鐵路公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強鐵路公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平和工作效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鐵路公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)、各基層站段等單位的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指鐵路公司在各項工作活動中形成的，對國家、社會和公司具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案的集中保管。2.完整性原則確保檔案的收集齊全、整理規(guī)范、保管安全，維護(hù)檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.真實性原則保證檔案內(nèi)容真實可靠，如實反映公司各項工作活動的歷史面貌。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和國家利益。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立綜合管理部門作為檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案工作的歸口管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、上架等日常管理工作。3.建立和完善公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化檢索利用。4.定期對公司檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施。5.負(fù)責(zé)公司檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實體安全。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。7.負(fù)責(zé)接待公司內(nèi)部及外部有關(guān)單位對檔案的查閱、借閱等利用服務(wù)工作，并做好登記和統(tǒng)計工作。8.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)創(chuàng)新等工作提供檔案信息支持。（二）檔案形成部門公司各部門、各分支機構(gòu)、各基層站段等單位是檔案的形成部門，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，并按規(guī)定向公司檔案管理部門移交檔案。其主要職責(zé)包括：1.明確本部門檔案管理工作的兼職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的具體組織和實施。2.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門各類文件材料的收集、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.負(fù)責(zé)將本部門整理好的檔案按照規(guī)定的時間和要求向公司檔案管理部門移交，并辦理交接手續(xù)。4.配合公司檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用服務(wù)工作，根據(jù)工作需要及時提供相關(guān)檔案資料。5.接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極參加公司組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳活動。（三）檔案管理人員公司檔案管理部門配備專職檔案管理人員，各部門、各分支機構(gòu)、各基層站段等單位配備兼職檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)具備以下條件：1.政治素質(zhì)高，責(zé)任心強，具備良好的職業(yè)道德和保密意識。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識，掌握檔案整理、分類、編目、檢索等技能。3.具備一定的計算機操作技能，能夠熟練使用檔案管理信息系統(tǒng)。4.經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，取得相應(yīng)的崗位資格證書。檔案管理人員的主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、上架等工作，保證檔案質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案保管狀況，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，做好檔案的查閱、借閱登記和統(tǒng)計工作，及時歸還檔案。5.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和更新工作，保證檔案管理信息系統(tǒng)的正常運行。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，協(xié)助制定檔案鑒定銷毀計劃，并做好相關(guān)記錄。7.對本部門、本單位兼職檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括上級來文、公司發(fā)文、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)憑證、工程技術(shù)文件、設(shè)備資料、合同協(xié)議、人事檔案、聲像資料等。2.公司所屬各部門、各分支機構(gòu)、各基層站段等單位在工作中形成的反映本單位工作活動和歷史面貌的文件材料。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。4.公司在重大活動、重要事件中形成的具有特殊意義的文件材料，如慶典活動、搶險救災(zāi)、技術(shù)改造等相關(guān)文件。5.公司員工在工作中形成的具有代表性的個人成果材料，如論文、著作、發(fā)明創(chuàng)造等。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時收集和完整無缺。2.對收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行初步篩選和整理，剔除重復(fù)、無用的文件，保證歸檔文件的質(zhì)量。3.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時收集并優(yōu)先歸檔。4.收集的文件材料應(yīng)保持其原始性和真實性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.工程技術(shù)檔案應(yīng)在項目竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔。3.設(shè)備檔案應(yīng)在設(shè)備開箱驗收、安裝調(diào)試、竣工驗收等工作完成后及時歸檔。4.財務(wù)檔案應(yīng)按照國家有關(guān)財務(wù)檔案管理規(guī)定的時間進(jìn)行歸檔。5.人事檔案應(yīng)按照人事管理規(guī)定及時歸檔。（四）歸檔程序1.各部門、各單位的兼職檔案管理人員對收集整理好的檔案進(jìn)行分類、編號、編目，填寫檔案移交清單。2.將整理好的檔案連同檔案移交清單一并報送公司檔案管理部門。3.公司檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。4.審核通過后，雙方辦理檔案交接手續(xù)，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，確定檔案的類別和保管期限，編制檔案編號和目錄，將文件材料裝訂成冊。2.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，按照檔案的類別和編號進(jìn)行命名和存儲，確保電子檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.對聲像檔案進(jìn)行整理，按照拍攝時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，編寫文字說明，注明拍攝日期、地點、人物、事件等信息，并進(jìn)行數(shù)字化存儲。（三）分類標(biāo)準(zhǔn)公司檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件材料。2.行政管理類：包括公司行政事務(wù)管理、辦公自動化、會議管理、信訪工作、外事工作等方面的文件材料。3.經(jīng)營管理類：包括公司經(jīng)營決策、市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、物資管理等方面的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包括公司生產(chǎn)計劃、調(diào)度指揮、技術(shù)研發(fā)、工程建設(shè)、設(shè)備管理、安全管理等方面的文件材料。5.運輸管理類：包括鐵路運輸組織、客貨運輸、行車安全、運輸統(tǒng)計等方面的文件材料。6.機務(wù)管理類：包括機車運用、檢修、整備、燃料供應(yīng)等方面的文件材料。7.車輛管理類：包括車輛運用、檢修、整備、安全等方面的文件材料。8.工務(wù)管理類：包括線路設(shè)備維修、養(yǎng)護(hù)、檢測、橋隧建筑物管理等方面的文件材料。9.電務(wù)管理類：包括通信、信號設(shè)備的運行、維護(hù)、檢修等方面的文件材料。10.其他類：包括上述各類未涵蓋的其他具有保存價值的文件材料。在每大類下可根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點進(jìn)一步細(xì)分小類。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防火設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。（三）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，建立檔案存放索引，便于查找和利用。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（四）檔案清點與檢查1.定期對檔案進(jìn)行清點，核對檔案的數(shù)量、種類、保管期限等，確保檔案的完整性。2.每年對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，檢查檔案的存放情況、保管設(shè)備運行情況、檔案有無損壞等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（五）檔案保護(hù)措施1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行防蟲、防霉、防潮處理，定期投放防蟲藥物，保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生。2.對電子檔案進(jìn)行定期殺毒和數(shù)據(jù)備份，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.對聲像檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保聲像資料的清晰度和完整性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。檔案的保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限和存毀意見。3.對擬銷毀的檔案編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存毀意見等。4.將檔案銷毀清冊報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實施銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對電子檔案采用數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行銷毀，確保電子檔案數(shù)據(jù)徹底刪除。（五）銷毀記錄檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)長期保存。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。公司外部單位因工作需要查閱、借閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部員工可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。查閱重要檔案應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.借閱：公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。公司外部單位借閱檔案的，應(yīng)提供單位介紹信和查閱申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱或借閱，并做好登記和監(jiān)督工作。（三）利用登記對檔案的查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人姓名、部門、利用檔案名稱、數(shù)量、利用目的、歸還時間等信息，以便統(tǒng)計和查詢。（四）利用監(jiān)督檔案管理人員應(yīng)對檔案的利用過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。利用結(jié)束后，應(yīng)及時收回檔案，檢查檔案有無損壞、涂改等情況。（五）檔案復(fù)制因工作需要確需復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、復(fù)制用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可復(fù)制。檔案管理人員應(yīng)對復(fù)制過程進(jìn)行監(jiān)督，確保復(fù)制件與原件一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋"檔案復(fù)制件"印章，并注明出處。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理、信息化檢索利用和遠(yuǎn)程傳輸共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理：實現(xiàn)檔案信息的電子化錄入、分類、編號、編目、存儲等功能，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理：對檔案的借閱申請、審批、登記、歸還等流程進(jìn)行信息化管理，實現(xiàn)借閱信息的實時跟蹤和統(tǒng)計。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密，只有授權(quán)用戶才能訪問和操作相關(guān)檔案。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)。6.統(tǒng)計報表：生成各類檔案統(tǒng)計報表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計、利用情況統(tǒng)計等，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改和丟失。2.采用安全可靠的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)措施，定期進(jìn)行安全檢測和漏洞修復(fù)。3.對檔案管理信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行身份認(rèn)證和權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶的訪問權(quán)限，防止非法用戶登錄系統(tǒng)。4.定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地安全場所，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。九、獎勵與處罰（一）獎勵對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司給予表彰和獎勵。具體獎勵方式包括：1.通報表揚。2.頒發(fā)榮譽證書。3.給予一定的物質(zhì)獎勵。（二）