公司通訊錄管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司通訊錄的管理，確保公司內部通訊信息的準確、及時更新，方便員工之間的溝通與協作，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司有業務往來的外部合作伙伴。（三）管理原則1.準確性原則：通訊錄中的信息應確保真實、準確，與員工實際情況相符。2.及時性原則：員工個人信息發生變化時，應及時更新通訊錄，保證信息的時效性。3.保密性原則：嚴格保護通訊錄中涉及的員工個人隱私信息，未經授權不得泄露。二、通訊錄內容（一）員工信息1.姓名2.部門3.職位4.辦公電話5.手機號碼6.電子郵箱（二）外部合作伙伴信息1.公司名稱2.聯系人姓名3.聯系人職位4.聯系電話5.電子郵箱三、通訊錄的建立與初始錄入（一）人力資源部門職責1.負責公司通訊錄的整體規劃與設計。2.組織各部門提交員工信息，進行匯總、整理和初步審核。3.將審核后的員工信息錄入公司通訊錄系統，并確保信息的準確性。（二）部門負責人職責1.負責本部門員工信息的收集、整理和核對，確保信息真實、準確、完整。2.在規定時間內將本部門員工信息提交給人力資源部門。（三）信息錄入要求1.所有信息應按照規定的格式進行錄入，確保一致性和規范性。2.手機號碼應準確無誤，以便能夠及時聯系到員工。3.電子郵箱應使用員工常用的工作郵箱，確保通訊暢通。四、通訊錄的更新與維護（一）員工個人信息變更1.員工個人信息發生變更（如姓名、部門、職位、聯系方式等）時，應在變更后的[x]個工作日內填寫《通訊錄信息變更申請表》，提交至所在部門負責人。2.部門負責人對變更信息進行審核確認后，簽字并提交至人力資源部門。3.人力資源部門對變更信息進行最終審核，審核通過后及時更新公司通訊錄系統。（二）離職員工信息處理1.員工離職時，所在部門負責人應及時通知人力資源部門。2.人力資源部門在員工離職手續辦理完畢后，將其從公司通訊錄中刪除，并確保相關信息不再保留在系統中。（三）定期更新1.人力資源部門應定期（每[x]個月）對公司通訊錄進行全面檢查和更新，確保信息的準確性和完整性。2.在更新過程中，如發現信息存在疑問或不一致的情況，應及時與相關部門或員工進行核實。（四）緊急聯系人信息更新員工如更換緊急聯系人，應參照上述員工個人信息變更流程，及時更新公司通訊錄中的緊急聯系人信息。五、通訊錄的使用規范（一）內部使用1.公司員工應妥善保管公司通訊錄，不得隨意向外部人員泄露。2.因工作需要查詢其他員工聯系方式時，應通過公司內部通訊系統或向人力資源部門申請，不得私自通過其他渠道獲取。3.在使用公司通訊錄進行工作溝通時，應尊重他人隱私，不得惡意騷擾或濫用通訊信息。（二）外部使用1.對于與公司有業務往來的外部合作伙伴，如需提供公司通訊錄中的部分信息，應經過相關部門負責人批準，并確保信息的使用符合公司規定和法律法規要求。2.嚴禁將公司通訊錄用于任何商業目的或未經授權的其他用途。六、權限管理（一）系統管理員權限1.人力資源部門指定專人作為公司通訊錄系統管理員，負責系統的日常維護和管理。2.系統管理員有權對通訊錄中的信息進行錄入、修改、刪除等操作，但必須嚴格按照規定的流程進行，并確保操作記錄可追溯。3.系統管理員應定期備份通訊錄數據，防止數據丟失。（二）部門負責人權限1.部門負責人有權查看本部門員工的通訊錄信息。2.部門負責人可以對本部門員工的信息進行修改，但需按照信息變更流程提交申請，經人力資源部門審核通過后進行操作。（三）普通員工權限1.普通員工只能查看公司通訊錄中與自己工作相關的部分信息。2.如需查看其他員工信息，應按照規定流程向人力資源部門申請。七、數據安全與保密（一）安全措施1.公司應采取必要的安全技術措施，保障公司通訊錄系統的安全運行，防止數據泄露、丟失或被篡改。2.對通訊錄數據進行加密存儲，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。（二）保密要求1.所有接觸公司通訊錄信息的人員應嚴格遵守保密規定，不得將通訊錄信息泄露給無關人員。2.在處理涉及員工個人隱私的通訊錄信息時，應遵循最小化原則，僅提供必要的信息，并采取相應的保密措施。3.如發現通訊錄信息存在泄露風險或安全問題，應立即采取措施進行處理，并及時報告上級領導。八、監督與考核（一）監督機制1.人力資源部門負責對公司通訊錄的管理情況進行定期監督檢查，確保各項管理制度得到有效執行。2.對于違反通訊錄管理制度的行為，應及時進行糾正，并記錄在案。（二）考核辦法1.將員工遵守通訊錄管理制度的情況納入績效考核體系。2.對于在通訊錄信息更新維護方面表現積極、準確及時的員工，給予適當的獎勵；對于違反制度、導致信息不準確或泄露的員工，視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、績效扣分等。九、附則（一）解釋權本制度由公司人力資源部門負責解釋。（二）修訂與廢止1.本制度將根據公司實際情況和法律法規的要求進行適時修訂。