及時收集客戶對商品質量、服務等方面的意見和建議。業務部門對客戶反饋的問題進行及時處理，并將處理結果反饋給客戶。2.質量問題處理對于客戶提出的質量問題，業務部門應按照合同約定和相關法律法規，負責協調供應商進行處理。如因質量問題給客戶造成損失的，按照合同約定承擔賠償責任。3.其他服務根據客戶需求，提供相關的售后服務，如技術支持、培訓等。不斷提高客戶滿意度，維護良好的客戶關系。三、貿易風險管理（一）風險識別1.市場風險關注國內外市場供求關系變化、價格波動等因素，評估對公司貿易業務的影響。分析市場競爭態勢，識別競爭對手可能采取的策略對公司業務的挑戰。2.信用風險對客戶進行信用評估，包括客戶的財務狀況、經營狀況、信用記錄等。識別客戶可能出現的違約風險，如逾期付款、拖欠貨款等。3.操作風險梳理貿易業務流程中的各個環節，識別可能存在的操作失誤、流程漏洞等風險。如合同簽訂不規范、單據填寫錯誤、報關報檢延誤等。4.政策風險關注國家法律法規、政策的變化，評估對公司貿易業務的影響。如貿易管制政策調整、稅收政策變化、匯率政策波動等。（二）風險評估1.建立風險評估指標體系針對不同類型的風險，制定相應的評估指標，如市場風險指標（價格波動率、市場占有率等）、信用風險指標（客戶信用評級、應收賬款周轉率等）、操作風險指標（流程合規率、單據準確率等）、政策風險指標（政策變化影響程度等）。2.風險評估方法采用定性與定量相結合的方法進行風險評估。定性評估可通過專家評審、經驗判斷等方式，對風險的可能性和影響程度進行評估。定量評估可運用統計分析、數學模型等方法，對風險進行量化評估。3.風險等級劃分根據風險評估結果，將風險劃分為高、中、低三個等級。高風險：風險發生的可能性較大，且一旦發生將對公司造成重大損失。中風險：風險發生的可能性適中，對公司造成一定程度的損失。低風險：風險發生的可能性較小，對公司造成的損失較小。（三）風險應對1.風險規避對于高風險且無法有效控制的業務，應采取風險規避策略，如放棄該業務機會或終止相關業務合作。2.風險降低對于中風險業務，采取相應的措施降低風險發生的可能性和影響程度。如加強市場調研和分析，優化采購渠道，分散采購風險；加強客戶信用管理，建立客戶信用檔案，采取適當的信用政策；完善業務操作流程，加強內部控制，提高員工操作技能等。3.風險轉移通過購買保險、簽訂套期保值合同等方式，將部分風險轉移給第三方。如辦理貨物運輸保險，防范貨物運輸過程中的風險；利用遠期外匯合約等金融工具，規避匯率波動風險。4.風險接受對于低風險業務，在充分評估風險后，可選擇接受風險，但仍需密切關注風險變化情況，適時采取措施進行調整。四、貿易業務部門職責（一）業務部門1.負責貿易業務的市場開拓、客戶開發與維護。2.組織業務洽談，起草和簽訂貿易合同。3.制定采購計劃，跟蹤采購進度，協調解決采購過程中出現的問題。4.負責貨物運輸安排，辦理報關報檢手續。5.組織貨物驗收，處理驗收過程中出現的問題。6.負責貨款收付的跟蹤和催款工作。7.收集客戶反饋，處理售后服務問題。（二）采購部門1.根據業務部門的采購計劃，選擇合適的供應商，進行采購談判，簽訂采購合同。2.跟蹤供應商的生產進度，確保按時、按質、按量完成采購任務。3.負責采購成本的控制和管理，尋找優質供應商，降低采購成本。（三）財務部門1.負責貿易業務的財務管理和會計核算，確保財務數據的準確、及時。2.審核貿易合同的付款條款和財務風險，提出財務意見和建議。3.辦理貨款收付手續，及時核對往來賬目，保障資金安全。4.參與貿易業務的成本核算和效益分析，為決策提供財務支持。（四）法務部門1.審核貿易合同的合法性、合規性、完整性，防范法律風險。2.為貿易業務提供法律咨詢和服務，處理法律糾紛和爭議。3.跟蹤國家法律法規和政策的變化，及時調整公司的貿易業務操作，確保合法合規經營。五、貿易業務檔案管理（一）檔案范圍貿易業務檔案包括但不限于業務洽談記錄、合同文本、訂單文件、采購合同、運輸單據、報關報檢資料、驗收報告、貨款收付憑證等。（二）檔案整理1.業務部門負責對貿易業務過程中產生的各類文件資料進行收集、整理。2.按照業務流程和時間順序，對文件資料進行分類、編號，確保檔案的完整性和系統性。（三）檔案保管1.設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，確保檔案的安全存放。2.制定檔案保管制度，明確檔案保管期限、保管要求等。3.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的真實性和完整性。（四）檔案查閱1.建立檔案查閱登記制度，明確查閱權限和查閱流程。2.因工作需要查閱檔案的，應填寫查閱申請表，經相關部門負責人批準后，方可查閱。3.查閱檔案時，應在檔案管理人員的監督下進行，不得擅自涂改、復印、轉借檔案。（五）檔案銷毀1.對于超過保管期限或已無保存價值的檔案，由業務部門提出銷毀申請。2.經公司檔案管理部門審核、公司領導批準后，按照規定的程序進行銷毀。3.銷毀檔案時，應進行登記，確保銷毀過程的可追溯性。六、貿易業務監督與檢查（一）內部審計1.定期開展貿易業務內部審計工作，對貿易業務流程、風險管理、財務狀況等進行全面審查。2.審計部門應制定詳細的審計計劃，明確審計目標、范圍、方法和時間安排。3.審計人員應具備專業的審計知識和技能，嚴格按照審計程序進行審計工作。4.對審計發現的問題，及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。（二）風險管理評估1.風險管理部門定期對貿易業務的風險狀況進行評估，檢查風險應對措施的執行效果。2.根據風險評估結果，及時調整風險管理策略和措施，確保風險始終處于可控狀態。3.建立風險管理評估報告制度，定期向上級領導匯報貿易業務的風險狀況和風險管理工作情況。（三）業務績效考核1.建立貿易業務績效考核制度，對業務部門和相關人員的工作業績進行考核評價。