部門發放文件管理制度?一、總則（一）目的為加強公司部門間文件發放的管理，確保文件傳遞的及時、準確、規范，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間文件的發放、接收、存檔等相關管理活動。（三）基本原則1.及時準確原則文件發放應確保及時傳遞到相關部門和人員手中，內容準確無誤，避免因延誤或錯誤導致工作失誤。2.規范有序原則文件發放過程應遵循統一的流程和標準，保證文件的發放、接收、存檔等環節規范有序，便于查詢和追溯。3.保密原則涉及公司機密的文件，應嚴格按照保密規定進行發放和管理，防止信息泄露。二、文件分類（一）行政文件包括公司決議、通知、通報、報告、請示等，涉及公司行政管理、運營決策等方面的內容。（二）業務文件涵蓋公司各業務部門在日常工作中產生的各類文件，如項目計劃、業務報告、合同協議等，與公司具體業務活動密切相關。（三）財務文件主要是關于公司財務狀況、預算、報銷等方面的文件，如財務報表、費用報銷單、預算方案等。（四）人事文件涉及員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利等人事管理工作的文件，如員工檔案、招聘簡章、績效考核表等。三、文件發放流程（一）文件起草與審批1.各部門根據工作需要起草文件，文件內容應明確、準確、完整，符合公司相關政策和法律法規要求。2.文件起草完成后，由部門負責人進行審核，確保文件質量。審核通過后，報上級領導審批。重要文件需經過公司高層領導審批。（二）文件編號與登記1.審批通過的文件，由行政部門統一進行編號。編號應遵循一定的規則，確保文件編號的唯一性和系統性，便于文件的管理和查詢。2.行政部門對文件進行登記，記錄文件的編號、名稱、起草部門、審批人、發文日期、發放范圍等信息。登記信息應準確、完整，建立電子和紙質檔案。（三）文件印制1.根據文件的發放范圍和數量，確定文件的印制方式。如需大量印制，可聯系專業印刷機構進行印制；少量文件可由公司內部打印機打印。2.印制過程中，應確保文件格式規范、字跡清晰、頁面整潔。對重要文件或有特殊要求的文件，應進行校對審核，避免出現印刷錯誤。（四）文件發放1.行政部門按照文件發放范圍，將文件發放至相關部門。發放方式可采用專人送達、郵件發送、內部辦公系統推送等。2.對于紙質文件，發放時應填寫《文件發放登記表》，注明文件名稱、編號、發放部門、接收人、發放日期等信息，并由接收人簽字確認。3.對于電子文件，通過郵件發送的，應在郵件主題中注明文件名稱和編號；通過內部辦公系統推送的，應確保文件上傳至指定位置，并通知相關部門及時查收。接收電子文件的部門或人員，應及時回復確認已收到文件。（五）文件簽收與存檔1.接收部門收到文件后，應及時進行簽收。簽收人應對文件的完整性和準確性進行檢查，如發現文件有破損、缺頁或內容錯誤等情況，應及時與發放部門聯系更換。2.各部門應指定專人負責文件的存檔管理，將接收的文件按照類別和日期進行整理歸檔，建立本部門的文件檔案庫。檔案庫應便于文件的查閱和保管，確保文件安全。3.定期對部門文件檔案進行清理和盤點，對于過期或無用的文件，按照公司相關規定進行銷毀處理，確保文件檔案的時效性和有效性。四、文件接收管理（一）接收要求1.各部門應安排專人負責文件接收工作，確保及時、準確接收各類文件。接收人員應熟悉文件接收流程和相關規定，具備一定的責任心和溝通協調能力。2.接收人員收到文件后，應立即對文件進行初步檢查，包括文件的完整性、準確性、時效性等方面。如發現問題，應及時與發放部門聯系核實。（二）緊急文件處理對于緊急文件，接收人員應第一時間通知本部門負責人，并按照領導指示及時處理。處理結果應及時反饋給相關部門，確保緊急事項得到妥善解決。（三）文件傳遞與跟蹤1.接收人員應及時將收到的文件傳遞給相關責任人或部門，確保文件能夠迅速進入處理流程。傳遞過程中，應做好交接記錄，明確文件去向和接收人。2.對重要文件或需要跟蹤處理的文件，接收人員應建立跟蹤臺賬，記錄文件的處理進度和結果，及時向部門負責人匯報文件處理情況，直至文件處理完畢。五、文件存檔管理（一）存檔范圍公司各部門形成的具有保存價值的文件，包括紙質文件和電子文件，均應按照本制度進行存檔。具體存檔范圍包括但不限于各類規章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結、業務報表、合同協議等。（二）存檔方式1.紙質文件應按照分類、編號順序進行裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明文件類別、年度、月份等信息，便于查找。2.電子文件應按照文件類別和日期建立文件夾結構，進行分類存儲。文件命名應規范統一，便于識別和檢索。同時，應定期對電子文件進行備份，防止數據丟失。（三）存檔期限根據文件的性質和重要程度，確定不同文件的存檔期限。一般文件存檔期限為[X]年，重要文件和長期保存的文件存檔期限為[X]年以上。存檔期限屆滿后，按照公司相關規定進行鑒定和銷毀處理。（四）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱過程中，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或復制。2.因特殊情況需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等，經部門負責人和檔案管理部門負責人審批同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換，確保檔案安全完整。歸還檔案時，檔案管理部門應進行認真核對，確認無誤后辦理歸還手續。六、文件保密管理（一）保密范圍涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等敏感內容的文件，均屬于保密文件范疇。保密文件應嚴格按照公司保密制度進行管理，防止信息泄露。（二）保密措施1.對保密文件進行標識，明確標注"機密"、"秘密"等字樣，并注明保密期限和發放范圍。2.采用加密存儲、專人保管、限制訪問權限等方式，對保密文件進行嚴格管理。存儲保密文件的電子設備應設置密碼保護，定期更換密碼。3.嚴格控制保密文件的發放范圍，未經授權不得擅自擴大發放范圍。發放保密文件時，應要求接收人員簽署保密協議，明確保密責任和義務。4.對涉及保密文件的工作場所進行限制，無關人員不得進入。在處理保密文件過程中，應采取必要的防范措施，如碎紙機銷毀廢紙、防止文件遺失等。（三）保密監督與檢查1.公司設立保密管理部門，定期對各部門保密文件管理情況進行監督檢查，發現問題及時責令整改。2.對違反保密制度，導致保密文件泄露的行為，公司將依法追究相關人員的責任，情節嚴重的將訴諸法律。七、文件銷毀管理（一）銷毀范圍1.已超過存檔期限且無保存價值的文件。2.經鑒定確認不再具有使用價值的文件，如作廢的合同協議、過期的業務報表等。3.因工作失誤或其他原因形成的重復、多余或錯誤的文件。（二）銷毀方式1.對于紙質文件，應采用碎紙機粉碎或焚燒等方式進行銷毀，確保文件內容無法復原。2.對于電子文件，應采用數據擦除軟件對存儲介質進行多次擦除，確保數據完全清除，無法恢復。（三）銷毀程序1.各部門對需要銷毀的文件進行清理核對，填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，經部門負責人審批后，報檔案管理部門審核。2.檔案管理部門對申請銷毀的文件進行審核，確認符合銷毀條件后，組織實施銷毀工作。銷毀過程應安排專人監督，確保銷毀徹底、安全。3.銷毀工作完成后，監督人員和實施人員應在《文件銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀記錄存檔保存，以備查閱。八、文件管理責任（一）部門負責人責任1.負責本部門文件起草、審核、審批工作，確保文件內容符合公司要求和工作實際。2.組織本部門人員學習和貫徹執行公司文件管理制度，提高文件管理意識和水平。3.對本部門文件的發放、接收、存檔等工作進行監督檢查，及時發現和解決存在的問題。（二）文件起草人責任1.按照公司相關規定和工作需要，認真起草文件，確保文件內容準確、完整、清晰。2.配合文件審核、審批工作，根據審核意見對文件進行修改完善。3.負責將起草的文件按照規定流程提交審批，并跟蹤文件的后續處理情況。（三）文件發放與接收人員責任1.按照文件發放流程，及時、準確地將文件發放至相關部門和人員手中，并做好發放記錄。2.負責文件的接收工作，對接收的文件進行認真檢查和簽收，確保文件的完整性和準確性。3.及時將收到的文件傳遞給相關責任人或部門，并跟蹤文件的處理進度，及時反饋處理情況。（四）檔案管理人員責任1.負責公司文件檔案的統一管理，建立健全文件檔案管理