供應商檔案管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規范公司供應商檔案管理工作，確保供應商信息的完整性、準確性和安全性，加強對供應商的評估與管理，保障公司采購活動的順利進行，提高采購質量，降低采購成本，維護公司利益。2.適用范圍本制度適用于公司所有與采購活動相關的供應商檔案管理，包括原材料供應商、零部件供應商、服務供應商等。3.職責分工采購部門負責供應商的開發、篩選、評估與日常管理，收集和整理供應商相關資料。牽頭組織供應商檔案的建立、更新與維護工作，確保檔案信息的及時性和準確性。根據采購需求和供應商表現，提出供應商檔案調整的建議。質量管理部門參與供應商的評估工作，提供供應商質量方面的相關信息和意見。協助采購部門對供應商的質量表現進行跟蹤和評價，將質量問題反饋至采購部門作為供應商檔案更新的依據。財務部門負責審核供應商的財務狀況，提供相關財務數據和信用評估意見。根據采購合同執行情況，監督供應商的付款和收款情況，對財務異常的供應商及時通知采購部門。法務部門審核采購合同及與供應商相關的法律文件，確保公司權益得到法律保障。對涉及供應商的法律糾紛提供法律支持和建議，維護公司合法權益。檔案管理部門負責供應商檔案的集中保管，確保檔案的安全和完整。按照規定的檔案管理流程，對供應商檔案進行分類、編號、存儲和檢索，為各部門提供檔案查閱服務。二、供應商檔案的建立1.供應商信息收集基本信息供應商名稱、注冊地址、法定代表人、聯系電話、傳真號碼、電子郵箱等。營業執照注冊號、稅務登記證號、組織機構代碼證號等相關證照信息。業務信息經營范圍、主營產品或服務、生產能力、產能利用率等。銷售業績、市場份額、客戶群體等情況。質量信息質量管理體系認證情況（如ISO9001等）。產品質量標準、檢測設備、檢測流程等。過往產品質量檢驗報告、不合格品處理記錄等。財務信息資產負債表、利潤表、現金流量表等財務報表。銀行信用等級、貸款情況、財務狀況穩定性等。合作信息與公司過往合作的項目、采購金額、交貨期、付款方式等。合作過程中的評價，包括產品質量、交貨及時性、售后服務等方面的反饋。2.信息收集渠道供應商自薦：供應商主動向公司提交相關資料，介紹自身情況和合作意向。市場調研：采購人員通過市場走訪、行業展會、網絡搜索等方式獲取供應商信息。行業推薦：來自行業協會、合作伙伴、客戶等的推薦。供應商數據庫：參考公司已有的供應商數據庫，挖掘潛在合作供應商。3.供應商初步篩選采購部門根據公司采購需求和供應商信息收集情況，對供應商進行初步篩選。篩選標準可包括但不限于供應商的生產能力、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面。對于初步篩選合格的供應商，采購部門填寫《供應商信息登記表》，詳細記錄供應商的基本信息、業務信息等，并提交至相關部門進行進一步評估。4.供應商評估成立評估小組：由采購部門牽頭，聯合質量管理部門、財務部門、法務部門等相關人員組成評估小組，對供應商進行全面評估。評估內容與方法質量評估：質量管理部門通過審核供應商質量管理體系文件、實地考察生產現場、查看產品質量檢驗記錄等方式，對供應商的產品質量進行評估。可采用打分制，設定各項質量指標的權重，綜合計算供應商的質量得分。價格評估：采購部門收集供應商的報價信息，與市場價格進行比較，評估其價格合理性。同時，考慮采購數量、付款方式等因素對成本的影響。價格評估可根據價格優勢程度給予相應得分。交貨期評估：參考供應商過往的交貨記錄，評估其交貨及時性。對于按時交貨率高的供應商給予較高得分，反之則相應扣分。售后服務評估：通過與供應商溝通、查閱過往服務記錄等方式，了解供應商的售后服務能力和水平。包括響應速度、解決問題的能力、客戶滿意度等方面，進行綜合評價并打分。財務評估：財務部門對供應商的財務狀況進行分析，評估其償債能力、盈利能力、資金流動性等。可參考財務比率分析、信用評級等結果，給予財務狀況評估得分。法務評估：法務部門審核供應商的法律合規情況，包括是否存在法律糾紛、合同履行能力等方面。對于法律風險較低的供應商給予較高得分，反之則相應扣分。評估結果匯總：評估小組根據各項評估內容的得分情況，匯總計算供應商的綜合評估得分。根據綜合得分對供應商進行排序，確定不同等級的供應商，如優秀供應商、合格供應商、待改進供應商等。5.檔案建立采購部門根據供應商評估結果，為合格及以上等級的供應商建立檔案。檔案內容應包括供應商信息登記表、評估報告、合作合同、產品質量檢驗報告、付款記錄等相關資料。檔案管理部門按照規定的檔案編號規則，為每個供應商檔案賦予唯一編號，并將檔案資料進行分類整理、裝訂成冊，存儲于專門的檔案存儲區域。三、供應商檔案的更新與維護1.定期更新采購部門應定期（至少每年一次）對供應商檔案進行全面更新。更新內容包括供應商的基本信息、業務信息、質量信息、財務信息、合作信息等方面的變化情況。在更新過程中，采購人員應與供應商進行溝通核實，確保檔案信息的準確性。同時，收集最新的產品質量檢驗報告、財務報表等資料，及時補充到供應商檔案中。2.動態更新在日常合作過程中，如發現供應商的信息發生變更或出現新的情況，采購部門應及時進行記錄并更新供應商檔案。對于供應商的質量問題、交貨延遲、售后服務投訴等負面信息，應詳細記錄事件經過、處理結果及對公司造成的影響等，并作為供應商檔案更新的重要依據。同時，根據事件嚴重程度，對供應商進行相應的警告、暫停合作或淘汰等處理。若供應商在業務拓展、技術升級、管理改進等方面有積極變化，采購部門也應及時將相關信息更新到供應商檔案中，以便全面了解供應商的發展情況。3.更新流程采購人員填寫《供應商檔案更新申請表》，詳細說明需要更新的內容及原因，并附上相關證明材料。將申請表提交至采購部門負責人審核，審核通過后，交至檔案管理部門進行檔案信息的修改和補充。檔案管理部門更新完成后，應及時通知相關部門查閱更新后的供應商檔案信息。四、供應商檔案的查閱與使用1.查閱權限采購部門、質量管理部門、財務部門、法務部門等相關人員因工作需要，可查閱供應商檔案。查閱人員應填寫《供應商檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門進行查閱。其他部門如需查閱供應商檔案，應向采購部門提出申請，由采購部門根據實際情況決定是否提供查閱，并報公司分管領導審批。2.查閱規定查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱供應商檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點。查閱過程中，應愛護檔案資料，不得涂改、損壞、抽取、調換檔案內容。如需復印或摘錄檔案資料，應經檔案管理部門同意，并登記復印或摘錄的內容、用途等信息。查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《供應商檔案查閱登記表》上簽字確認。3.使用限制供應商檔案僅供公司內部使用，未經公司書面同意，任何人員不得將檔案信息泄露給外部單位或個人。檔案信息的使用應僅限于與公司采購活動相關的業務目的，不得用于其他非業務用途。五、供應商檔案的保管與保密1.保管要求檔案管理部門應設置專門的檔案存儲區域，確保供應商檔案存放環境安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。對供應商檔案進行分類存放，建立檔案索引目錄，便于快速查找和檢索。同時，定期對檔案進行清查核對，確保檔案的完整性和準確性。對于電子檔案，應進行備份存儲，并采用加密、訪問控制等技術手段，保障電子檔案的安全性。備份數據應定期進行恢復測試，確保數據可恢復性。2.保管期限供應商檔案的保管期限根據相關法律法規和公司實際情況確定。一般情況下，與供應商合作期間的檔案應妥善保管，合作結束后，根據業務需要和法律規定，至少再保管[x]年。對于涉及重要采購項目、重大質量問題或法律糾紛的供應商檔案，應適當延長保管期限，直至問題完全解決或法律時效期滿。3.保密措施公司全體員工應對供應商檔案信息嚴格保密，簽訂保密協議，明確保密責任和義務。檔案管理部門應制定嚴格的檔案借閱制度，限制檔案的查閱范圍和權限，對查閱和借閱情況進行詳細記錄。在檔案存儲區域設置必要的安全防護設施，如門禁系統、監控設備等，防止未經授權的人員進入檔案存儲區域。對涉及供應商商業秘密、技術機密等敏感信息的檔案，應采取特殊的保密措施，如加密存儲、專人保管等。六、供應商檔案的清理與銷毀1.清理原則定期對供應商檔案進行清理，確保檔案的有效性和必要性。清理工作應遵循"保留有用、清理冗余"的原則，避免檔案資料的過度堆積。對于保管期限已滿且無繼續保存價值的供應商檔案，按照規定的程序進行銷毀處理。2.清理流程檔案管理部門每年年初制定供應商檔案清理計劃，明確清理范圍、清理標準和清理時間安排。根據清理計劃，檔案管理部門對供應商檔案進行逐一清查，確定需要清理的檔案清單。將擬清理的檔案清單提交至采購部門、質量管理部門、財務部門、法務部門等相關部門進行審核，征求各部門對檔案清理的意見。經各部門審核同意后，檔案管理部門組織對擬銷毀的供應商檔案進行整理和造冊，填寫《供應商檔案銷毀申請表》，詳細記錄檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。將《供應商檔案銷毀申請表》提交至公司分管領導審批，審批通過后，由檔案管理部門會同采購部門等相關人員在指定地點對檔案進行銷毀，并填寫《供應商檔案銷毀記錄》