資質文件使用管理制度?一、總則（一）目的為加強公司資質文件的管理，規(guī)范資質文件的使用行為，確保資質文件的安全、有效和合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有資質文件的管理與使用，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、資質證書、安全生產許可證、質量管理體系認證、環(huán)境管理體系認證、職業(yè)健康安全管理體系認證等各類資質文件。（三）定義1.資質文件：指公司依法取得的，用于證明公司具備從事特定業(yè)務或活動資格、能力的各類文件。2.使用：包括資質文件的查閱、復印、外借、攜帶外出、用于投標或其他業(yè)務活動等行為。二、資質文件的管理職責（一）綜合管理部門1.負責資質文件的統(tǒng)一歸口管理，建立資質文件檔案庫，對資質文件進行分類、編號、登記和保管。2.定期對資質文件進行清查、核對，確保資質文件的完整性和準確性。3.按照本制度規(guī)定，辦理資質文件的查閱、復印、外借等手續(xù)。（二）相關業(yè)務部門1.負責本部門業(yè)務范圍內資質文件的日常使用和保管，并指定專人負責。2.根據(jù)業(yè)務需要，及時向綜合管理部門申請資質文件的查閱、復印、外借等，并在使用后及時歸還。3.對本部門使用的資質文件的安全和完整性負責，不得擅自涂改、偽造、出借或轉讓資質文件。（三）公司領導1.對資質文件的管理工作進行監(jiān)督和指導，確保資質文件管理工作符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.審批資質文件的重要使用事項，如用于重大投標項目、對外合作等。三、資質文件的獲取與登記（一）獲取途徑1.通過公司正常經營活動依法取得，如辦理工商登記、資質審批等手續(xù)后領取相關證書。2.根據(jù)業(yè)務需要，通過參加招投標、項目合作等方式從相關部門或單位獲取的與公司業(yè)務相關的資質文件副本。（二）登記內容1.資質文件的名稱、編號、頒發(fā)部門、頒發(fā)日期、有效期等基本信息。2.獲取資質文件的日期、獲取方式（如申請辦理、投標獲取等）。3.資質文件的使用記錄，包括查閱、復印、外借等情況。（三）登記流程1.資質文件獲取后，由綜合管理部門指定專人負責填寫《資質文件登記表》，詳細記錄上述登記內容。2.《資質文件登記表》一式兩份，一份由綜合管理部門留存，作為資質文件管理檔案的一部分；另一份交資質文件使用部門，以便使用部門了解資質文件的基本情況。四、資質文件的保管（一）保管方式1.綜合管理部門應設立專門的資質文件檔案庫，配備必要的保管設施，如文件柜、保險柜、防潮防蟲設備等，確保資質文件的安全存放。2.資質文件應分類存放，并建立電子檔案，以便查詢和管理。電子檔案應定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.資質文件檔案庫應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合文件保管要求。2.對資質文件應進行定期檢查，查看文件是否有損壞、變質等情況，如有問題應及時采取措施進行處理。3.資質文件的保管期限應按照法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，到期后如需繼續(xù)保存，應辦理相關延期手續(xù)。（三）保密措施1.資質文件涉及公司的商業(yè)秘密和核心競爭力，綜合管理部門和相關業(yè)務部門應嚴格遵守保密規(guī)定，確保資質文件不被泄露。2.未經公司批準，任何人不得擅自將資質文件帶出公司或向無關人員透露資質文件的內容。3.在資質文件的查閱、復印、外借等過程中，應采取必要的保密措施，防止資質文件被不當使用或泄露。五、資質文件的查閱（一）查閱范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱資質文件的，可在綜合管理部門指定的地點進行查閱。2.查閱內容僅限于資質文件的正本或副本，不得查閱資質文件的原始檔案資料。（二）查閱流程1.查閱人應填寫《資質文件查閱申請表》，注明查閱資質文件的名稱、編號、查閱用途、查閱期限等內容。2.《資質文件查閱申請表》經本部門負責人簽字同意后，提交綜合管理部門審批。3.綜合管理部門根據(jù)查閱人的申請內容進行審核，如申請理由充分且符合規(guī)定，予以批準，并安排專人協(xié)助查閱人查閱資質文件。4.查閱人應在綜合管理部門指定的地點查閱資質文件，查閱過程中不得擅自涂改、復印、拍照或帶出資質文件。如需復印資質文件，應另行辦理復印手續(xù)。（三）查閱記錄1.綜合管理部門應對資質文件的查閱情況進行記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱文件名稱、查閱用途等內容。2.查閱記錄應妥善保存，保存期限為[x]年，以備日后查詢和審計。六、資質文件的復?。ㄒ唬陀》秶?.公司內部各部門因工作需要復印資質文件的，可在綜合管理部門辦理復印手續(xù)。2.復印內容應與查閱用途相符，不得擅自擴大復印范圍。（二）復印流程1.復印申請人應填寫《資質文件復印申請表》，注明復印資質文件的名稱、編號、復印用途、復印份數(shù)等內容。2.《資質文件復印申請表》經本部門負責人簽字同意后，提交綜合管理部門審批。3.綜合管理部門根據(jù)復印申請人的申請內容進行審核，如申請理由充分且符合規(guī)定，予以批準，并安排專人進行復印。4.復印完成后，綜合管理部門應對復印件進行核對，確保復印件與原件內容一致。核對無誤后，在復印件上加蓋"與原件核對無誤"章，并注明復印日期。5.復印申請人應在規(guī)定時間內領取復印件，并在《資質文件復印申請表》上簽字確認。（三）復印記錄1.綜合管理部門應對資質文件的復印情況進行記錄，包括復印申請人姓名、部門、復印日期、復印文件名稱、復印份數(shù)、復印用途等內容。2.復印記錄應妥善保存，保存期限為[x]年，以備日后查詢和審計。七、資質文件的外借（一）外借范圍1.因特殊業(yè)務需要，經公司領導批準，資質文件可外借給公司外部單位或個人。2.外借資質文件僅限于公司營業(yè)執(zhí)照副本、資質證書副本等部分常用資質文件，其他重要資質文件一般不得外借。（二）外借流程1.外借申請人應填寫《資質文件外借申請表》，詳細說明外借資質文件的名稱、編號、外借原因、外借期限、預計歸還日期等內容。2.《資質文件外借申請表》經本部門負責人簽字同意后，提交公司領導審批。3.公司領導根據(jù)外借申請人的申請內容進行審核，如申請理由充分且符合規(guī)定，予以批準，并在《資質文件外借申請表》上簽字。4.綜合管理部門根據(jù)公司領導的審批意見，辦理資質文件外借手續(xù)。外借時，應與外借申請人簽訂《資質文件外借協(xié)議》，明確雙方的權利和義務，包括外借文件的保管責任、歸還時間、違約責任等。5.外借申請人應按照《資質文件外借協(xié)議》的約定，按時歸還外借的資質文件。如因特殊原因需要延期歸還，應提前向綜合管理部門提出書面申請，經批準后方可延期。（三）外借跟蹤與歸還1.綜合管理部門應定期對外借的資質文件進行跟蹤，了解外借文件的使用情況和歸還時間。如發(fā)現(xiàn)外借文件未按時歸還或有損壞等情況，應及時與外借申請人聯(lián)系，督促其盡快歸還或采取相應的補救措施。2.外借申請人歸還外借的資質文件時，綜合管理部門應認真核對文件的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應按照《資質文件外借協(xié)議》的約定追究外借申請人的責任。3.外借申請人歸還資質文件后，綜合管理部門應在《資質文件外借申請表》和《資質文件外借協(xié)議》上注明歸還日期，并將相關記錄存檔。八、資質文件用于投標或其他業(yè)務活動（一）使用申請1.公司各部門因投標或其他業(yè)務活動需要使用資質文件的，應提前向綜合管理部門提交《資質文件使用申請表》，注明使用資質文件的項目名稱、項目編號、使用用途、使用期限等內容。2.《資質文件使用申請表》經本部門負責人簽字同意后，提交綜合管理部門審批。（二）審批流程1.綜合管理部門收到《資質文件使用申請表》后，應根據(jù)項目的重要性、風險程度等因素進行審核。如申請理由充分且符合規(guī)定，予以批準，并安排專人協(xié)助辦理相關手續(xù)。2.對于涉及重大項目或重要業(yè)務活動的資質文件使用申請，綜合管理部門應報公司領導審批。公司領導審批通過后，方可辦理相關手續(xù)。（三）使用要求1.使用資質文件的部門應嚴格按照審批的使用用途和使用期限使用資質文件，不得擅自更改或擴大使用范圍。2.在使用資質文件過程中，應注意保護資質文件的安全和完整性，不得擅自涂改、偽造、出借或轉讓資質文件。如因使用不當造成資質文件損壞、丟失等情況，應承擔相應的責任。3.使用完畢后，使用部門應及時將資質文件歸還綜合管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（四）記錄與歸檔1.綜合管理部門應對資質文件用于投標或其他業(yè)務活動的情況進行記錄，包括使用部門名稱、項目名稱、項目編號、使用日期、歸還日期等內容。2.記錄應妥善保存，保存期限為[x]年，以備日后查詢和審計。同時，相關業(yè)務部門應將使用資質文件的項目資料進行歸檔，以便查閱和追溯。九、資質文件的變更與注銷（一）變更1.資質文件的內容如發(fā)生變更，如公司名稱、法定代表人、經營范圍、資質等級等，相關業(yè)務部門應及時通知綜合管理部門。2.綜合管理部門根據(jù)變更情況，及時辦理資質文件的變更手續(xù)，包括更新資質文件檔案庫中的相關信息、更換資質文件副本等。3.資質文件變更后，綜合管理部門應將變更情況告知公司內部各相關部門，確保各部門及時了解資質文件的最新情況。（二）注銷1.資質文件因有效期屆滿、公司業(yè)務調整不再需要等原因需要注銷的，由綜合管理部門提出申請，報公司領導批準。2.公司領導批準后，綜合管理部門負責辦理資質文件的注銷手續(xù)，包括在資質文件檔案庫中進行注銷登記、銷毀相關資質文件等。3.資質文件注銷后，綜合管理部門應將注銷情況告知公司內部各相關部門，避免因資質文件已注銷而產生不必要的業(yè)務風險。十、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.綜合管理部門應定期對資質文件的管理情況進行檢查，檢查內容包括資質文件的保管情況、使用記錄、變更與注銷情況等。2.定期檢查的周期為[x]個月，檢查結果應形成書面報告，報公司領導審閱。（二）不定期抽查1.公司領導或其他相關部門可根據(jù)工作需要，對資質文件的管理情況進行不定期抽查。2.不定期抽查的重點包括資質文件的使用是否符合規(guī)定、是否存在安全隱患等。對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時要求相關部門進行整改。（三）違