資產公司檔案管理制度?總則目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構、全資子公司、控股子公司等。定義1.檔案：指公司在各項經營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質文件、電子文件、聲像資料等。2.檔案管理：包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等一系列工作。基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案實行集中統一管理，由公司綜合管理部門負責檔案工作的統籌規劃、組織協調和監督指導。2.完整性原則：確保檔案的齊全完整，全面反映公司各項經營管理活動。3.準確性原則：保證檔案內容真實、準確，數據可靠。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。檔案管理職責綜合管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的集中統一管理，指導和監督各部門的檔案工作。3.組織開展檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等工作。4.負責檔案信息化建設，建立和維護檔案管理信息系統。5.組織檔案業務培訓，提高檔案管理人員的業務水平。各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期向綜合管理部門移交。2.協助綜合管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。3.按照規定利用檔案，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.對檔案進行定期檢查和核對，發現問題及時處理，并做好記錄。4.積極開展檔案利用工作，為公司各項工作提供服務。5.參與檔案信息化建設，負責檔案數據的錄入、維護等工作。檔案的收集與整理收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的文件材料。2.公司股東會、董事會、監事會等會議文件材料。3.公司經營決策、投資管理、財務管理、風險管理等業務活動中形成的文件材料。4.公司人力資源管理、行政管理、黨群工作等方面形成的文件材料。5.公司對外簽訂的合同、協議、章程等文件材料。6.公司各類審計、評估、法律事務等工作中形成的文件材料。7.公司基本建設、設備購置等方面形成的文件材料。8.公司科研、技術創新等活動中形成的文件材料。9.公司獲得的榮譽證書、資質證書等文件材料。10.其他具有保存價值的文件材料。收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全完整。2.文件材料應字跡清晰、簽署完備、格式規范，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.電子文件應采用通用格式，并確保數據的真實性、完整性和可讀性。4.各部門應在文件材料形成后及時收集整理，并在規定時間內移交綜合管理部門。整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，一般分為行政管理類、經營管理類、黨群工作類、特殊載體類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和檢索。3.編目：對檔案進行著錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等，形成檔案目錄。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，保持檔案的整齊美觀。檔案的保管保管場所1.綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。保管方式1.紙質檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質上，定期進行檢查和維護。3.聲像檔案應按照類別分別存放，并做好標識。保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案。保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案。保管期限為5年以下。檔案清查1.綜合管理部門應定期對檔案進行清查，確保檔案的數量準確、質量完好。2.清查工作應包括檔案的數量核對、保管狀況檢查、存儲介質檢測等。3.對清查中發現的問題，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各相關部門負責人為成員。2.檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。鑒定內容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案的保管期限是否合理。3.檔案是否已失去保存價值。鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，確定其價值。2.分析鑒別法：通過對檔案內容、來源、形成時間等因素的分析，判斷其價值。銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，報公司領導批準。2.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限等內容。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。檔案的利用利用原則1.依法依規原則：檔案利用應遵守國家有關法律法規和公司檔案管理制度。2.服務公司原則：檔案利用應圍繞公司中心工作，為公司各項決策和業務活動提供支持。3.保密原則：嚴格遵守檔案保密規定，確保檔案信息不泄露。利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人事務需要查閱與其自身相關的檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，應按照規定辦理相關手續。利用程序1.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、范圍等，經部門負責人簽字后，報綜合管理部門審批。2.綜合管理部門對查閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并指定專人負責提供檔案查閱服務。3.查閱檔案應在檔案查閱室進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復印、摘錄檔案內容，應經綜合管理部門同意。4.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員。檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經部門負責人和綜合管理部門負責人簽字后，報公司領導批準。2.檔案借閱期限一般不超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人或用于其他用途。借閱期滿后，應及時歸還檔案。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應查明原因，追究借閱人員的責任。檔案的信息化管理信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率和服務質量，為公司提供便捷、高效的檔案信息服務。信息化管理要求1.檔案管理信息系統應具備檔案錄入、查詢、統計、借閱、審批等功能，滿足公司檔案管理工作的需要。2.電子檔案應按照檔案管理的相關規定進行分類、編號、編目等，并確保電子檔案與紙質檔案的一致性。3.加強檔案管理信息系統的安全防護，采取數據備份、加密、訪問控制等措施，防止檔案信息泄露和丟失。電子檔案管理1.電子文件形成部門應按照檔案管理要求，對電子文件進行整理、歸檔，并移交綜合管理部門。2.綜合管理部門應定期對電子檔案進行備份，并存儲在不同的存儲介質上，分別存放于不同的地點。3.電子檔案的存儲格式應符合國家有關標準和規范，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.對電子檔案的訪問應進行權限控制，只有經過授權的人員才能訪問相關檔案。檔案管理的監督與檢查監督檢查組織1.公司設立檔案管理監督檢查小組，由公司領導擔任組長，綜合管理部門負責人為副組長，各相關部門負責人為成員。2.檔案管理監督檢查小組負責對公司檔案管理工作進行定期監督檢查，發現問題及時督促整改。監督檢查內容1.檔案管理制度的執行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等工作情況。3.檔案管理信息系統的運行情況。4.檔案管理人員的工作情況。監督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查